شروع کار با اکسل ۲۰۱۶

معرفی

اکسل (Excel) یک برنامه صفحه گسترده هست که به شما امکان ذخیره، سازماندهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات رو میده. در حالی که ممکنه تصور کنید اکسل فقط توسط افراد خاصی مورد استفاده قرار می‌گیره تا داده‌های پیچیده رو پردازش کنن، اما هر کسی می‌تونه نحوه استفاده از این برنامه رو یاد بگیره. اکسل، کار با انواع داده‌ها رو آسان می‌کنه.

آشنایی با اکسل

اگه قبلا Excel 2010 یا Excel 2013 رو استفاده کردین، احتمالا با Excel 2016 هم می‌تونید کار کنید. اگه اکسل برای شما جدیده یا تجربه استفاده از نسخه‌های قدیمی‌تر رو دارین، اول باید زمان بیشتری برای آشنا شدن با این نسخه از اکسل بذارید.

رابط اکسل

وقتی که Excel 2016 رو برای اولین بار باز می‌کنید، صفحه Start Excel ظاهر میشه. از اینجا، شما می‌تونید صفحه‌کار جدید ایجاد کنید، قالب انتخاب کنید و یا به صفحه‌کارهای ویرایش شده جدید خودتون دسترسی پیدا کنید.

• از صفحه شروع اکسل (Excel Start Screen)، برای دسترسی به واسط اکسل، گزینه Blank workbook رو پیدا کنید و انتخاب کنید .

کار با محیط اکسل

نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) و ریبون (Ribbon) جایی هستن که دستورات لازم برای انجام کارهای رایج در Excel قرار دارن. نمای پشت صحنه (Backstage view) به شما گزینه‌های مختلفی برای ذخیره، باز کردن و چاپ و به اشتراک گذاری سند میده.

ریبون (Ribbon)

اکسل ۲۰۱۶ به جای منوهای سنتی با سیستم Tabbed Ribbon کار می‌کنه. ریبون شامل چندین زبانه با چندین گروه دستور هست. شما از این زبانه‌ها برای انجام کارهای رایج در اکسل استفاده می‌کنید.

• هر زبانه یک یا چند گروه داره.

• بعضی از گروه‌ها دارای یک فلش هستن که می‌تونید برای دیدن گزینه‌های بیشتر کلیک کنید.

• برای دیدن دستورات بیشتر روی فلش کلیک کنید.

• شما از قسمت تنظیمات ریبون، می‌تونید تنظیم کنید که به چه شکلی نمایش داده بشه.

برنامه‌های خاصی مثل Adobe Acrobat Reader ممکنه زبانه‌های اضافی رو به نوار اضافه کنن. این زبانه‌ها افزودنی‌ها ( add-ins ) نامیده میشن.

تغییر گزینه‌های نمایش داده شده در ریبون:

ریبون به صورتی طراحی شده که به کار فعلی شما جواب بده، اما در صورتی که متوجه شدید فضای صفحه‌نمایش رو بیش از حد گرفته، می‌تونید تعداد گزینه‌های اون روکم ( minimize ) کنید. برای نمایش منوی کشویی، روی نماد تنظیمات نمایش ریبون ( Ribbon Display Options ) در گوشه سمت راست بالای نوار، کلیک کنید.

سه حالت برای منوی تنظیمات نوارابزار وجود داره:

• پنهان کردن خودکار ریبون ( Auto-hide Ribbon ): پنهان سازی خودکار، صفحه کار شما رو در حالت تمام صفحه نمایش میده و ریبون رو به طور کامل مخفی می‌کنه. برای نمایش ریبون نوار، در بالای صفحه روی Expand Ribbon کلیک کنید.

• نمایش زبانه‌ها ( Show Tabs ): این گزینه تمام گروه‌های فرمان رو زمانی که در حال استفاده نیستن مخفی می‌کنه، اما زبانه‌ها قابل مشاهده هستن. برای نمایش ریبون، به سادگی روی زبانه کلیک کنید.

• نمایش زبانه‌ها و دستورات ( Show Tabs and Commands ): این گزینه ریبون رو بزرگ‌تر می‌کنه. همه زبانه‌ها و دستورات قابل مشاهده میشن. این گزینه به طور پیش‌فرض زمانی که اکسل رو برای اولین بار باز می‌کنید انتخاب شده است.

نوار ابزار دسترسی سریع ( Quick Access Toolbar )

نوار ابزار دسترسی سریع به شما اجازه میده تا به دستورات معمولی دسترسی پیدا کنید بدون توجه به برگه انتخاب شده، این گزینه به صورت پیش‌فرض در بالای ریبون قرار داره. شامل دستورات Save ، Undo و Repeat هست. شما می‌تونید دستورات دیگه رو متناسب با اولویتشون اضافه کنید.

اضافه کردن دستورات به نوار ابزار دسترسی سریع:

1. روی پیکان کشویی سمت راست اون کلیک کنید.
2. دستوری که می‌خواهید از منوی کشویی اضافه کنید رو انتخاب کنید. برای انتخاب دستورات بیشتر، More Commands رو انتخاب کنید.

۳. فرمان به نوار ابزار دسترسی سریع افزوده میشه.

نحوه استفاده از Tell me:

Tell me مثل یک نوار جستجو کار می‌کنه تا به شما کمک کنه سریعا ابزار یا دستوراتی که می‌خواهید استفاده کنید رو پیدا کنید.

1. کلمات مربوط به کاری که می‌خواهید انجام بدید رو تایپ کنید.

۲. در قسمت نتایج به شما چند گزینه مناسب نمایش داده میشه. برای استفاده از هرکدوم، مثل دستورهای ریبون، روی دستور کلیک کنید.

نمای Worksheet

اکسل ۲۰۱۶ دارای گزینه‌های مختلفی برای مشاهده هست که باعث تغییر نحوه نمایش برگه کار شما میشه. این دیدگاه‌ها می‌تونن برای کارهای مختلف مفید باشن، به خصوص اگه قصد دارید صفحه رو چاپ کنید. برای تغییر نمای صفحه‌ی کاری ( Worksheet )، دستورات گوشه پایین سمت راست پنجره اکسل رو ببینید و نمایش Normal ،Page Layout view یا Page Break view رو انتخاب کنید .

• Normal view: این نمای پیش‌فرض برای تمام برگه‌های کاری اکسل هست.

• Page Layout view: نمایش میده که صفحه کار شما زمان چاپ چطور هست.شما همچنین می‌تونید در این قسمت هدرها و پاورقی‌ها رو اضافه کنید.

• Page Break view:‌به شما کمک می‌کنه مکان قرار گرفتن صفحات رو تغییر بدید، این کار مخصوصا زمان چاپ خیلی از داده‌ها در اکسل مفید هست.

نمای Backstage 

نمای Backstage: گزینه‌های مختلفی برای ذخیره، باز کردن، چاپ فایل و به اشتراک‌گذاری صفحات به شما میده.

دسترسی به نمای Backstage:

1. روی برگه File در ریبون کلیک کنید. نمای Backstage نمایش داده میشه.

چالش!

1. اکسل ۲۰۱۶ رو باز کنید.
2. برای باز کردن یک صفحه گسترده جدید روی  Blank Workbook کلیک کنید.
3. گزینه‌های Display Ribbon رو برای نمایش زبانه‌ها تغییر بدید.
4. از Customize Quick Access Toolbar برای اضافه کردن  New ،Quick Print و Spelling استفاده کنید.
5. در قسمت Tell me، کلمه Color رو تایپ کنید. روی Bold کلیک کنید و اون رو انتخاب کنید یک سلول رو با رنگ زرد پر کنید.
6. نمایش برگه کار رو به گزینه Page Layout تغییر بدید.
7. وقتی تمام شد، صفحه نمایش شما باید مثل این باشه:

۸. گزینه‌های Display Ribbon رو به حالت نمایش Tabs and Commands تغییر بدید.

۹. اکسل رو ببندید و تغییرات رو ذخیره نکنید.