معرفی پایگاه داده در اکسس

معرفی:

مایکروسافت اکسس یکی از اجزاء مایکروسافت آفیس هست که برای ایجاد و مدیریت پایگاه‌داده از اون استفاده می‌کنند و برای درک اون اول باید مفهوم پایگاه‌داده رو درک کنید.

در اینجا، شما مفهوم پایگاه‌داده و نحوه استفاده از اون رو یاد می‌گیرید، تفاوت‌های بین مدیریت داده‌ها در اکسس و اکسل رو درک می‌کنید ودر نهایت اکسس رو آموزش می‌بینید.

پایگاه داده:

یک پایگاه‌داده مجموعه‌ای از داده‌هاست که در یک سیستم کامپیوتری ذخیره می‌شه. پایگاه‌داده باعث میشه کاربران به سرعت و راحت به داده‌ها دسترسی پیدا کنند و اون‌ها رو تجزیه و تحلیل کنند؛ مثلا وقتی به مطب یک پزشک میرین و منشی اطلاعات شما رو داخل سیستم ذخیره میکنه و تشکیل پرونده میده یا وقتی یک انباردار با استفاده از سیستم موجودی جنس هارو چک میکنه در واقع داره از پایگاه داده استفاده میشه.

ساده‌ترین راه برای درک یک پایگاه داده اینه که اون رو به عنوان مجموعه‎ای از لیست‌ها در نظر بگیرید. مثلا پرونده‌های بیمارهای یه مطب رو در نظر بگیرید. این پرونده‌ها شامل یه تعداد لیسته که از اطلاعات بیمار مثل اسم، فامیل، سن، شماره شناسنامه، آدرس و شماره تلفن و خیلی دیگه از اطلاعاته که ضروری هستن تشکیل شده.

یک پایگاه‌داده ممکنه ساده یا پیچیده باشه؛ فرض کنید شما یه قناد بودین و میخواستین برای دوستانتون شیرینی مورد علاقشون رو درست کنید؛ در اون صورت شما فقط دوتا لیست داشتین:

۱- لیست اسم دوستاتون که قصد دارید براشون شیرینی بپزید.

۲- لیست شیرینی‌هایی که می‌خواهید بپزید.

حالا اگه یه قناد حرفه‌ای باشید؛ لیست‌های بیشتری توی پایگاه داده‌ی شما به وجود میاد و پیچیده‌تر میشه. مثل:

• لیست مشتریان
• محصولات فروخته‌شده
• قیمت‌ها
• سفارشات

در اکسس، لیست‌ها کمی پیچیده‌تر از مواردی هستند که روی کاغذ نوشتید در اکسس لیست‌ها توی جداول ثبت میشن و باعث میشن اطلاعات به صورت دقیق ذخیره بشه.

اگه شما با برنامه‌های دیگه در مجموعه مایکروسافت آفیس آشنا هستید، اکسس به شما اجازه میده تا داده‌ها را به روش مشابه اکسل سازماندهی کنید. در واقع اینجا، شما می‌تونید یک جدول مثل کاری که در اکسل انجام میدادین ایجاد کنید.

چرا از یک پایگاه داده استفاده می‌کنیم؟

اینجا ممکنه براتون یه سوال پیش بیاد: ما که از اکسل استفاده می‌کنیم و برای ذخیره‌سازی و سازمندهی داده‌ها عالیه، پس چرا باید از اکسس استفاده کینم؟!

یه تفاوت اساسی بین اکسل و اکسس هست، اینکه اکسل برای داده‌های عددی خیلی مناسبه اما اکسس برای هر نوع داده‌ای به خصوص داده‌های متنی عالیه و تقریبا توی هر پایگاه داده‌ای، داده‌های متنی نقش خیلی مهمی دارن و مهمه که بشه اون‌ها رو مرتب و تجزیه تحلیل کرد.

دریک پایگاه داده اتصال و ارتباط بین داده‌ها خیلی مهمه، مثلا پایگاه داده‌ی مدل رابطه‌ای اکسس قادر به درک چگونگی لیست‌ها و ارتباط اشیاء درون اونها به هم دیگه هست.

مثلا همون مثال قناد رو اگر در نظر بگیریم ما یک لیست از شیرینی‌ها و یک لیست از اطلاعات دوستامون داریم و می‌خوایم براشون شیرینی بفرستیم حالا باید یه لیست جدید تولید کنیم که نشون بده کدوم دوستمون چه نوع شیرینی رو دوست داره، اطلاعات این جدول از دوتا جدول قبلی به دست میاد.

اینجا فقط کافیه یه کلید از لیست اول و یک کلید از لیست دوم تعریف کنید.

حالا کلید چیه؟!

کلید یه داده‌ی منحصربه‌فرده که داخل جدول شما وجود داره. مثلا اگر شما جدولی داشتین که همه‌ی دوستاتون اسم‌های متفاوت داشتن و هیچ دو نفری نبودن که یک اسم داشته باشن، اونوقت اسم‌ها رو میشه به عنوان کلید در نظر گرفت. اما اگر داخل جدول شما مثلا دوتا مریم یا دوتا علی وجود داشته باشه اونوقت دیگه نمیشه اسم‌ها رو به عنوان کلید درنظر بگیرین.

بعد از اینکه کلید رو انتخاب کردین، یک جدول دیگه ایجاد کنید و داخل اون فقط این دوتا کلید رو قرار بدین. وقتی این کارانجام بشه اکسس کل اطلاعات جدول اول و دوم رو به هم مرتبط میکنه و لازم نیست دوباره همه‌ی اطلاعات رو در جدول سوم وارد کنید.

توجه کنید که اکسل این قابلیت رو نداره و نمیتونه داده‌های دوتا جدول رو به هم ربط بده و اگه ما بخوایم این کارو انجام بدیم باید کل اطلاعات تکراری رو در جدول سوم وارد کنیم. در پایگاه داده‌های مدل رابطه‌ای که می‌تونن اطلاعات رو به این روش اداره کنند، این امکان وجود داره تا در یک زمان، بیش از یک جدول رو وارد، جستجو و تجزیه و تحلیل کنید. مدیریت همه‌ی داده‌ها به این صورت در اکسل ممکنه دشوار باشه، اما در اکسس، حتی عملیات پیچیده می‌تونه ساده و نسبتا کاربردی باشه.

درباره آموزش اکسس:

در اکسس به شما آموزش داده نمیشه که چگونه یک پایگاه داده رو از ابتدا ایجاد کنید. این برنامه بیشتر برای افرادی طراحی شده است که قصد استفاده از پایگاه داده‌های موجود در محل کارشون رو دارند.

آموزش اکسس با یک مقدمه اساسی آغاز میشه. شما با ساختار پایگاه داده آشنا می‌شید و یاد می‌گیرید که چگونه بین جداول مختلف و داده‌های موجود در اون حرکت کنید، بعد نحوه وارد کردن اطلاعات رو به روش های مختلف یاد میگیرد. همچنین می‌تونید نحوه مرتب‌سازی، بازیابی، تجزیه و تحلیل اطلاعات رو یاد بگیرید. بعد که متوجه شدید چطوری از پایگاه داده استفاده کنید، یک سری ابزار معرفی میشه که به شما امکان تغییر ساختار و ظاهر رو میده.

بعد استفاده از این آموزش، قادرید به راحتی از پایگاه داده استفاده کنید، همچنین قادرید اون‌ها رو با توجه به نیازهاتون تغییر بدین.

اگه می‌خواید یک سیستم برای پیگیری اطلاعات شخصی ایجاد کنید، در نظر بگیرید که آیا به قابلیت دسترسی کامل در پایگاه‌داده نیاز دارید یا نه؟ درسته که اکسس یک ابزار بسیار مفیده، اما ایجاد یک پایگاه‌داده جدید می‌تواند دشوار و وقت‌گیر باشه. اگر شما ضرورتا ً به اتصال کامل یک پایگاه‌داده رابطه‌ای نیاز ندارید ، اطلاعاتون رو با اکسل مدیریت کنید.