گزینه های بیشتر کوئری ها در اکسس

معرفی

اکسس گزینه‌های مختلفی رو ارائه میده که به شما اجازه میده تا کوئری بزنید و دقیقا اطلاعاتی رو که می‌خواید پیدا کنید. به عنوان مثال، اگه شما نیاز به پیدا کردن چند چیز در پایگاه داده خود دارید یا اگه می‌خواید نتایج جستجوی خودتون رو به صورت خودکار مرتب سازی کنید می‌تونید از کوئری‌ها استفاده کنید. اگه بدونید چطوری از گزینه‌های کوئری در اکسس استفاده کنید، می‌تونید تقریبا هر کاری رو انجام بدین.

در اینجا، نحوه تغییر و مرتب سازی کوئری رو در Query Design view و نحوه استفاده از توابع Totals برای ایجاد کوئری که می‌تونه محاسبات رو با داده‌های شما انجام بده، یاد میگیرن. همچنین در مورد گزینه‌های بیشتر ساخت کوئری در اکسس هم صحبت می‌کنیم.

اصلاح کوئری

اکسس گزینه‌های متعددی برای ساختن کوئری به شما پیشنهاد میده. علاوه بر اصلاح کوئری و پیوستن به آن پس از ساخت، می‌تونید فیلدها رو در نتایج کوئری مرتب و یا مخفی کنید.

برای تغییر کوئری:

وقتی یک کوئری موجود در اکسس رو باز کنید، در Datasheet view نمایش داده میشه، یعنی نتایج کوئری رو در یک جدول مشاهده میکنید. برای اصلاح کوئری، باید از بخش Design view، استفاده کنید. دو راه برای دسترسی به این گزینه وجود داره:

از طریق تب Home در نوارابزار ، روی دستور View کلیک کنید. گزینه‌ی Design View رو از منوی کشویی، انتخاب کنید.

در پایین سمت راست پنجره اکسس ، آیکون این گزینه رو پیدا کنید و روی اون کلیک کنید.

وقتی در بخش Design view ، تغییرات دلخواه رو انجام دادین، دستور Run رو برای مشاهده نتایج به روز شده انتخاب کنید.

در اکسس SQL view هم وجود داره که خیلی کاربردی نیست، چون به شما اجازه می‌ده تا توابع پیشرفته ایجاد کنید که در برنامه اکسس نیازی به این نوع توابع ندارید.

مرتب سازی کوئری ها:

اکسس به شما اجازه میده چندین نوع موتب سازی رو همزمان در هنگام طراحی کوئری اعمال کنید که باعث میشه اطلاعات دقیق رو به طریقی که می‌خواید مشاهده کنید.

ترتیبی که شامل بیش از یک فیلد مرتب شده باشه، مرتب‌‌سازی چند سطحی(multilevel sort) نامیده میشه. مرتب‌سازی چند سطحی به شما این امکان رو می‌ده مرتب سازی اولیه رو اعمال کنید، بعد اطلاعات بیشتری رو با نوع‌های دیگه‌ی مرتب سازی سازماندهی کنید. به عنوان مثال، اگه شما یک جدول با مشتریان و آدرس‌های اون‌ها داشته باشین، ممکنه برای اولین بار مرتب سازی رکوردها توسط شهرستان، و سپس به ترتیب حروف الفبا توسط نام خانوادگی اون ها باشه.

هنگامی که بیش از یک نوع ترتیب در یک کوئری قرار میگیره، اکسس ترتیب‌ها رو از چپ به راست میخونه، یعنی ترتیب چپ اول باید اعمال بشه. در مثال زیر مشتریان در ابتدا توسط شهری که در اون زندگی میکنن مرتب شده و بعد توسط کد پستی در اون شهر مرتب میشن.

برای اعمال یک مرتب سازی چند سطحی (multilevel sort):

کوئری رو باز کنید و به Design view برید.

فیلدی رو که می‌خواید اول مرتب کنید، تعیین کنید. در مرتب کردن بر اساس ردیف، روی فلش کشویی کلیک کنید تا مرتب سازی صعودی یا نزولی رو انتخاب کنید.

این فرآیند رو در فیلدهای دیگه تکرار کنید تا ترتیب‌های دیگه‌ای اضافه کنید. فقط یادتون باشه که ترتیب از چپ به راست اعمال میشه، بنابراین هر ترتیب دیگه باید به فیلدهای واقع در سمت راست مرتب سازی اولیه اعمال بشه. در صورت لزوم، می‌تونید فیلدها رو با کلیک روی بالای فیلد و کشیدن اون به مکان جدید تنظیم مجدد کنید.

برای اعمال مرتب سازی، بر روی Run کلیک کنید.

نتایج کوئری با ترتیب دلخواه شما نمایش داده میشن.

شما همچنین می‌تونید مرتب سازی چند سطحی رو به جداولی که کوئری‌ها به اون‌ها اعمال نمیشن هم اعمال کنید.

ازطریق تب Home در نوارابزار، گزینه‌ی Advanced در گروه Sort & Filter رو انتخاب کنید. از منویی که نمایش داده میشه گزینه‌ی Advanced Filter / Sort رو انتخاب کنید و مرتب سازی چند سطحی رو انجام بدین. بعد روی گزینه‌ی Toggle Filter کلیک کنید تا مرتب‌سازی رو اعمال کنید.

پنهان کردن فیلدها در کوئری‌ها:

ممکنه در پایگاه دادتون فیلدهای حاوی معیارهای مهم داشته باشین، اما لازم نباشه اطلاعات مربوط به اون فیلد رو در نتایج نهایی مشاهده کنید. مثلا، کوئری پیدا کردن نام و اطلاعات تماس مشتریانی که ثبت سفارش کرده بودن رو در نظر بگیرید. ما شماره‌های سفارش رو در کوئری‌ها وارد کردیم، چون می‌خواستیم اطمینان حاصل کنیم که مشتریانی رو پیدا کردیم که سفارش در اختیار داشتند.

با این حال، ما واقعا نیازی به مشاهده این اطلاعات در نتایج نهایی نداشتیم. خوشبختانه، در اکسس به راحتی میشه فیلدهارو مخفی کرد.

برای مخفی کردن فیلد در یک کوئری:

کوئری رو باز کنید و به Design view برید.

فیلدی رو که می‌خواید پنهان کنید، تعیین کنید.

روی علامت کادر در نمایش «ردیف» کلیک کنید تا علامت اون رو بردارین.

برای نمایش دادن یک فیلد مخفی، به سادگی به Design view برگردین و در چک باکس، در ردیف show، روی جای خالی یک بار کلیک کنید.

انواع کوئری:

شما باید بدانید که چطوری یک کوئری ساده برای یک یا چند جدول با استفاده از چندین معیار ایجاد کنید. کوئری‌های بیشتر به شما این امکان رو میدن که حرکات پیچیده‌تری رو با پایگاه‌داده انجام بدین. یکی از این‌ها totals query هست که به شما اجازه میده محاسباتی رو با داده‌هاتون انجام بدین.

کوئری های مجموع (Totals queries):

گاهی اوقات، معیارهای ساده تنظیم نتایج مورد نیاز رو به شما نمیدن، به خصوص هنگامی که شما با مقادیر عددی کار می‌کنید. ممکنه بخواید نتایج کوئری را ببینید و یا به نحوی شمارش کنید. به عنوان مثال، ما می‌خواهیم بدونیم که چه تعداد از هرکدوم از منوی غذا در bakery سفارش داده شده. برای انجام این کار، ما می‌تونیم یک totals query برای یافتن مجموع مقادیر برای هر آیتم ایجاد کنیم.

اولا، کوئری به طور کلی، همه آیتم‌های منوهای مشابه از سفارشات، جداگونه (مثلا Almond Croissants) گروه‌بندی میشن. بعد، تابع Sum مقدار رو برای محاسبه کل تعداد فروخته شده برای اون مورد جمع میکنه.

تابع Sum به ما کمک میکنه تا اطلاعات مورد نظر رو در این مثال پیدا کنیم، اما در شرایط دیگه ممکنه نیاز به استفاده از یک تابع دیگه برای پیدا کردن پاسخی باشه که نیاز دارید. این توابع رو می‌تونید انتخاب کنید:

Count (تعداد): شمارش کل تعداد هر مورد.

Sum (مجموع): ارزش‌ها رو با هم جمع میکنه.

Average(میانگین): میانگین مقادیر رو پیدا می‌کنه.

Maximum (حداکثر): بالاترین مقدار رو میده.

Minimum (حداقل) : کمترین مقدار رو میده.

First (اول) : اولین مقدار رو بر می‌گردونه.

Last (آخر): آخرین مقدار رو برمی‌گردونه.

در مثال بالا، ما یک زیرمجموعه (subtotal) برای هر آیتم منو، در کوئری ایجاد کردیم. اگه خواستید یک مجموع کل (grand total) رو برای تمام موارد ایجاد کنید، باید یک ردیف مجموع (totals row) اضافه کنید.

برای ایجاد یک کوئری مجموع (Totals queries):

مثلا، ما می‌خوایم تعداد کلی که از هر یک از آیتم‌های منو فروخته بودیم رو پیدا کنیم، بنابراین از یک کوئری که همه‌ی آیتم‌های منویی که فروخته بودیم رو به ما نشان بده استفاده می‌کنیم. اگه می‌خواهید پایگاه داده رو دنبال کنید، کوئری‌های منوی مورد نظر رو باز کنید .

یک کوئری که می خواهید به عنوان یک Totals queries ازش استفاده کنید رو ایجاد یا باز کنید.

از تب Design ، گروه Show / Hide رو پیدا کنید ،بعد دستور Totalals رو انتخاب کنید.

یک ردیف به جدول در design grid ، با تمام مقادیر در آن ردیف به Group By اضافه میشه. سلول رو در Total انتخاب کنید: ردیف فیلدی که میخواید محاسبات انجام بدین رو انتخاب کنید، سپس روی فلش کشویی که ظاهر می‌شه کلیک کنید.

محاسبه ای رو که می‌خواید در اون فیلد انجام بدین رو انتخاب کنید. مثلا، ما می‌خوایم مقادیر محصولاتی رو که فروختیم اضافه کنیم، بنابراین گزینه Sum رو انتخاب می‌کنیم.

بعد دستور Run رو در تب Query Tools Design برای اجرای کوئری بزنید.

نتایج کوئری در Datasheet view نمایش داده میشه و مثل یک جدول هست. اگه می‌خواید، کوئریتون رو با کلیک روی دکمه save در نوار ابزار دسترسی سریع ذخیره کنید.