تعریف قالب بندی اعداد (number formats)
زمانی که با اکسل کار می‌کنید, بهتره قالب بندی داده های عددی رومشخص کنید. قالب بندی اعداد به اکسل میگه که دقیقا مشغول کار با چه نوع داده‌های عددی هستید، مثل درصد (%)، ارز ($)، زمان، تاریخ و غیره.
دلیل استفاده از قالب بندی اعداد
قالب‌بندی اعداد فقط صفحه گسترده رو برای خواندن راحت‌ترنمی‌کنن، اون‌ها کار با داده‌ها رو هم راحت‌تر می‌کنن. وقتی که از قالب‌بندی اعداد استفاده می‌کنید، به اکسل میگید که دقیقا چه نوع داده‌هایی رو در یک سلول ذخیره می‌کنید. برای مثال، فرمت تاریخ (date) به اکسل میگه که شما در حال ذخیره کردن یک تاریخ تقویمی در سلول هستین. این کار به اکسل کمک می‌کنه تا اطلاعات شما رو بهتر درک کنه و به شما کمک کنه تا مطمئن بشید که داده‌های شما ثابت باقی می‌مونن و فرمول‌های اکسل روی اون داده‌ها به درستی کار می‌کنن.
نکته: اگه قالب عددی خاصی نیاز ندارید، صفحه گسترده معمولا قالب عددی عمومی رو به صورت پیش‌فرض اعمال می‌کنه. با این حال، قالب عددی عمومی می‌تونه تغییرات کوچکی روی داده‌ها ایجاد کنه.
استفاده از قالب بندی اعداد
درست مثل قالب‌بندی‌های دیگه از جمله تغییر رنگ فونت، شما قالب‌بندی اعداد رو با انتخاب سلول‌ها و انتخاب گزینه قالب‌بندی دلخواه خودتون می‌تونید استفاده کنید. دو روش اصلی برای انتخاب قالب‌بندی اعداد وجود داره:
- از تب Home، روی کادر پایین افتادنی کنار دستور Number Format کلیک کنید، و قالب‌بندی مورد نظر رو انتخاب کنید.
- شما همچنین می‌تونید روی دستورات سریع قالب بندی اعداد، زیر کادر پایین افتادنی که گفته شد هم کلیک کنید.
کلید ترکیبی Ctrl + 1 گزینه‌های قالب‌بندی بیشتری رو برای شما نمایش میده.
در این مثال زیر ما قالب‌بندی واحد پول (Currency) رو استفاده کردیم و این قالب‌بندی نماد واحد پولی ($) رو به داده‌ها اضافه می‌کنه و برای هر عدد دو رقم اعشار در نظر میگیره.
اگه شما هر سلولی که قالب‌بندی عددی داره رو انتخاب کنید، می‌تونید مقدار واقعی سلول رو در نوار فرمول (formula bar) ببینید. اکسل از این مقدار برای فرمول‌ها و محاسبات دیگه استفاده می‌کنه.
روش استفاده درست از قالب بندی اعداد
اکسل می تونه بطور اتوماتیک براساس نحوه وارد کردن داده‌ها، مقدار زیادی از قالب‌بندی رو اعمال کنه. پس نحوه وارد کردن اطلاعات توسط شما خیلی مهمه جوری باشه که اکسل بتونه قالب‌بندی رو درست حدس بزنه تا مطمئن بشید که قالب‌بندی درست اعمال شده. به عنوان مثال، تصویر زیر نمایش میده که نحوه استفاده درست از داده‌های از نوع تاریخ، درصد و زمان چطور هست.
حالا که با نحوه کارکرد قالب‌بندی‌ها آشنا شدید، چند قالب‌بندی مختلف رو می‌بینیم.
قالب بندی درصد (Percentage formats)
یکی از مفیدترین قالب‌بندی اعداد، قالب‌بندی درصد (٪) هست. این قالب‌بندی مقدار سلول رو به صورت درصدی مثل 20٪ یا 55٪ نمایش میده. این قالب‌بندی به ویژه برای محاسبه اعدادی مثل درصد مالیات یا درصد بازاریابی و … مفید هست. وقتی درصد (٪) رو بعد از یک عدد وارد می‌کنید، فرمت عددی درصد به صورت اتوماتیک به اون سلول اعمال میشه.
همانطور که ممکنه از کلاس ریاضی یادتون باشه، درصد رو می‌تونیم بصورت اعشاری هم نمایش بدیم. بنابراین ۱۵% برابر ۰.۱۵ هست. همینطور ۲۰% همان ۰.۲۰ و ۵۵% هم همان ۰.۵۵ و غیره. قالب‌بندی درصد در جاهای زیادی کاربرد داره و با اهمین هست. برای مثال در تصاویر زیر ببینید که چطور نرخ مالیات فروش در هر برگه اکسل به شکل متفاوتی قالب‌بندی شده. ( ۵، ۵ % و ۰.۰۵ )
همانطور که می‌ببینید، محاسبه درصد در صفحه سمت چپ درست انجام نشده. بدون قالب‌بندی درصد، اکسل فکر می‌کنه ما می‌خواهیم ۲۲.۵۰ $ رو در ۵ ضرب کنیم، نه ۵ % و بااینکه صفحه سمت راست بدون قالب‌بندی درصد هم درست کار می‌کنه اما صفحه وسط راحت‌تر خوانده میشه.
قالب بندی تاریخ (Date formats)
هر وقت شما با تاریخ‌ها کار می‌کنید، می‌خواهید اکسل بدونه که دارید داده‌های تاریخی رو وارد می‌کنید، مثل ۱۵ جولای ۲۰۱۴. قالب‌بندی تاریخ همچنین به شما این امکان رو میده که با مجموعه قدرتمندی از توابع محاسباتی تاریخ که از اطلاعات زمان و تاریخ برای محاسبه جواب استفاده می‌کنن، استفاده کنید.
قطعا اکسل اطلاعات رو همانطور که ما انسان‌ها درک می‌کنیم، درک نمی‌کنه. به عنوان مثال، اگه October (ماه اکتبر میلادی) رو در یک سلول تایپ کنید، اکسل نمیدونه شما یک تاریخ وارد کردین، مثل هر متن دیگه‌ای رفتار می‌کنه. پس وقتی که یک تاریخ رو وارد می‌کنید، باید از یک قالب‌بندی خاص استفاده کنید تا اکسل منظور شما رو بفهمه مثل month/day/year (سال/روز/ماه) یا day/month/year (سال/ماه/روز)، که البته این به کشوری که زندگی می‌کنید هم بستگی داره. در مثال زیر، ما ۱۰/۱۲/۲۰۱۴ رو به عنوان تاریخ October 12, 2014 تایپ می‌کنیم. بعد می‌بینیم که اکسل قالب‌بندی تاریخ رو به صورت اتوماتیک برای سلول اعمال می‌کنه.
حالا که تاریخ رو به درستی قالب‌بندی کردیم، می‌تونیم خیلی کارها انجام بدیم. به عنوان مثال، ما می‌تونیم با استفاده از ویژگی fill handle تاریخ رو در سلول‌های بعد ادامه بدیم.
اگه قالب‌بندی تاریخ به صورت اتوماتیک اعمال نشه، یعنی اکسل نتونسته اطلاعاتی که وارد کردین رو درک کنه. در مثال زیر، ما March 15th رو تایپ کردیم. اکسل متوجه نشده که به یک تاریخ اشاره کردیم، بنابراین این سلول هنوز از قالب‌بندی عمومی استفاده می‌کنه.
از طرفی، اگه ما March 15 رو (بدون “th”) تایپ کنیم، اکسل اون رو به عنوان یک تاریخ تشخیص میده و چون تاریخ ما سال رو نداره، اکسل به طور اتوماتیک سال جاری رو اضافه می‌کنه تا تاریخ، تمام اطلاعات لازم رو داشته باشه. بنابراین ما می‌تونیم تاریخ‌ها رو به چند روش مثل 3/15, 3/15/2014, یا March 15 2014 تایپ کنیم و اکسل باز هم اون‌ها رو به عنوان تاریخ می‌شناسه.
سایر گزینه‌های قالب بندی تاریخ
برای مشاهده سایر گزینه‌های قالب‌بندی تاریخ در تب Home کادر پایین افتادنی دستور Number Format رو باز کنید و گزینه More Number Formats رو انتخاب کنید. به عنوان مثال می‌تونید تاریخ رو به صورت متفاوتی نمایش بدین، یا سال رو نمایش ندین و فقط ماه و روز رونمایش بدین.
کادر محاوره‌ای Format Cells نمایش داده میشه. از اینجا، شما می‌تونید گزینه قالب‌بندی مورد نظر رو انتخاب کنید تا تاثیرش رو ببینید.
همانطور که در نوار فرمول (formula bar) می‌ببینید، قالب‌بندی تاریخ فقط شیوه نمایش اطلاعات رو تغییر میده و داده‌های اصلی حفظ میشن.
نکات قالب بندی اعداد
چند نکته برای گرفتن بهترین خروجی از قالب‌بندی اعداد
- قالب‌بندی اعداد رو به کل ستون اعمال کنید: اگه از یک ستون برای یک نوع خاصی از داده‌ها مثل تاریخ‌ها یا درصد استفاده می‌کنید، بهتره قالب‌بندی اعداد رو به کل ستون اعمال کنید. به این ترتیب، هر داده‌ای که در آینده به این ستون اضافه می‌کنید، با قالب‌بندی صحیح در اختیار شما قرار میگیره. توجه داشته باشید که ردیف هدر معمولا تحت تاثیر قالب‌بندی اعداد قرار نمی‌گیره.
- بعد از اعمال قالب‌بندی اعداد، مقادیر وارد شده رو دوباره بررسی کنید: اگه قالب‌بندی رو به داده‌های موجود اعمال کنید، ممکنه نتایج غیر منتظره‌ای ببینید. به عنوان مثال، اعمال قالب‌بندی درصد (٪) یک سلول با مقدار ۵ رو ۵۰۰٪ نمایش میده نه ۵٪ . در این موارد، شما باید مقادیر درست رو در هر سلول مجددا تایپ کنید.
- اگه سلول مورد نظر برای فرمولی مورد استفاده قرار گرفته باشه، اکسل ممکنه بصورت اتوماتیک روی اون سلول قالب‌بندی خاصی رو اعمال کنه. برای مثال، اگه از یک مقدار با قالب‌بندی واحد پولی (currency) در یک فرمول استفاده کنید، نتیجه هم از قالب‌بندی واحد پولی استفاده می‌کنه.
- اگه می‌خواهید اطلاعاتتون دقیقا به همان شکلی که وارد می‌کنید، نمایش داده بشه، باید از قالب‌بندی متنی ( text ) استفاده کنید. این قالب‌بندی مخصوص اعدادی هست که نمی‌خواهید روی اون‌ها محاسبه‌ای انجام بشه، مثل شماره تلفن، کد پستی یا اعدادی که با ۰ شروع میشن، مثل 02415. برای نتیجه بهتر، قبل از وارد کردن داده‌ها به سلول‌ها از قالب‌بندی متنی استفاده کنید.
افزایش و کاهش ارقام اعشاری ( Decimal )
دستورات افزایش تعداد ارقام اعشار (Increase Decimal) و کاهش تعداد ارقام اعشار (Decrease Decimal) به شما اجازه میدن که تایین کنید ارقام داخل سلول‌ها تا چند رقم اعشار نمایش داده بشن. این دستورها مقدار داخل سلول‌ها رو تغییر نمیدن و فقط اون مقدار رو به صورت اعشاری نمایش میدن..
کاهش تعداد ارقام اعشار مقدار موجود در سلول رو گرد می‌کنه اما مقدار واقعی سلول رو هم در نوار فرمول نمایش میده.
دستورات افزایش تعداد ارقام اعشار و کاهش تعداد ارقام اعشار با بعضی از قالب‌بندی‌های اعداد کار نمی‌کنن مثل قالب بندی تاریخ (Date) و یا قالب بندی اعداد کسری (Fraction).