کار با جداول در اکسس

معرفی:

چهار شی خیلی مهم در پایگاه‌داده وجود داره که مهمترین اون جداول هستن. وقتی شما از فرم‌ها، کوئری‌ها یا گزارش‌ها درپایگاه داده استفاده می‌کنید در واقع اون‌ها رو از جداول می‌گیرید، چون همه‌ی داده‌ها و اطلاعات در جداول ذخیره میشن. جداول در واقع قلب پایگاه‌ داده شما هستند.

در اینجا شما یاد می‌گیرید که چطوری یک جدول رو ایجاد ‌یا حذف کنید، اطلاعات و سوابق ثبت شده رو ویرایش کنید و ظاهرش رو تغییر بدین تا ازش راحت‌تر استفاده کنید.

جداول اصلی:

باز کردن یک جدول موجود در اکسس:

۱- پایگاه‌داده رو باز کنید و به قسمت Navigation pane برین.

۲- در بخش Navigation pane دنبال جدولی که می‌خواید بازش کنید، بگردین.

۳- بعد برای باز شدن روش دوبار کلیک کنید.

۴- جدول مورد نظور به عنوان یه تب در نوار تب‌ اسناد ایجاد میشه.

شناخت جداول:

تمام جداول از ردیف‌های افقی و ستون‌های عمودی تشکیل شده و از تقسیم بندی این‌ها مستطیل‌های کوچکی به نام سلول (cells) به وجود میاد. در اکسس سطرها و ستون‌ها به رکوردها و فیلدها اشاره می‌کنن.

فیلدها یک راه برای سازماندهی اطلاعات بر اساس نوعشون هستن.

از نام هر فیلد به عنوان یک سؤال و هر سلول موجود در آن فیلد به عنوان پاسخ به اون سوال استفاده کنید.

در مثال ما، فیلد نام خانوادگی انتخاب شده است که شامل تمام نام‌های خانوادگی در جدول است.

هر رکورد یک واحد اطلاعات است. هر سلول در یک ردیف مشخص بخشی از رکورد آن ردیف است. در مثال ما، رکورد Quinton Boyd انتخاب شده که شامل تمام اطلاعات مربوط به اون در جدول هست.

هر سلول در جدول بخشی از یک فیلد و یک رکورد هست. به عنوان مثال، اگه شما یک جدول از نام و اطلاعات تماس داشته باشید، هر شخص با یک رکورد ظاهر میشه، و هر جزء از اطلاعات مربوط فرد مثل اسم، شماره تلفن، آدرس و غیره در یک فیلد مجزا در ردیف رکورد قرار می‌گیره.

حرکت در داخل جداول:

نوار پایین جدول شامل دستورات متعددیه است که به شما کمک می‌کنه جستجو یا اسکرول کردن رکوردها رو انجام بدهید:

برای حرکت از طریق رکورد ها در یک جدول، می‌تونید از فلش‌های بالا و پایین یا از فلش‌هایی که در نوار Navigation bar در پایین جدول قرار داره استفاده کنید.

شما می تونید یک رکورد جدید (خالی) در نوار Record Navigation bar ایجاد کنید.

همچنین می‌تونید هر رکوردی رو در جدول باز شده یا از طریق باکس جستجوی پیدا کنید.موس رو در باکس جستجو قرار بدین، هر کلمه‌ای که در رکورد مورد نظر شما وجود دارد، تایپ کنید و کلید Enter رو فشار بدین.

برای حرکت بین فیلد ها، می توانید از کلیدهای جهت دار چپ و راست استفاده کنید تا به فیلد بعدی یا قبلی برید.

اضافه کردن رکورد و وارد کردن اطلاعات:

وارد کردن داده ها در جداول در اکسس مشابه اکسل است. برای کار با رکورد‌ها، باید داده ها رو به سلول وارد کنید.

برای اضافه کردن یک رکورد جدید:

سه راه وجود دارد:

در گروه Records در تب home، روی New کلیک کنید.

در record Navigation bar پایین پنجره، روی دکمه new record جدید کلیک کنید.

در زیر آخرین ردیف رکورد شروع به تایپ کنید.

گاهی اوقات هنگامی که اطلاعات را در یک رکورد وارد می کنید، یک پنجره ظاهر می شود تا به شما بگوید که اطلاعاتی که وارد کرده اید، نامعتبر است. یعنی فیلدی که در حال کار با اون هستید دارای یک قانون تأیید اعتبار با یک قاعده در مورد نوع داده هایی هست که در اون فیلد وجود داره. روی OK کلیک کنید، سپس دستورالعمل‌های درون پنجره pop-up رو دنبال کنید تا داده‌هاتون رو مجدداً وارد کنید.

برای ذخیره یک رکورد:

اکسس رکوردها رو به صورت خودکار ذخیره میکنه. پس از وارد شدن به یک رکورد، می‌تونید یک رکورد دیگه رو انتخاب کرده یا شیء رو ببندید، بعد اکسس رکورد رو ذخیره میکنه. با این حال، اگر خواستین یک رکورد رو به صورت دستی ذخیره کنید،مثلا اگه نیاز به ویرایش یک رکورد موجود داشتین باید رکورد ویرایش شده رو ذخیره کنید تا تغییرات ذخیره بشن. برای این کار:

تب home را انتخاب کرده و گروه records را پیدا کنید.

روی save دستور کلیک کنید. رکورد ذخیره خواهد شد.

ویرایش رکوردها:

برای ویرایش سریع هر رکورد در یک جدول، میتونید روی اون کلیک و تغییرات رو تایپ کنید. اکسس همچنین این امکان رو داره که یک کلمه رو در چندین رکورد پیدا کرده و جایگزین کنید و یا به طور کامل اون رو حذف کنید.

برای جایگزینی یک کلمه در یک رکورد:

شما می‌تونید چندین رخداد از یک کلمه رو با استفاده از گزینه‌ی find and replace ویرایش کنید. این گزینه یک عبارت رو جستجو میکنه و اون رو با یک اصطلاح دیگه جایگزین میکنه.

وقتی گزینه‌ی replace  رو انتخاب می‌کنید پنجره‌ی اون باز می‌شود.

در فیلد Find What کلمه ای رو که می‌خواید پیدا کنید رو تایپ کنید. بعد در فیلد Replace With  کلمه‌ای رو که می‌خواید کلمه اصلی رو باهاش جایگزین کنید، تایپ کنید. در مثال زیر ما نمونه‌هایی از کلمه Fall را پیدا کرده و با Autumn اون رو جایگزین کنیم.

روی Look In ​​کلیک کنید تا ناحیه مورد نظر رو انتخاب کنید.

گزینه‌ی Any Part of Field  رو انتخاب کنید تا هر بخشی از یک سلول رو جستجو کنید.

اگه گزینه‌ی Current field  رو انتخاب کنید، جستجو رو به فیلد انتخاب‌شده محدود می‌کنید.

اگه گزینه‌ی Current document رو انتخاب کنید، می‌تونید کل جدول رو بررسی کنید.

اگه روی گزینه‌ی match کلیک کنید کمک میکنه تا نتایج به چیزی که جستجو کردین نزدیک باشه.

اگه گزینه‌ی any part of field رو انتخاب کنید هر بحش از سلول رو برای جستجوی شما چک میکنه.

اگه گزینه‌ی Whole Field رو انتخاب کنید، سلول هایی که دقیقا مطابق با عبارت جستجوی شما هستند را پیدا میکند.

اگه گزینه‌ی Start of Field رو انتخاب کنید، برای جستجو فقط سلول‌هایی که با عبارت جستجوی شما شروع می‌شن رو چک میکنه.

وقتی روی Find Next کلیک کنید، اگر متنی پیدا بشه، انتخاب میشه.

اول متن را مرور کنید تا مطمئن شین قصد دارید متن جایگزین بشه، بعد روی replace کلیک کنید تا کلمه جدید جایگزین کلمه اصلی بشه.

بعد، اکسس برای شما کلمه‌ای بعدی که مثل عبارت جستجوی شما بوده رو پیدا میکنه. اگه خواستید می‌تونید باز هم جایگزین کنید در غیر این صورت با کلیک روی گزینه‌ی cancel پنجره رو ببندید.

گزینه‌ی replace all خیلی قدرتمنده اما ممکنه باعث بشه گزینه‌هایی تغییر کنه که شما قصد ندارید تغییرش بدین. در مثال زیر، کلمه fall به فصل اشاره نمی‌کنه بنابراین جایگزینی اون با autumn نادرسته. استفاده از گزینه replace به شما این امکان رو میده که قبل از جایگزین کردن، متن رو بررسی کنید و بعد گزینه‌ی find next رو بزنید تا کلمه بعدی رو برای جایگذینی پیدا کنید.

برای حذف یک رکورد:

کل رکورد رو با کلیک بر روی حاشیه خاکستری در سمت چپ رکورد انتخاب کنید.

تب home رو انتخاب کنید و گروه records رو پیدا کنید.

روی دکمه Delete کلیک کنید.

یک باکس باز میشه، روی yes کلیک کنید.

رکورد کلا حذف میشود.

شماره‌های شناسایی شده برای پرونده ها حتی پس از حذف یک رکورد مشابه هستند. برای مثال، اگه رکورد ۲۰۵ رو در یک جدول حذف کنید، دنباله ای از شماره های شناسه رکورد … ۲۰۴، ۲۰۶، ۲۰۷ … به جای ۲۰۴، ۲۰۵، ۲۰۶، ۲۰۷ … خواهید خواند.

اصلاح ظاهر جدول در اکسس:

اکسس به روشهای مختلفی برای تغییر ظاهر جدول‌ها، از جمله تغییر اندازه فیلدها و ردیفها و موقتا پنهان کردن اطلاعاتی که نیازی به دیدن اون ندارید، ارائه میده. این روش‌ها علاوه بر اینکه باعث میشن ظاهر جداول‌تون تغییر کنه باعث میشه استفاده از جدول هم راحت‌تر بشه.

تغییر اندازه فیلدها و ردیف ها:

اگه فیلد‌ها و ردیف‌های نسبت به اطلاعات موجود در اون‌ها بسیار کوچک یا بزرگ باشن، می‌تونید اون‌ها رو تغییر بدین تا همه متن نمایش داده بشه.

برای تغییر اندازه یک فیلد:

موستون رو روی right gridline  در قسمت field title قرار بدین، موس به یک فلش دوطرفه تبدیل میشه.

برای کاهش یا افزایش عرض فیلد اون رو به سمت چپ یا راست بکشید و بعد موس رو آزاد کنید.به همین راحتی عرض فیلد تغییر میکنه.

برای تغییر اندازه یک ردیف:

موستون رو روی خط پایینی ردیف در ناحیه خاکستری سمت چپ ردیف قرار دهید.

موس به یک فلش دو طرفه تبدیل میشه برای افزایش یا کاهش ارتفاع ردیف اون رو به بالا یا پایین بکشید، بعد موس رو آزاد کنید. ارتفاع ردیف تغییر میکنه.

پنهان کردن فیلد:

اگه یک فیلد داشتید که می‌خواهید نمایش داده نشه می‌تونید اون رو پنهان کنید. یک فیلد پنهان نامرئی است اما هنوز بخشی از پایگاه داده شماست. داده‌ها در یک فیلد پنهان همچنان از طریق فرم‌ها، کوئری‌ها، گزارش‌ها و جداول مربوطه قابل دسترسی هستند.

روی عنوان فیلد راست کلیک کنید و بعد Hide Fields رو انتخاب کنید. فیلد پنهان خواهد شد.

برای مشاهده دوباره می‌تونید روی هر قسمت فیلد، کلیک راست کنید و بعد Unhide Fields رو انتخاب کنید. یک پنجره باز میشه، در کادر انتخاب هر فیلدی که می‌خواید دوباره قابل مشاهده باشه رو انتخاب کنید، بعد روی Close کلیک کنید.

گزینه های فرمت کردن جداول در اکسس:

متناوب کردن رنگ ردیف های جداول:

به طور پیش‌فرض پس‌زمینه هر ردیف در یک جدول اکسس ، چند درجه تیره‌تر از پس‌زمینه بالایی یا پایینی اون هستش علت این کار هم اینه که وقتی شما به ردیف‌ها نگاه میکنید به راحتی بتونید اون‌ها رو از هم تشخیص بدین.

تغییر حالت متاوب بودن رنگ جداول:

تب home رو انتخاب کنید، گروه Formatting Text رو پیدا کرده و روی فلش گزینه‌ی متناوب کردن رنگ ردیف کلیک کنید.

رنگی رو از منوی کشویی یا No Color رو انتخاب کنید تا رنگ ردیف موجود رو حذف کنید.

رنگ ردیف به روز میشه.

تغییر دادن  گریدلاین (gridlines):

یکی دیگه از راه‌های اکسس که باعث می‌شه جداول شما ساده‌تر بشه، افزودن گریدلاینه که مرزهای هر سلول رو مشخص میکنه. گریدلاین‌ها خطوط نازکی هستن که بین هر سلول، ردیف و ستون جدول قرار می‌گیرن. به طور پیش فرض، این خطوط خاکستری تیره هستند و در هر طرف از یک سلول قرار دارن، اما می‌تونید رنگ اون‌ها رو تغییر بدین و خطوط نامطلوب رو مخفی کنید.

سفارشی کردن نمایش گریدلاین ها (gridlines):

تب home رو انتخاب کنید، گروه Formatting Text رو پیدا کنید، روی فلش کشویی گریدلاین کلیک کنید.

خطوطی که می‌خواید نمایش داده بشن رو انتخاب کنید. شما می‌تو‌نید خطوط افقی بین سطرها، خطوط عمودی بین ستون‌ها و یا هر دو نوع خطوط رو انتخاب کنید، همچنین می‌تونید هیچکدوم از خطوط رو انتخاب نکنید.

خطوط در جدول شما به روز میشن.

گزینه‌های بیشتر فرمت کردن:

کادر Formatting Datasheet چندین گزینه پیشرفته فرمت کردن رو ارائه میده، مثل تغییر رنگ پس زمینه، رنگ گریدلاین، خطوط مرزی و حالت خطوط.

حتی شامل قابلیت مشاهده یک جدول نمونه با گزینه های فرمت کردن هم هست، بنابراین با گزینه‌های مختلف فرمت کردن بازی کنید تا زمانی که جدول رو به اون شکلی که می‌خواید ببینید.