فرض کنید یک صفحه پر از داده‌ها درست کردید، اونها رو سازماندهی کردید، داده ها به روز بوده و دقیقاً همان طور که می‌خواستید اون رو فرمت کردید. حالا تصمیم می‌گیرید که یک نسخه از اون رو چاپ کنید … اما بعد از چاپ صفحه آشفته و به هم‌ریخته میشه.
صفحات اکسل همیشه روی کاغذ عالی به نظر نمیان چون برای تناسب با یک صفحه کاغذی طراحی نشدن بلکه به همان اندازه‌ای که شما تنظیم کردید بزرگ و گسترده هستند. تعیین این اندازه‌ها برای ویرایش و مشاهده روی صفحه نمایش عالی هستند، اما داده های شما ممکن هست برای نمایش در یک ورق کاغذ استاندارد مناسب نباشه.
با این حال چیزهایی که گفتیم به این معنی نیست که یک صفحه اکسل نمی‌تونه روی کاغذ خوب به نظر برسه. نکات زیر برای چاپ در اکسل در نسخه‌های ۲۰۰۷، ۲۰۱۰ و ۲۰۱۳ مفید هست:
۱- پیش‌نمایش صفحه قبل از چاپ
با استفاده از ویژگی پیش‌نمایش صفحه می‌تونید ببینید صفحه بعد از چاپ شدن چه شکلی خواهد بود. پیش‌نمایش صفحه به خاطر صرفه‌جویی در وقت و کاغذ مهم‌ترین ابزار برای شما هست. حتی می‌تونید تغییراتی در اون ایجاد کنید، مثلا حاشیه‌ها رو پهن‌تر یا باریک‌تر کنید. همانطور که گزینه‌های چاپ و طرح بندی رو تغییر میدید می‌تونید مطمئن بشین که صفحه گسترده شما بعد از چاپ همان طوری که می خواید به نظر برسه.
۲- چه قسمتی رو می‌خواید چاپ کنید؟
اگه نیاز دارید فقط بخش خاصی از اطلاعات رو داشته باشید، می‌تونید به جای کل صفحه فقط اطلاعات خاص موردنظرتان رو چاپ کنید. حتی می‌تونید با رفتن به قسمت چاپ و انتخاب گزینه پرینت صفحه فعال “Print Active Sheets” فقط برگه‌ای که در حال مشاهده اون هستید رو چاپ کنید، یا می‌تونید برای چاپ کل فایل گزینه چاپ کل صفحه “Print Entire Workbook” رو انتخاب کنید. هم‌چنین می‌تونید بخش خیلی کوچکی از داده‌هاتون رو با انتخاب گزینه”Print Selection” چاپ کنید.
۳- فضا رو به حداکثر برسانید.
ابعاد کاغذی که در حال چاپ اون هستید محدود هست اما راه‌هایی برای بیشتر کردن این فضا وجود داره. برای این کار سعی کنید جهت‌گیری صفحه رو تغییر بدین. جهت گیری پیش‌فرض برای داده‌هایی با سطرهای بیشتر نسبت به ستون‌ها مناسب هست، اما اگه صفحه شما عرض بیشتری داره حتما جهت‌گیری صفحه رو تغییر بدین.
اگه به فضای بیشتری نیاز داشتید می‌تونید عرض حاشیه رو در کناره‌های صفحه تغییر بدین. هرچه این مقدار کوچک‌تر باشه فضای بیشتری برای داده‌های شما وجود داره. در نهایت اگه صفحه شما خیلی بزرگ هست سعی کنید با روش‌های مقیاس گذاری صفحه رو سفارشی کنید تا تمام سطرهاو ستون‌ها روی یک ورق کاغذ جا بگیرند.
۴- استفاده از عنوان‌های چاپ (Print Titles)
زمانی که صفحه اکسل شما بیش از یک صفحه هست پیدا کردن چیزی که می‌خواید کمی سخت میشه. فرمان Print Titles بهتون اجازه میده تا یک عنوان مشخص برای سطر یا ستون در هرصفحه گسترده بذارید. عنوان سطرها یا ستون‌هایی که انتخاب می‌کنید روی هر صفحه از نسخه چاپی نشان داده شده و پیدا کردن داده‌ها بسیار آسان‌تر میشه.
۵- استفاده از Page Breaks (محل شکستن یا اتمام صفحه)
اگه لازم بود صفحه اکسل شما روی بیشتر از یک صفحه کاغذ چاپ بشه با استفاده از گزینه page breaks می‌تونید دقیقاً مشخص کنید هر داده باید در کدام صفحه باشه. هنگامی‌که از این ویژگی استفاده می‌کنید هر محتوا پایین‌تر از محل شکستن (page breaks) به صفحه متفاوتی منتقل میشه. این ویژگی به این دلیل مفید هست که بهتون اجازه میده اطلاعاتتون رو دقیقاً همان طور که می‌خواید تقسیم بندی کنید.
برای نکات بیشتر درباره چاپ یک صفحه و دستورالعمل‌های مفصل برای نکات ذکر شده در بالا درس چاپ کردن صفحات رو مرور کنید.