ایجاد گزارش ها در اکسس ۲۰۱۶

معرفی

اگه می‌خواید پایگاه‌داده رو با کسی به اشتراک بذارید اما اون شخص به همه پایگاه‌داده شما دسترسی نداشته باشه، می‌تونید یه گزارش تهیه کنید. در اکسس، گزارش‌ها به شما این امکان رو میدن که اطلاعات رو در قالب یک فرمت جذاب به خواننده ارائه کنید. اکسس این کار رو با ایجاد و سفارشی کردن گزارش با استفاده از داده‌ها از هر کوئری یا جدول در پایگاه داده برای شما راحت میکند.

در اینجا، شما نحوه ایجاد، اصلاح و چاپ گزارش‌ها رو یاد میگیرین.

ایجاد گزارش:

گزارش‌ها به شما این توانایی رو میدن که اجزای پایگاه‌داده رو در فرمت قابل خوندن و قابل چاپ ارائه کنید. اکسس این امکان رو میده گزارش‌ها رو هم از جدول و هم از کوئری بگیرید.

جدول یا کوئری رو که می‌خواید در گزارش استفاده کنید، باز کنید. ما میخوایم یک لیست از کوکی‌هایی رو که فروخته ایم، چاپ کنیم، بنابراین اون رو باز می‌کنیم.

تب create روی نوار ابزار رو انتخاب کنید. گروه Reports  رو پیدا کنید و سپس بر روی گزینه‌ی Reports کلیک کنید.

اکسس یک گزارش جدید براساس موضوع ایجاد میکنه.

این احتمال وجود داره که برخی از اطلاعات شما در طرف دیگه این صفحه قرار داده بشه. برای حل این مشکل، اندازه فیلدها رو تغییر بدید. به سادگی یک فیلد رو انتخاب کنید، بعد گوشه‌ی فیلد رو تا زمانی که همه‌ی فیلد دیده بشن بکشید. این کار رو با فیلدهای دیگه هم انجام بدین تا زمانی که تمام فیلدها اندازه‌ی مناسبی داشته باشن.

برای ذخیره گزارش، روی دکمه save در نوار ابزار سریع کلیک کنید. هنگامی که درخواست شد، یک نام برای گزارش خود تایپ کنید، بعد روی OK کلیک کنید.

درست مثل جداول و کوئری‌ها، گزارش‌ها می‌تونن مرتب شده و فیلتر بشن. به سادگی روی فیلدی که می خواید مرتب یا فیلتر کنید کلیک راست کنید، بعد گزینه دلخواه از منو رو انتخاب کنید.

حذف فیلدها:

ممکنه متوجه شین که گزارش شما شامل برخی از فیلدهایی هست که واقعا لازم نیست اون‌ها رو مشاهده کنید.مثلا، گزارش شامل فیلد کد پستی هست که لازم نیست نمایش داده بشه. خوشبختانه شما میتونید فیلدها رو در گزارش‌ها بدون تاثیر روی جدول یا کوئری حذف کنید.

برای حذف یک فیلد در یک گزارش:

بر روی هر سلولی در قسمت مورد نظر کلیک کنید، بعد کلید Delete رو در صفحه کلید خود فشار دهید.

فیلد حذف میشه.

وقتی یک فیلد رو حذف می‌کنید حتما هدر رو هم پاک کنید. هدر رو انتخاب کنید و کلید delete رو فشار بدین.

چاپ و ذخیره گزارش در پیش نمایش چاپ(Print Preview):

میتونید گزارش‌ها رو با استفاده از دستورات در Backstage view پرینت بگیرین، همچنین می‌تونید از پیش نمایش چاپ استفاده کنید. پیش نمایش چاپ نشان میده که گزارش شما بر روی صفحه چاپ شده چطوری نمایش داده میشه. همچنین اجازه میده تا شما نحوه نمایش گزارش و چاپ اون رو تغییر بدین و حتی اون رو به عنوان فایل‌های مختلف ذخیره کنید.

برای چاپ یک گزارش:

از تب home روی نماد View کلیک کنید، بعد Print Preview رو از لیست کشویی انتخاب کنید. گزارش شما همونطور که در صفحه چاپ شده دیده میشه نشان داده میشه.

در صورت لزوم، اندازه صفحه، عرض حاشیه و جهت گیری صفحه رو با استفاده از دستورات مرتبط در نوار تغییر بدین.

روی دستور Print کلیک کنید.

کادر چاپ ظاهر میشه. گزینه چاپی دلخواه رو تنظیم کنید، بعد روی OK کلیک کنید تا گزارش چاپ بشه.

ذخیره‌ی یک گزارش:

شما می‌تونید گزارش‌ها رو در فرمت‌های دیگه هم ذخیره کنید تا بشه اون‌ها رو خارج از اکسس هم مشاهده کرد. این کار استخراج یک پرونده هست و به شما اجازه میده تا گزارش‌ها رو در سایر فرمت‌ها و برنامه‌ها مشاهده کنید و حتی او‌ن‌ها رو تغییر بدید.

اکسس گزینه‌هایی رو برای ذخیره گزارش ارائه میده مثل فایل اکسل، فایل متنی،PDF.

استخراج گزارش:

از تب home ، روی نماد view کلیک کنید، بعد گزینه‌ی Print Preview رو از لیست کشویی انتخاب کنید.

در نوار ابزار به دنبال گروه Data بگردین.

یکی از گزینه‌های نوع فایل رو انتخاب کنید یا روی گزینه More کلیک کنید تا گزارش خود رو به عنوان یک فایل Word یا HTML ذخیره کنید.

یک باکس ظاهر میشه. جایی که می‌خواید گزارش رو ذخیره کنید، انتخاب کنید.

نام فایل رو برای گزارش وارد کنید، بعد روی Publish کلیک کنید.

فایل شما با موفقیت ذخیره میشه. برای بستن گزارش روی Close کلیک کنید.

بعضی از گزینه‌های صدور باعث میشن که مراحل استخراج نمایش داده بشه، کافیه فقط دستورالعمل استخراج گزارش رودنبال کنید.