زمانی که داده‌های بیشتری به برگه‌های اکسل خودتون اضافه می‌کنید، بحث سازماندهی اون‌ها مهمتر میشه. شما می‌تونید به سرعت با مرتبسازی داده‌ها اون‌ها رو سازماندهی کنید. برای مثال، شما می‌تونید یک لیست از شماره تلفن‌های اشخاص رو با مرتبسازی بر اساس نام اون‌ها سازماندهی کنید. محتویات فایل اکسل شما می‌تونن بر اساس ترتیب حروف الفبا، ترتیب اعداد، و یا هر ترتیب دیگه‌ای مرتب سازی بشن.
انواع مرتب سازی در اکسل
وقتی داده‌ها رو مرتبسازی می‌کنید، مهمه که قبلش تصمیم بگیرید میخواهید این مرتبسازی روی کل برگه اکسل اعمال بشه و یا روی یک دامنه سلول خاص اعمال بشه.
- مرتبسازی برگه : در این روش کلیه داده‌های موجود در برگه اکسل شما بر اساس یک ستون مرتبسازی میشن. اطلاعات مرتبط که در هر ردیف قرار دارن با هم نگهداری میشن و به همان شکل مرتب میشن. در مثال زیر ستون Contact Name که ستون A هست بر اساس ترتیب حروف الفبا مرتب شده.
- مرتبسازی دامنه‌ای از سلولها : در این روش یک دامنه سلولی مرتب میشه، این روش وقتی که در یک برگه اکسل چندین جدول دارید مفید خواهد بود. مرتبسازی یک دامنه سلولی روی سایر محتویات برگه اکسل شما تاثیری نداره.
روش مرتب سازی یک برگه اکسل
در مثال زیر یک برگه اکسل رو بر اساس حروف الفبا مرتب می‌کنیم.
۱- یک سلول از ستونی که قصد مرتب سازی اون رو دارید انتخاب کنید. در اینجا ما سلول C2 رو انتخاب می‌کنیم.
۲- تب Data رو انتخاب کنید. بعد دستور A-Z رو اجرا کنید تا بر اساس ترتیب A تا Z مرتب سازی انجام بشه. همچنین می‌تونستید دستور Z-A رو انتخاب کنید تا مرتبسازی بر اساس ترتیب Z تا A انجام بشه. در این مثال ما دستور A-Z رو انتخاب می‌کنیم.
۳- برگه اکسل شما بر اساس ستون انتخاب شده مرتب میشه. در مثال ما برگه اکسل بر اساس ستون last name مرتب میشه.
مرتب سازی دامنه ای از سلولها در اکسل
۱- دامنه سلولی که قصد داره مرتبسازی روی اون صورت پذیره رو انتخاب کنید. در این مثال ما دامنه سلولی G2:H6 رو انتخاب می‌کنیم.
۲- ابتدا تب Data و بعد دستور Sort رو انتخاب کنید.
۳- پنجره Sort نمایان میشه. ستونی رو که میخواهید مرتبسازی روی اون انجام بشه رو انتخاب کنید. در این مثال ما ستون Orders رو انتخاب می‌کنیم.
۴- ترتیب مورد نظر رو انتخاب کنید، این ترتیب می‌تونه صعودی یا نزولی باشه. در این مثال ما گزینه Largest to Smallest (از بزرگ به کوچک) رو انتخاب می‌کنیم.
۵- وقتی کارتون تمام شد OK کنید.
۶- دامنه سلولی بر اساس ستون انتخاب شده مرتب میشه. در مثال ما ستون Orders از بزرگ به کوچک مرتب میشه.
- توجه: اگه داده‌های شما درست مرتب نمیشن، داده‌های خودتون رو با دقت بررسی کنید، حتی یک کاراکتر خیلی کوچک که شاید هم به چشم نیاید در مرتبسازی تاثیر میذاره. در مثال زیر ما یک خط تیره (-) رو فراموش کردیم و همین باعث شده تا خروجی مرتبسازی درست رو نداشته باشه.
مرتب سازی سفارشی در اکسل
بعضی وقت‌ها ممکنه به این نتیجه برسید که گزینه‌های مرتبسازی پیش فرض موجود در اکسل کار شما رو راه نمی اندازه. خوشبختانه، اکسل به شما اجازه میده تا یک لیست سفارشی بسازید و مرتبسازی به شیوه خاص خودتون رو اعمال کنید.
روش ایجاد یک مرتب سازی سفارشی در اکسل
۱- ابتدا یک سلول از ستونی که قصد مرتبسازی اون رو دارید انتخاب کنید. در این مثال ما سلول D2 رو انتخاب می‌کنیم.
۲- ابتدا تب Data و بعد دستور Sort رو انتخاب کنید.
۳- پنجره Sort نمایان میشه. ستونی رو که قصد مرتبسازی روی اون رو دارید انتخاب کنید و بعد در فیلد Order گزینه Custom List رو انتخاب کنید. در این مثال ما می‌خواهیم تا بر اساس سایز تی شرتها مرتب سازی انجام بشه.
۴- پنجره Custom Lists نمایان میشه. در کادر مربوط به Custom Lists گزینه NEW LIST رو انتخاب کنید.
۵- نحوه مرتب سازی خودتون رو بصورت دستی تایپ کنید. در این مثال ما چون می‌خواهیم بر اساس سایز تی شرتها مرتبسازی صورت پذیره گزینه‌های Small، Medium، Large و X-Large رو وارد می‌کنیم. بعد از تایپ هر کدوم از این‌ها یکبار اینتر رو بفشارید.
۶- دکمه Add رو بزنید تا این نوع مرتبسازی ذخیره بشه. این ترتیب جدید به گزینه‌های کادر Custom lists اضافه میشه. ابتدا مطمئن بشید که این لیست جدید که توسط شما تایپ شده بود رو انتخاب کردید و بعد OK کنید.
۷- پنجره Custom Lists بسته میشه. در پنجره Sort هم Ok رو بزنید تا مرتبسازی شما اعمال بشه.
۸- برگه اکسل شما توسط این ترتیب سفارشی که شما تعیین کردید مرتب میشه. در مثال ما در حال حاضر تی‌شرت‌ها بر اساس سایزشان و نحوه ترتیبی که ما مشخص کردیم مرتب شدن.
سطوح مرتب سازی در اکسل
اگه میخواهید روی نحوه مرتبسازی داده‌ها کنترل بیشتری داشته باشید، می‌تونید به هر مرتبسازی سطوح بیشتری اختصاص بدید. این کار به شما اجازه میده تا داده‌های خودتون رو بر اساس بیش از یک ستون مرتب کنید.
روش افزودن سطح مرتب سازی در اکسل
۱- سلولی که میخواهید مرتب کنید رو انتخاب کنید. در اینجا ما سلول A2 رو انتخاب می‌کنیم.
۲- ابتدا تب Data و بعد دستور Sort رو انتخاب کنید.
۳- پنجره Sort نمایان میشه. اولین ستونی رو که میخواهید بر اون اساس مرتبسازی انجام بشه رو انتخاب کنید. در این مثال ما ستون T-Shirt Size (ستون D) رو انتخاب می‌کنیم. نحوه مرتبسازی رو هم بر اساس همان مرتبسازی سفارشی که کمی بالاتر ایجاد کردیم قرار میدیم.
۴- دکمه Add Level رو کلیک کنید تا بتونید ستون بعدی رو برای مرتبسازی مشخص کنید.
۵- ستون بعدی رو انتخاب کنید. در اینجا ما ستون Homeroom # (ستون A) رو انتخاب می‌کنیم. بعد OK کنید.
۶- برگه اکسل شما بر اساس ترتیب‌های تعیین شده مرتب میشه. در مثال ما مرتبسازی اول بر اساس ستون T-shirt size انجام میشه. و در هر گروه از اون‌ها مرتبسازی بعدی بر اساس homeroom انجام میشه.
- توجه: اگه میخواهید در یک مرتبسازی چند سطحی چینش سطوح رو تغییر بدید به سادگی با استفاده از دکمه‌های Move Up و Move Down می‌تونید این کار رو انجام بدید.
