مدیریت پایگاه داده ها و اشیاء در اکسس

معرفی

هر پایگاه داده در اکسس از اشیاء متعددی تشکیل شده که به شما اجازه میده با داده‌ها تعامل داشته باشین. پایگاه‌داده‌ها می‌تونن شامل فرم‌هایی برای وارد کردن داده‌ها، کوئری برای جستجو در آن، گزارش برای تجزیه و تحلیل آن و جداول برای ذخیره سازی آن باشن. هر زمان که با پایگاه داده کار می‌کنید، در واقع با بسیاری از این اشیاء در یک زمان کار میکنید و خوشبختانه اکسس مدیریت این اشیاء رو راحت کرده.

در اینجا شما با نحوه باز کردن و بستن پایگاه‌داده ها، نحوه باز کردن ، بستن و ذخیره اشیاء رو یاد می‌گیرید.

باز کردن یک پایگاه داده موجود در اکسس:

قبل از وارد کردن داده‌ها یا تغییر اشیاء، باید پایگاه داده خود را باز کنید.

۱- تب File رو انتخاب کنید تا به نمای پشت صحنه (Backstage view) برید.

۲- روی گرینه‌ی Open کلیک کنید.

۳- روی Browse کلیک کنید.

۴- یک کادر محاوره‌ای باز میشه. موقعیت پایگاه داده رو پیدا کرده و اون رو انتخاب کنید، سپس روی Open کلیک کنید.

۵- یک یا چند پیام هشدار دهنده ممکنه موقع باز کردن پایگاه داده ظاهر بشه. اگه پایگاه داده دارای توابع سفارشی باشد، یک نوار زرد با یک هشدار امنیتی زیر نوار ابزار ظاهر میشه. اگر به منبع پایگاه داده خود اعتماد دارید، روی Enable Content کلیک کنید تا به درستی نمایش داده بشه.

۶- پس از فعال کردن تمام محتواهای موجود در پایگاه داده، ممکنه پیامی از شما بپرسد که آیا می‌خواید پایگاه داده یک سند معتبر را ایجاد کنید . اگه می‌خواید هر زمان که پایگاه داده باز شد تمام محتوا به طور خودکار فعال بشه روی yes کلیک کنید.

همچنین ممکنه از شما خواسته بشه که وارد پایگاه داده بشین. اسمتون رو از لیست ورود انتخاب کنید. اگر اسمتون رو پیدا نکردین روی Add User، برای افزودن اطلاعات کلیک کنید.

بستن یک پایگاه داده در اکسس:

۱- تب File را انتخاب کنید تا به نمای پشت صحنه (Backstage view) بروید.

۲- گزینه Close رو انتخاب کنید.

۳- اگه اشیاء ذخیره نشده دارید، یک کادر محاوره‌ای برای هر یک نمایش داده میشه که در صورت نیاز می‌تونید اون رو ذخیره کنید. Yes رو برای ذخیره، No رو برای بستن اون بدون ذخیره کردن، یا Cancel رو برای باز کردن پایگاه‌داده‌تون انتخاب کنید.

کار با اشیاء در اکسس:

داده‌ها در اشیاء پایگاه‌داده قرار دارن. اکسس هر یک از این اشیاء رو به عنوان اسناد جداگونه به کار میبره، یعنی شما باید اون‌ها رو به صورت جداگونه باز و ذخیره کنید تا بتونید با اون‌ها کار کنید.

در اینجا هیچ دستورالعملی برای ذخیره یک پایگاه داده وجود نداره. چون شما نمی‌تونید یک پایگاه داده کلی رو ذخیره کنید. در عوض، باید اشیاء موجود در پایگاه داده رو به صورت جداگونه ذخیره کنید.

برای باز کردن یک شی:

۱- در قسمت Navigation pane، محل شی مورد نظر رو انتخاب کنید و دوبار روی اون کلیک کنید.

۲- شی به عنوان تب در نوار تب‌های اسناد ظاهر میشه.

به طور پیش فرض، آخرین شیء باز شده در پنجره اصلی به عنوان شی فعلی ظاهر می شود . برای مشاهده یک شیء باز دیگر، روی تب اون در نوار تب‌های اسناد کلیک کنید.

ذخیره کردن اشیاء در اکسس:

پیش از بستن پایگاه داده، باید هر تغییری که برای هر شی ایجاد می‌کنید رو ذخیره کنید. یادتون باشه ذخیره سازی سریع و مداوم می‌تونه مانع از بین رفتن کار شما بشه. با این حال، ازتون میخوایم که موقع بستن پایگاه داده هر کار ذخیره نشده رو ذخیره کنید.

ذخیره یک شی جدید در اکسس:

۱- شی مورد نظر رو با کلیک روی نوار تب‌های اسناد، ذخیره کنید.

۲- روی گزینه Save در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید یا از کلید میانبر Ctrl + S استفاده کنید.

۳- اولین بار که یک شی رو ذخیره می کنید، باید یک نام برای اون در نظر بگیرید. نام شی مورد نظر رو وارد کنید، سپس روی OK کلیک کنید.

۴- شی ذخیره میشه برای ذخیره هر گونه تغییر در شیء، دوباره از گزینه Save استفاده کنید.

بستن یک شی جدید در اکسس:

۱- شی رو که موردنظر رو انتخاب کنید، سپس روی علامت بستن که سمت راست نوار تب‌های اسناد قرار داره کلیک کنید.

۲- اگه تغییراتی روی شی انجام داده باشید و اون رو ذخیره نکرده باشین، از شما خواسته میشه تا اون رو ذخیره کنید. Yes رو برای ذخیره، No رو برای بستن اون بدون ذخیره کردن، یا Cancel رو لغو شی انتخاب کنید.

حتی می‌تونید یک جسم رو با کلیک راست بر روی تب اون در نوار تب‌های اسناد و انتخاب گزینه Close ببندید. همچنین برای بستن همه اشیاء باز، Close All رو انتخاب کنید.

تغییر نام یک شی در اکسس:

۱- اگر شی مورد نظر باز هست، اول اون رو ببندید.

۲- در قسمت Navigation pane، بر روی شی مورد نظر کلیک راست کرده و بعد Rename رو انتخاب کنید.

۳- اسم جدید شی رو تایپ کنید، بعد دکمه Enter رو فشار بدین.