در اکسل جزئیات مهم هستند. اگه در دادههای شما ناهماهنگی کوچکی وجود داشته باشه میتونه مشکلات بزرگی ایجاد کنه. در صفحات گسترده بزرگ پیدا کردن این ناهماهنگی خیلی سخت هست. در این درس ما یک میانبر رو بهتون نشان میدیم که این کار رو خیلی آسانتر میکنه.
درک مشکل
در مثال زیر ما فهرستی از فروشندگان داریم که در چهار منطقه (در ستون G) شمال، جنوب، شرق یا غرب زندگی میکنند. اگه دقیقتر نگاه کنید متوجه میشوید که مناطق Katell Hall و Illana Erickson غلط املایی دارند. این غلط میتونه منجر به ایجاد مشکلاتی در فرمولهای خاص یا جدولهای محوری بشه، بنابراین تصحیح این خطاها بسیار مهم هست.
تصحیح دو یا سه خطا آسان هست اما اگه خطاهای بیشتری وجود داشت باید چیکار کنیم؟ در صفحه گسترده صدها سطر و ستون وجود داره، بنابراین بررسی هر سلول زمان زیادی طول میکشه. خوشبختانه برای پیدا کردن همه خطاها یک روش سادهتر هم وجود داره.
پیدا کردن و تصحیح تناقضات
روش پیداکردن این ناسازگاری ها ایجاد یک فیلتر است. این فیلتر به شما این امکان رو میده تا تمام مقادیر منحصر به فرد در ستون رو ببینید و مقادیر نادرست رو جدا کنید. در مثال ما ستون منطقه باید فقط شامل مقادیر شمال, جنوب, شرق و غرب باشه. بنابراین هر مقدار دیگهای باید اصلاح شود.
۱- در صفحه اصلی به تب فیلتر درمنو Sort & Filter برید. اگه صفحه قبلا فیلتر داشت میتونید از این مرحله صرفنظر کنید.
۲- روی فلش کشویی فیلتر در ستون دلخواه کلیک کنید.
۳- منوی کشویی لیستی از تمام مقادیر منحصر به فرد در ستون رو نشان میده. مقادیر صحیح رو به همان حالت گذاشته و مقادیر نادرست رو انتخاب کنید. به عنوان مثال ما شمال، جنوب، شرق و غرب رو لغو انتخاب میکنیم. وقتی کارتان تمام شد روی OK کلیک کنید.
۴- حالا صفحه گسترده فیلتر خواهد شد تا فقط مقادیر نادرست نمایش داده بشه. در مثال ما فقط چند اشتباه کوچک وجود داره پس میتونیم مقادیر صحیح اونها رو دستی تایپ کنیم.
۵- دوباره روی فلش کشویی فیلتر کلیک کرده و مطمئن بشید که تمام مقادیر فهرستشده صحیح هستند. وقتی کارتان تمام شد روی “انتخاب همه” کلیک کرده و سپس OK را کلیک کنید تا همه سطرها نمایش داده شوند.
۶- تمام شد! حالا تمام مقادیر ستون منطقه سازگار و درست هستند.