معرفی
پایگاه داده‌ها در اکسس شامل چهار شی هست: جداول(tables)، کوئری‌ها(queries)، فرم‌ها(forms) و گزارش‌ها(reports). این اشیا به شما اجازه میدن هر تعداد داده‌ای رو که میخواید وارد، ذخیره، تجزیه، تحلیل و جمع آوری کنید.
ما در اینجا قصد داریم این اشیا رو به شما معرفی کنیم و چگونگی ارتباط اون‌ها رو بهتون آموزش بدیم تا بتونید یک پایگاه‌داده‌ی کاملا کاربردی ایجاد کنید.
جدول در اکسس:
در این مرحله، شما باید مشخص کنید که پایگاه‌داده‌ی شما شامل چه لیست‌هایی هست و اون لیست‌هارو به صورت جدول در بیارید. در اکسس، همه داده‌ها در جدول ذخیره میشن و جداول قلب هر پایگاه داده هستند. این جداول دارای ستون‌های عمودی و ردیف افقی هستند که به سطرها رکورد و به ستون‌ها فیلدها میگن. همه‌ی اطلاعات موجود در یک فیلد از یک نوع هستن.
حتی با وجود اینکه اطلاعات در هر رکورد از طریق فیلد سازماندهی میشه، به اطلاعات دیگری در آن رکورد تعلق داره. هر رکورد شامل چندین فیلد میشه.
حتی اگه اطلاعات در هر رکورد به وسیله فیلدها سازماندهی بشه، اون اطلاعات و دیگر اطلاعات اون رکورد به هم مرتبط هستن.
به شماره موجود در سمت چپ هر ردیف کدشناسه میگن که هر رکورد رو مشخص میکنه. کدشناسه برای یک رکورد به هر قطعه‌ای از اطلاعات موجود در اون ردیف اشاره داره.
جداول برای ذخیره اطلاعات مرتبط و نزدیک به هم هست. برای مثال فرض کنید برای یک قنادی، یک پایگاه داده دارید که حاوی یک جدول با نام و اطلاعات مشتریاتون مثل شماره تلفن، آدرس‌های خانه و آدرس‌های ایمیل هست. از اونجایی که این اطلاعات، تمام جزئیات مربوط به مشتریان شما هستند، شما می‌تونید همه اون‌ها رو در یک جدول قرار بدین. هر مشتری با یک رکورد منحصربهفرد نمایش داده میشه و هر نوع اطلاعاتی در مورد هر مشتری در فیلد خودش ذخیره میشه. اگه تصمیم گرفتید اطلاعات بیشتری رو اضافه کنید، مثلا روز تولد مشتری، کافیه یک فیلد جدید در همون جدول ایجاد کنید. همچنین اگه خواستید یک مشتری جدید به جدولتون اضافه کنید کافیه یک رکورد جدید اضافه کنید.
فرم ها، کوئری‌ها و گزارش‌ها:
اگرچه جداول تمام داده های شما رو ذخیره میکنه،اما سه شی دیگر – فرم ها ، نمایش ها و گزارش ها – باعث میشه شما با جداول کار کنید. هر یک از این اشیاء با رکوردهای ذخیره شده در جداول پایگاه داده ارتباط برقرار می کنند.
فرم‌ها در اکسس:
از فرم‌ها برای ورود ، اصلاح و مشاهده رکوردها استفاده میشه. قطعا تا به حال فرم‌های زیادی دیدید مثل پذیرش بیمارستان، فرم استخدام یا ثبت نام برای مدرسه. دلیل استفاده از فرم‌ها بیشتر اینه که یک راه آسون برای وارد کردن درست اطلاعات هستند. هنگامی که اطلاعات رو در یک فرم اکسس وارد می‌کنید، داده دقیقا همون جاییه که طراح پایگاه داده میخواد اون رو به یک یا چند جداول مربوطه وارد کنه.
فرم ها وارد کردن اطلاعات رو آسون تر می‌کنن. کار با جداول گسترده ممکنه گیج کننده باشه و وقتی که شما جداول رو به هم وصل کردید، ممکنه لازم باشه همون داده‌هارو جای دیگه هم وارد کنید. با این حال، با فرم ها میشه داده‌ها رو به چندین جدول در یک زمان وارد کرد. طراحان پایگاه داده حتی می‌تونن محدودیت‌ها رو در اجزای فرم فردی تنظیم کنند تا مطمئن بشن تمام اطلاعات مورد نیاز به درستی وارد شده. در کل، فرم‌ها کمک میکنند که داده‌ها سازگار و سازمان یافته باشند و این کار برای یک پایگاه داده دقیق و قدرتمند ضروری هست.
کوئری‌ها در اکسس:
کوئری‌ها راهی برای جستجو و جمع آوری داده‌ها از یک یا چند جدول هستند. کوئری مثل پرسیدن یک سوال از پایگاه‌داده میمونه. موقع ایجاد یک کوئری، شما با یک سری پرسش‌های خاص به دنبال اطلاعات دقیق از پایگاه‌دادتون هستید.
کوئری‌ها نسبت به جستجوهایی که داخل جداول انجام میدین بسیار قدرتمندتر هستند. مثلا با استفاده از یک جستجو می‌تونید نام یک مشتری خاص رو داخل جدول پیدا کنید اما با استفاده از کوئری‌ها می‌تونید نام تمام مشتریانی که هفته پیش در یک ساعت مشخص از فروشگاهتون خرید کردن رو پیدا کنید.
گزارش ها در اکسس:
گزارش‌ها به شما این امکان رو میدن که اطلاعات رو به صورت چاپ شده ارائه بدین. اگه شما تا به حال یک صورت‌حساب چاپ شده از فروشگاه دریافت کرده‌اید، پس یک گزارش از پایگاه‌داده رو دیدین شما می‌تونید گزارش رو به صورت سفارشی تنظیم کنید تا ظاهری جذاب داشته باشه. اکسس برای شما توانایی ایجاد گزارش از هر جدول یا کوئری رو فراهم میکنه.
قرار گرفتن اشیاء کنار هم
ممکنه شما کارایی هریک از اشیا رو بدونید اما درک چگونگی کار اشیا با هم دیگه براتون سخت باشه. اگه به این توجه داشته باشید که همه‌ی این اشیا با داده‌های مشابه در یک جدول کار میکنند شاید درک این موضوع براتون راحت‌تر بشه. هر قطعه داده از طریق یک کوئری، فرم یا گزارش گرفته میشه و در یکی از جداول پایگاه داده ذخیره میشه.
فرم‌ها به شما اجازه میدن داده‌ها رو به جداولتون اضافه کنید و داده‌هایی رو که از قبل وجود داره مشاهده کنید. گزارشات داده‌ها رو از جداول نمایش میدن که سپس داده‌ها را درون همون جداول تجزیه و تحلیل میکنند. این روابط پیچیده است، اما با هم به خوبی و به طور طبیعی کار میکنند و ما اغلب حتی متوجه نمی‌شیم.