فصل هشتم | درس چهارم: ایجاد یک جدول ساده از داده‌ها

ایجاد یک جدول ساده از داده‌ها

در اين درس به ايجاد يك Spread sheet جديد مي‌پرازيم و همچنان از نرم‌افزار Microsoft Excel استفاده خواهيم كرد. اما تمام نكاتي كه در اين‌جا مطرح مي‌شوند،‌در مورد ديگر برنامه‌هاي Spread sheet نيز قابل اجرا مي‌باشند. براي ايجاد يك Spread sheet جديد روي سربرگ File كليك كنيد. پس از كليك روي New بر روي Blank Workbook و سپس روي Create كليك كنيد.

چنان‌چه از برنامه‌ي ديگري استفاده مي‌نماييد،‌احتمالاً بايد در منوي File گزينه‌ي New Workbook و گزينه‌ي شبيه به آن را برگزينيد.
فرض كنيد كه بخواهيد از بين دو شغل يكي را برگزينيد، يكي از اين مشاغل دستمزد ساعتي بالاتري مي‌پردازد اما ساعات هفتگي كار آن كمتر از شغل ديگر مي‌باشد. مي‌خواهيم از اولين رديف ستون‌هاي B و C به صورت عنوان، براي محاسبه‌ي حقوق اين دو شغل استفاده كنيم. روي سلول B1 كليك و عبارت jobA را درون آن تايپ كنيد. براي رفتن به سلول بعدي، كليد Tab را فشار دهيد. با هر بار فشار دادن اين دكمه يك سلول به سمت راست حركت خواهيد كرد. با نگه داشتن كليد Shift و فشردن كليد Tab، اين حركت در جهت عكس يعني راست به چپ انجام مي‌شود.
حال سلول C1 را انتخاب و عبارت jobB را در آن تايپ كنيد. سپس كليد Enter را فشار دهيد. اكنون از ستون A براي تايپ عناوين رديف‌ها بهره مي‌بريم. روي A3 كليك كنيد. البته مي‌توان از A2 نيز استفاده كرد. اما در اين‌جا ترجيح داديم كه فاصله‌ي بيشتري وجود داشته باشد. عبارتHourly Wage به معني دستمزد ساعتي را در اين سلول وارد كنيد. براي رفتن به رديف بعد، كليد Enter را فشار دهيد. در سلول A4 عبارت Hours/week را وارد كنيد، حال كليد Enter را دو بار فشار داده و عبارت Annual Incom به معني درآمد ساليانه را تايپ كنيد. در نهايت كليد Enter را فشار دهيد. بايد عرض ستون A براي اين عناوين بيشتر شود. اشاره‌گر ماوس را بين دو ستون A و B قرار دهيد تا اشاره‌گر به صورت يك فلش دو طرفه درآيد. حال دكمه‌ي چپ را فشرده و ماوس را كمي به سمت راست درگ كنيد تا ستون A كمي عريض‌تر شود.

 

تا اين‌جا عناوين مربوطه را در سلول‌ها ايجاد كرده‌ايم. اصولاً سلول‌هايي كه حاوي متن بوده و هيچ‌گونه عددي در آ‌ن‌ها تايپ نمي‌شود، عموماً با نام برچسب شناخته مي‌شوند. اكنون بايد داده‌هاي مربوط به هر يك از مشاغل را وارد كنيم. اين داده‌ها شامل دستمزد ساعتي و ميزان كار هفتگي بر حسب ساعت مي‌شود. از آن‌جايي كه اين مقادير عددي مي‌باشند، مي‌توانيد سلول‌هاي مربوطه را به گونه‌اي تنظيم كنيد كه تنها بتوان عدد در آن‌ها وارد كرد. البته اين تنظيمات ضروري نمي‌باشند اما بهتر است به قالب‌بندي سلول‌ها عادت كنيد. به اين ترتيب با تعيين نوع ورودي مجاز در هر سلول اگر شخص ديگري از اين كاربرگ استفاده كند، نمي‌تواند اطلاعات ناصحيح به آن وارد كند. با كليك و درگ، دو سلول B3 و C3 را انتخاب كنيد.

مي‌خواهيم دستمزد هفتگي را وارد كنيم، در سربرگ Data و در بخش Data Tools روي Data Validation به معني معتبر سازي داده‌ها كليك كنيد. با اين كار كادري به نام Data Validation باز مي‌شود. در سربرگ Settings و در منوي بازشوي Allow مي‌توانيد نوع مجاز براي داده‌هاي اين سلول را تعيين كنيد. از آن‌جايي كه اين سلول به دستمزد ساعتي اختصاص دارد، گزينه‌ي Decimal را برگزينيد.

حالا براي تعيين محدوده‌ي مجاز در فيلد Minimum، عدد ۰ و در فيلد Maximum عدد ۱۰۰ را تايپ كنيد. البته مي‌توان اين محدوده را در آينده تغيير داد. روي Ok كليك كنيد.

حال سلول B3 را انتخاب و چيزي به جز اعداد را در ‌‌آن تايپ كنيد، با فشردن كليد Enter، پيغامي مبني بر صحيح نبودن مقدار وارد شده، ظاهر مي‌شود. البته بهتر بود در اين پيغام نوع صحيح داده نيز مشخص مي‌گرديد، روي دكمه‌ي Retry به معني تلاش دوباره،‌كليك كنيد.

فرض كنيد دستمزد هر سال كار براب شغل A، ۱۴.۷۵ دلار باشد، اين مقدار را وارد كنيد، با فشردن Tab سلول بعدي را فعال كنيد. همان‌گونه كه مشاهده نموديد، اين بار در ثبت عدد قبل مشكلي ايجاد نشد،‌چرا كه اين مقدار عددي مي‌باشد. حالا عدد ۱۵.۸۵ را در سلول C3 تايپ كنيد، سپس كليدEnter را فشار دهيد. مشاهده مي‌كنيد كه اين اعداد در سمت راست سلول‌ها قرار گرفته‌اند، از ‌آنجايي كه اين دو عدد نشان دهنده‌ي مبلغي پول مي‌باشند، بايد پس از انتخاب هر دو سلول در سربرگ Home و در بخش Number، بر روي اين دكمه كليك كنيد.

براي رديف Hours/week ابتدا دو سلول B4 و C4 را انتخاب كنيد، در سربرگ Data دكمه‌ي Data Validation را كليك نماييد. در منوي بازشوي Allow گزينه‌ي Decimal را كليك كنيد، حالا در فيلد Minimum عدد ۰ و در فيلد Maximum عدد ۸۰ را تايپ كنيد، در پايان روي Ok كليك كنيد.

اكنون پس از كليك بر روي سلول B4 عدد ۴۰ را وارد كنيد. اين عدد يعني شغل A، ۴۰ ساعت كار در هفته براي كارمندانش در نظر گرفته است. پس از فشردن Tab عدد ۳۷.۷۴ را در C4 تايپ نموده و كليد Enter را فشار دهيد.
البته اين عدد كمي عجيب است اما به زودي از هدف انتخاب آن آگاه مي‌شويد. اكنون مجدداً‌ روي سربرگ Home كليك نموده و سلول‌هاي B4 و C4 را انتخاب كنيد، سپس در بخش Number بر روي اين دكمه (۱) دوبار كليك كنيد.اين عمل به اعداد مذكور، دو رقم اعشاري مي‌افزايد. البته شغل B از قبل، خود دو رقم اعشار داشت و تنها به عدد مربوط به شغل A دو رقم اعشار افزوده شد. مي‌توانيد تعداد رقم‌هاي بعد از اعشار را تغيير دهيد. با كليك روي دكمه‌ي Increase Decimal (1) تعداد رقم‌هاي بعد از اعشار به عدد ۳ مي‌رسد. همچنين مي‌توانيد با دو بار كليك روي دكمه‌ي Decrease Decimal (2)، اين ارقام را به ۱ كاهش دهيد. توجه كنيد كه اين عمل به طور خودكار، عدد ۳۷.۷۵ را به ۳۷.۸ گرد مي‌كند، چنانچه يك رقم ديگر از اعشار بكاهيد اين عدد به ۳۸ تبديل مي‌شود، با دو بار فشردن Increase Decimal، تعداد رقم‌هاي بعد از اعشار به دو رقم باز خواهد گشت.

تا اين‌جاي كار اصول اوليه‌ي وارد كردن داده‌به كاربرگ جديد و همچنين معتبر كردن محتواي سلول‌ها را بررسي كرديم. اكنون مي‌توانيد با استفاده از يك ماشين‌حساب ساده، مقدار درآمد ساليانه را براي هريك از مشاغل، محاسبه كنيد، اما بهتر است يك فرمول مناسب براي محاسبه‌ي اين مقدار ايجاد كنيد. در اين صورت اگر مقدار دستمزد ساعتي يا ساعت كار تغيير كند، كافي است مقادير جديد را وارد نماييد تا مجموع درآمد، محاسبه و به روز شود. براي ايجاد فرمول، روي سلول B6 كليك كنيد، سپس در سربرگ formulas روي فلش كوچك كنار دكمه‌ي AutoSum كليك كنيد. با اين كار فهرستي از محاسبات رايج به نمايش درمي‌آيد. از آن‌جايي كه فرمول مورد نظر ما در اين فهرست وجود ندارد، روي گزينه‌ي More Functions كليك نماييد،

براي تعيين درآمد ساليانه براي هريك از مشاغل، بايد دستمزد ساعتي در تعداد ساعات هفتگي ضرب شود، سپس عدد به دست آمده بايد در تعداد هفته‌هاي سال ضرب گردد. بنابراين فرمول مورد نظر ما، عمل ضرب،‌يعني عمل پايه‌ي رياضي مي‌باشد.
بنابراين در كادر Insert Function و در منوي بازشوي Or select a category گزينه‌ي Math&Trig را انتخاب كنيد.

از ديگر گزينه‌هاي اين منو مي‌توان به Statistical، Date/Time، Text و غيره اشاره كرد. حال در بخش Select a function گزينه‌ي Product به معني ضرب كردن را برگزينيد. براي اين كار مي‌توانيد با استفاده از نوار لغزنده، صفحه را به پايين حركت دهيد. روي گزينه‌ي Product دو بار كليك كنيد.

با اين كار كادر Function Arguments باز مي‌شود. در اين قسمت بايد سلول‌هايي را كه مي‌خواهيد در يكديگر ضرب شوند، مشخص نماييد. در حالي كه فيلد Number1 در حالت انتخاب باشد، روي سلول B3 كليك كنيد. حال پس از كليك بر روي فيلد Number2، سلول B4 را برگزينيد. حال مي‌خواهيم حاصل‌ضرب B3 و B4 در تعداد هفته‌هاي سال يعني عدد ۵۲ ضرب شود، بنابراين در فيلد Number3 عدد ۵۲ را تايپ كنيد.

همان‌طور كه مشاهده مي‌كنيد، فرمولي كه در حال ساخته شدن است در سلول B6 ديده مي‌شود. همچنين اين فرمول را مي‌توان در پنل بالاي كاربرگ ملاحظه كرد.

توجه نماييد كه با پر كردن هر يك از فيلد‌ها يك فيلد جديد ايجاد مي‌شود، به اين ترتيب مي‌توانيد در صورت نياز، اعداد ديگري را نيز به فرمول بيفزاييد. همين سه عدد براي فرمول مورد نظر كافي است. در اين حالت B3 در B4 و سپس عدد حاصل شده در ۵۲ ضرب مي‌شود. در پايين كادر مي‌توانيد نتيجه‌ي محاسبات را مشاهده نماييد. روي Ok كليك كنيد. به اين ترتيب محاسبه انجام شده و همان‌طور كه مشاهده مي‌كنيد، درآمد ساليانه‌ي شغل A معادل ۳۰۶۸۰ دلار مي‌باشد.

يكي از نكات مثبت برنامه‌هاي Spread Sheet اين است كه اگر بخواهيد محاسبه‌ي انجام شده براي تعدادي از سلول‌ها را براي سلول‌هاي ديگري نيز انجام دهيد، نيازي به ساخت مجدد فرمول نخواهد بود، كافي است سلول B6 را انتخاب و در سربرگ Home روي دكمه‌ي Copy كليك كنيد، مي‌توانستيد از كليدهاي ميانبر Ctrl+C هم استفاده نماييد. همچنين در برنامه‌هاي ديگر مي‌توان از منوي Edit گزينه‌ي Copy را انتخاب كرد. حال سلول مربوط به درآمد ساليانه‌ي شغل B يعني C6 را انتخاب كنيد، سپس روي دكمه‌ي Paste كليك كنيد، البته كليدهاي ميانبر Ctrl+V نيز به اين منظور قابل استفاده مي‌باشند. به همين سادگي محاسبات مذكور براي شغل B نيز انجام مي‌شود. در نوار بالاي كاربرگ مي‌توانيد اين فرمول را مشاهده كنيد. اين فرمول به معناي ضرب كردن سلول‌هاي C3 در C4 و سپس ضرب عدد به دست آمده در عدد ۵۲ مي‌باشد. اين فرمول جايگزين فرمول قبلي شده است. اكنون به سادگي مي‌توان دريافت كه شغل B علي‌رغم ساعات كاري كمتر، درآمد ساليانه‌ي بيشتري از شغل A دارد.

فرض كنيد كه در هر يك از اين داده‌ها تغييري ايجاد شود.، به عنوان مثال اگر ساعت كاري شغل B به ۳۵ ساعت در هفته كاهش يابد،‌به عنوان مثال C4 را به ۳۵ تغيير داده و Enter را فشار دهيد. درآمد ساليانه بلافاصله به روز شده و با توجه به عدد جديدتر، تغيير مي‌كند،

حال مي‌خواهيم سلول‌هاي‌مربوط به درآمد ساليانه در غالب پول رايج، به نمايش درآيد. سلول‌هاي B6 و C6 را انتخاب نموده و سپس در قسمت Number روي اين دكمه كليك كنيد.

در اين درس،‌چگونگي وارد كردن اطلاعات به يك كاربرگ جديد و انجام محاسبات را مورد بررسي قرار داديم.
 
 

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید