گزینه های بیشتر طراحی کوئری در اکسس ۲۰۱۶

معرفی

اکسس گزینه های مختلفی رو ارائه میده که با استفاده از اون می‌تونید پرس‌و‌جوهایی با استفاده از کوئری انجام بدین تا دقیقا اطلاعاتی رو که می‌خواید پیدا کنید. مثلا اگه شما نیاز به پیدا کردن چند چیز در پایگاه داده دارین یا اگه می‌خواید نتایج جستجوی رو به صورت خودکار مرتب کنید، می‌تونید از کوئری‌ها استفاده کنید. اگه بدونید که چطوری از گزینه‌های کوئری در اکسس استفاده می‌کنید، می‌توانید تقریبا هر درخواستی رو که می‌خواید طراحی کنید.

در اینجا نحوه تغییر و مرتب سازی کوئری خود رو در Query Design view و نحوه استفاده از تابع Totals برای ایجاد کوئری که محاسباتی رو با داده‌های شما انجام میدن، یاد میگیرین. همچنین در مورد گزینه‌های اضافی ساخت کوئری در  اکسس یاد می‌گیرین.

اصلاح کوئری

اکسس گزینه‌های متعددی رو برای ساخت کوئری به شما پیشنهاد میده. علاوه بر اصلاح کوئری پس از  ساخت، می‌تونید انتخاب کنید که فیلدها رو در نتایج کوئری مرتب و یا مخفی کنید.

برای تغییر کوئری:

وقتی یک کوئری موجود در اکسس رو باز کنید، در قسمت Datasheet view نمایش داده میشه و نتایج کوئری رو در یک جدول مشاهده می‌کنید. برای اصلاح کوئری، باید design view، نمای مورد نظر هنگام ایجاد رو وارد کنید. دو راه برای تغییر به نمای طراحی وجود داره:

۱- از طریق تب Home در نوار ابزار، روی دستور View کلیک کنید. گزینه‌ی Design View رو از منوی کشویی که نمایش داده میشه، انتخاب کنید.

۲-در گوشه پایین سمت راست پنجره اکسس ، آیکون‌های کوچک رو پیدا کنید . بر روی آیکون Design View که در سمت راست قرار داره کلیک کنید.

وقتی در بخش Design view، تغییرات دلخواه رو انجام دادین، دستور Run رو برای مشاهده نتایج به روز شده انتخاب کنید.

در اکسس SQL view هم وجود داره که خیلی کاربرد نداره، چون به شما اجازه می‌دهد تا توابع پیشرفته ایجاد کنید که در برنامه اکسس نیازی به این نوع توابع ندارید.

مرتب سازی کوئری ها:

در اکسس می‌تونید چندین نوع مرتب سازی رو همزمان در هنگام طراحی کوئری اعمال کنید، که باعث میشه اطلاعات دقیق رو به طریقی که می‌خواهین مشاهده کنید.

ترتیبی که شامل بیش از یک فیلد مرتب شده هست، مرتب سازی چند سطحی(multilevel sort)هست. مرتب سازی چند سطحی به شما این امکان رو میده مرتب سازی اولیه رو اعمال کنید، بعد اطلاعات رو به شکل‌های دیگه مرتب‌سازی کنید. مثلا، اگه شما یک جدول با مشتریان و آدرس های اون‌ها داشته باشین، ممکنه برای اولین بار مرتب سازی رکوردها توسط شهرستان، و بعد به ترتیب حروف الفبا توسط نام خانوادگی باشه.

وقتی بیش از یک نوع ترتیب در یک کوئری قرار میگیره، اکسس ترتیب‌ها رو از چپ به راست می‌خونه. یعنی ترتیب چپ اول باید اعمال بشه. در مثال زیر مشتریان اول توسط شهری که در اون زندگی می‌کنن مرتب شده و بعد توسط کدپستی در اون شهر مرتب میشن.

برای اعمال یک مرتب سازی چند سطحی:

کوئری رو باز کنید و به Design view برید.

فیلدی رو که می خواید اول مرتب کنید، تعیین کنید. در مرتب کردن بر اساس ردیف، روی فلش کشویی کلیک کنید تا مرتب سازی صعودی یا نزولی رو انتخاب کنید.

این فرآیند رو در فیلدهای دیگه تکرار کنید تا ترتیب‌های دیگه رو اضافه کنید. یادتون باشه که ترتیب از چپ به راست اعمال میشه، پس هر گونه ترتیب دیگه باید به فیلدهای واقع در سمت راست مرتب سازی اولیه اعمال بشه. در صورت لزوم، می‌تونید فیلدها رو با کلیک روی بالای فیلد و کشیدن اون به مکان جدید تنظیم مجدد کنید.

برای اعمال مرتب سازی،روی Run کلیک کنید.

نتایج کوئری با ترتیب دلخواه نمایش داده میشن.

همچنین می‌تونید مرتب سازی چند سطحی و به جداول که کوئری به آنها اعمال نمیشه هم اعمال کنید. ازطریق تب Home در نوار ابزار، گزینه‌ی Advanced در گروه Sort & Filter  رو انتخاب کنید. از منوی ظاهر شده Advanced Filter / Sort رو انتخاب کنید و مرتب سازی چند سطحی رو به طور معمول انجام بدین. بعد روی دکمه Toggle Filter کلیک کنید تا مرتب سازی رو اعمال کنید.

پنهان کردن فیلدها در کوئری‌:

گاهی اوقات ممکنه فیلدهای شامل معیارهای مهم داشته باشین، اما لازم نباشه اطلاعات مربوط به اون فیلد رو در نتایج نهایی مشاهده کنید. مثلا، یکی از کوئری‌هایی رو که در آخرین درس ما ساخته شده رو درنظر بگیرید: کوئری پیدا کردن نام و اطلاعات تماس مشتریان که ثبت سفارش کردن. ما شماره‌های سفارش رو در کوئری وارد کردیم، چون می‌خواستیم مطمئن شیم که مشتریانی رو پیدا کردیم که ثبت سفارش کردن.

با این حال، ما واقعا نیازی به مشاهده این اطلاعات در نتایج نهایی نداشتیم. در حقیقت، اگه ما فقط به دنبال نام و آدرس مشتری بودیم، دیدن شماره سفارش با اون ممکنه منحرف کننده باشه. خوشبختانه، در اکسس به راحتی میشه فیلدهارو با وجود معیارها، مخفی کرد.

برای مخفی کردن فیلد در یک کوئری:

کوئری رو باز کنید و به Design view  برید.

فیلدی رو که می‌خواید پنهان بشه رو تعیین کنید.

روی چک باکس در ردیف Show کلیک کنید تا علامت اون رو بردارین.

برای نمایش دادن یک فیلد مخفی، به Design view برگردید و در چک باکس در ردیف show روی جای خالی یک بار کلیک کنید.

انواع بیشتر کوئری:

با این حال، شما باید بدانید که چگونه یک کوئری ساده برای یک جدول یا چند جدول با استفاده از چندین معیار ایجاد کنید. کوئری‌های بیشتر به شما این امکان را می‌دهد که حرکات پیچیده ‌تری را با پایگاه‌داده خود انجام دهید . یکی از اینها کوئری های مجموع است که به شما اجازه می‌دهد محاسبات را با داده‌های خود انجام دهید.

کوئری های مجموع(Totals queries):

گاهی اوقات معیارهای ساده تنظیم نتایج مورد نیاز رو به شما نمیده، به خصوص وقتی با مقادیر عددی کار می‌کنید. ممکنه بخواید نتایج کوئری رو ببینید و یا به نحوی شمارش کنید. مثلا ما می‌خوایم بدونیم که چه تعداد از هر یک از این منوی غذا در فروشگاه ما سفارش داده شده‌. برای انجام این کار، می‌تونیم یک کوئری مجموع برای یافتن مجموع مقادیر هر آیتم ایجاد کنیم.

اولا، کوئری مجموع آیتم های منوهای مشابه از سفارشات جداگونه رو گروه بندی میکنه. بعد، تابع Sum مقدار را برای محاسبه کل تعداد فروخته شده برای اون آیتم‌ها جمع میکنه.

تابع Sum به ما کمک میکنه تا اطلاعات مورد نظر و در این مثال پیدا کنیم، اما در شرایط دیگر ممکنه نیاز به استفاده از یک تابع دیگه باشه. این توابع رو می‌تونید انتخاب کنید:

Count (تعداد): شمارش کل تعداد هر مورد.

Sum (مجموع): ارزش ها را با هم جمع میکنه.

Average (میانگین): میانگین مقادیر رو پیدا میکنه.

Maximum (حداکثر): بالاترین مقدار رو میده.

Minimum (حداقل) : کمترین مقدار رو میده.

First (اول) : اولین مقدار رو برمیگردونه.

Last (آخر): آخرین مقدار رو برمیگردونه.

در مثال ما بالا، ما یک زیرمجموعه (subtotal) برای هر آیتم منو در کوئری ایجاد کردیم. اگه خواستین یک مجموع کل (grand total) رو برای تمام موارد ایجاد کنید، باید یک ردیف مجموع (totals row) رو اضافه کنید.

برای ایجاد یک کوئری مجموع:

به عنوان مثال، ما می‌خواهیم تعداد کلی که از هر یک از آیتم‌های منو فروخته بودیم را پیدا کنیم، بنابراین از یک کوری که همه آیتم‌های منویی که فروخته بودیم روبه ما نشان می‌دهد استفاده میکنیم.

یک کوئری که می‌خواید به عنوان یک کوئری مجموع ازش استفاده کنید رو ایجاد یا باز کنید.

از تب Design، گروه Show/Hide رو پیدا کیند، بعد دستور Totalals رو انتخاب کنید.

یک ردیف به جدول در design grid، با تمام مقادیر در آن ردیف به Group By اضافه میشه. سلول رو در Total انتخاب کنید: ردیف فیلدی که میخواید محاسبات انجام دهید رو انتخاب کنید و بعد روی فلش کشویی که نمایش داده میشه کلیک کنید.

محاسبه ای رو که می‌خواید در اون فیلد انجام بدین رو انتخاب کنید. مثلا، ما می خواهیم مقادیر محصولاتی رو که فروختیم جمع کنیم، پس گزینه Sum رو انتخاب می‌کنیم.

بعد دستور Run رو در تب Query Tools Design برای اجرای کوئری بزنید.

نتایج کوئری در Datasheet view نمایش داده میشه و مثل یک جدوله. اگه میخواید، کوئری رو با کلیک بر روی دکمه save در نوار ابزار دسترسی سریع ذخیره کنید.

آپشن‌های دیگه‌ی کوئری:

در پایان این آموزش، ما درس‌های کوچکتری رو برای ایجاد انواع دیگری از کوئری‌ها ارائه می‌کنیم. در زیر لیستی از کوئری‌هایی که در حال حاضر پوشش میدیم وجود داره:

کوئری پارامتر (Parameter query):

کوئری پارامتر اجازه میده تا شما کوئری رو آپدیت کنید و یک معیار جدید و یا عبارت جستجو رو قرار بدین. هنگامی که شما یک کوئری پارامتر روباز میکنید، اکسس شما رو به یک عبارت جستجو هدایت میکنه و بعد نتایج پرس و جو رو نشان میدهه که نشان دهنده این جستجو هست.

پیدا کردن تکثیر پرس و جو (Find duplicates query) :

جستجوی کوئری تکراری اجازه میده همه پرونده‌های تکراری را در پایگاه داده پیدا کنید تا بتونید آنها رو حذف کنید. رکورد‌های تکراری میتونن یکپارچگی پایگاه داده شما رو از بین ببرن.