قبل از به اشتراک گذاشتن یک متن یا کتاب باید مطمئن بشید که هیچ غلط املایی یا اطلاعات خصوصی در اون وجود نداره. اکسل چندین ابزار برای کمک به انجام این کار و محافظت از اطلاعات شما از جمله Inspector Document و ویژگی Workbook Protect داره.
بازرس سند (Document Inspector)
هر زمانی که یک فایل متنی رو ایجاد یا ویرایش کنید، ممکنه اطلاعات شخصی شما به صورت خودکار به فایل اضافه بشه. شما می تونید از Inspector Document برای حذف این اطلاعات قبل از اشتراک گذاری متن با دیگران استفاده کنید.
از آنجا که بعضی تغییرات ممکنه دائمی باشند، توصیه میشه قبل از استفاده از Inspector Document برای حذف اطلاعات، یک کپی اضافی از فایلتون داشته باشید.
نحوه استفاده از بازرس سند
۱- برای دسترسی به بخش Backstage روی تب File کلیک کنید.
۲- از قسمت اطلاعات روی گزینه Check for Issues کلیک کرده و بعد Inspect Document رو از منوی کشویی انتخاب کنید.
۳- بعد از انتخاب این گزینه ازتون خواسته میشه فایلتون رو قبل از اجرای Inspector Document ذخیره کنید.
۴- صفحه Inspector Documen نمایش داده میشه. بسته به محتوایی که میخواهید بررسی کنید کادرها رو علامت زده و بعد روی Inspect کلیک کنید. در مثال ما همه موارد رو انتخاب می‌کنیم.
۵- نتایج بازرسی ظاهر میشن. در این مثال می‌تونیم ببینیم که متن ما شامل یکسری نظرات و اطلاعات شخصی هست، بنابراین روی گزینه “حذف همه” کلیک می‌کنیم تا این اطلاعات از فایل حذف بشن.
۶- وقتی که کار انجام شد روی گزینه بستن “Close” کلیک کنید.
محافظت از فایل‌های متنی
هر کسی که به فایل شما دسترسی داشته باشه قادر به باز کردن، کپی و ویرایش محتوای اون هست، مگر اینکه از اون محافظت کنید. روش های مختلفی برای حفاظت از یک فایل متنی وجود داره.
۱- برای دسترسی به بخش Backstage روی تب File کلیک کنید.
۲- از قسمت اطلاعات روی فرمان Workbook کلیک کنید.
۳- در منوی کشویی گزینه ای رو انتخاب کنید که با نیازهای شما مناسب باشه. در این مثال ما علامت‌گذاری نهایی “Mark as Final” رو انتخاب می‌کنیم . انتخاب فایل به عنوان فایل نهایی، راه خوبی برای جلوگیری از ایجاد تغییرات در متن اون فایل هست، در حالی که گزینه‌های دیگه‌ای هم وجود داره که کنترل بیشتری رو در صورت نیاز بهتون ارائه میده.
۴- یک کادر محاوره ای ظاهر میشه که ازتون می‌خواد تا فایل ذخیره کنید. روی OK کلیک کنید.
۵- در کادر بعدی که نمایش داده میشه هم روی OK کلیک کنید.
۶- این فایل به عنوان فایل نهایی ذخیره میشه.
انتخاب یک فایل به عنوان فایل نهایی مانع ویرایش فایل توسط دیگران نمیشه. اگه می‌خواید از ویرایش اون فایل جلوگیری کنید می‌تونید از گزینه Restrict Access استفاده کنید.