ایجاد PDF برای به اشتراک‌گذاری
يكي از رايج‌ترين مشكلاتي كه هنگام به اشتراك گذاشتن اسنداد بين كامپيوترها و سيستم‌عامل‌ها ايجاد مي‌شود، اين است كه يك يا چند نفر از دريافت كنندگان، نرم‌افزاري را كه براي ايجاد سند توسط ارسال‌كننده مورد استفاد قرار گرفته است، در اختيار ندارند. به عنوان مثال بسياري از افراد از نرم‌افزار Microsoft Word استفاده نمي‌كنند، بنابراين هنگامي كه از طرف دوستان يا همكاران براي آن‌ها يك فايل Word ارسال مي‌شود، ممكن است راهي براي ديدن آن نداشته باشند، حتي اگر نرم‌افزار Word را در اختيار داشته باشد، بايد همان فونت‌هاي مورد استفاده‌ي فرد ايجادكننده بر روي كامپيوتر آن‌ها نصب باشد، تا بتوانند فايل را دقيقاً به همان صورت كه ايجاد شده است مشاهده نمايند. همچنين ممكن است نسخه‌اي از برنامه كه در اختيار آن‌هاست آنقدر قديمي باشد كه نتواند فايل‌هايي را باز كند كه توسط نسخه‌هاي جديدتر ايجاد شده‌اند.
ارسال يك سند براي فردي ديگر به طوري كه فرد دريافت‌كننده بتواند به راحتي و با موفقيت آن را باز كند، به ظاهر عمل ساده‌اي است، اما در برابر آن موانع زيادي وجود دارد. راه‌حل اين مشكل، استفاده از Adobe PDF است، PDF مخفف كلمه‌ي Portable Document Format به معني فرمت سند قابل حمل مي‌باشد. به احتمال فراوان پيش از اين نيز با اين فرمت مواجه شده‌ايد. با استفاده از PDF، سند ارسالي مطمئناً به صورتي كه مد نظر فرد ايجادكننده بوده است به دست دريافت‌كنندگان مي‌رسد. يعني فونت، صفحه‌بندي و ظاهر آن بدون تغيير باقي مي‌ماند. كاربران هر دو سيستم‌عامل مك و ويندوز مي‌توانند با استفاده از نرم‌افزار Adobe Reader اين فرمت را مشاهده كنند. فايل‌هاي PDF بسيار پر كاربرد و رايج هستند. مشكلي كه وجود دارد اين است كه Adobe Reader، تنها قابليت خواندن PDF را دارد. در ويندوز اگر بخواهيد يك سند را به PDF تبديل كنيد، بايد از نرم‌افزارهاي جانبي استفاده نماييد، بعضي از نرم‌افزارها از نسخه‌هاي ۲۰۰۷ و ۲۰۱۰ از Microsoft Word، قابليت ايجاد PDF را به صورت Built-in دارا مي‌باشند.
با دو بار كليك روي اين فايل آن را باز كنيد، اين فايل دستورالعمل‌هاي كارمندان يك شركت است كه به وسيله‌ي رنگ و فونت‌هاي مختلف قالب‌بندي شده و صفحه‌بندي آن نيز داراي سبك خواصي مي‌باشد، مطمئناً ايجاد كننده‌ي اين سند مي‌خواهد كه هنگامي كه به دست كارمندان مي‌رسد، دقيقاً به همين شكل و ظاهر باشد، اما از آن‌جايي كه اين فايل يك فايل Word است، تظميني وجود ندارد كه همه‌ي كارمندان اين نرم‌افزار را در اختيار داشته باشند، ميتوانيد به آساني اين سند را به فرمت PDF تبديل كنيد، پس از كليك روي سربرگ File روي Save & Send كليك كنيد،اكنون ميتوانيد روي Create PDF/XPS Document و سپس بر روي اين دكمه كليك كنيد.
در قسمت سمت چپ نيز با كليك روي Desktop ميتوانيد آن را به عنوان محل ذخيره‌ي فايل انتخاب كنيد، نام فايل را بدون تغيير رها كرده و روي Publish كليك كنيد،
با اين كار به طور خودكار، فايل PDF توسط نرم‌افزار Adobe Reader كه پيش از اين نصب كرده‌ايد، نمايش داده مي‌شود، مشاهده مي‌كنيد كه فايل ايجاد شده دقيقاً شبيه به فايل Word اصلي مي‌باشد.
به اين ترتيب نحوه‌‌ي ايجاد PDF توسط Word و يا ديگر برنامه‌هاي مجموعه‌ي Office را آموختيد. با بستن اين فايل و Minimize كردن فايل Word، ميتوانيد آن را روي دسكتاپ مشاهده كنيد.
براي ايجاد PDF از برنامه‌هاي ديگر، ميتوانيد از برنامه‌ي Adobe Acrobat Pro استفاده كنيد، اگر Adobe Acrobat Pro روي كامپيوتر نصب باشد، مي‌توان از برنامه‌اي كه قابليت چاپ دارد، يك فايل PDF ايجاد كرد، برنامه‌ي Word را ببنديد.
روي اين فايل Word راست كليك نموده و از منوي Open With، نرم‌افزار WordPad را برگزينيد.
WordPad قابليت ايجاد PDF را به صورت Built-in ندارد، اما به علت وجود برنامه‌ي Acrobat Pro مي‌توان در اين‌جا نيز يك فايل PDF ايجاد كرد. در منوي File روي Print كليك كنيد (كليد ميانبر Ctrl+p)، در بخش Select Printer، گزينه‌ي Adobe PDF را برگزينيد.
حال روي دكمه‌ي Print كليك كنيد، در اين كادر، Desktop را به عنوان محل ذخيره انتخاب كرده و در قسمت File Name نيز، عدد ۲ را به نام فعلي بيفزاييد، منوي Save As Type نيز روي PDF تنظيم شده است، در پايان روي Save كليك كنيد.
لحظاتي بعد، با نمايش اين كادر سند ايجاد شده و به طور خودكار باز مي‌شود.
در اين قسمت نيز پيغامي را مبني بر ايجاد اين سند، مشاهده مي‌كنيد.
اين فايل PDF در برنامه‌ي WordPad و با استفاده از چاپگر Adobe PDF ايحاد شده است، فايل ايجاد شده دقيقاً مشابه فايلي مي‌باشد كه Microsoft Word ايجاد كرده بود. بنابراين تا زماني كه Acrobat Pro روي كامپيوتر نصب باشد، ميتوانيد در هر برنامه‌اي كه قابليت چاپ داشته باشد، اين كار را انجام دهيد، مشاهده مي‌كنيد كه نتايج به دست آمده كاملاً مشابه مي‌باشد.