اصلاح جداول در اکسس ۲۰۱۶

معرفی

موقع کار با پایگاه داده، ممکنه متوجه شین‌ که باید تغییراتی رو در جدول‌هاتون ایجاد کنید. اکسس کار تغییر جدول رو با توجه به نیازهایی که پایگاه داده داره آسون می‌کنه.

در اینجا درباره‌ی چگونگی ایجاد و مرتب کردن فیلدهای جدول صحبت می‌کنیم و یاد می‌گیرید چطور جدول رو بسازید و ویرایش کنید. همچنین یاد می‌گیرید که چگونه از داده‌های جداول مطمئن باشید و با تنظیم قوانین اعتبار، محدودیت‌های کاراکتر و انواع داده‌ها، فیلدها رو به طور مداوم فرمت کنید.در نهایت، شما رو به انتخاب‌های بیشتر توابع ریاضی ساده در جدول راهنمایی می‌کنیم.

اصلاح جداول:

علاوه بر ایجاد تغییرات پایه در جداول، مثل افزودن و جابجایی فیلدها، می‌تونید تغییرات پیشرفته‌ای رو ایجاد کنید که به شما اجازه میده قوانین رو برای داده‌هاتون تنظیم کنید. همه این تغییرات می‌تونن جدول‌های شما رو مفیدتر کنند.

افزودن و مرتب کردن فیلد:

اکسس تنظیم مجدد فیلدهای موجود و افزودن موارد جدید رو آسون می‌کنه. وقتی که یک فیلد جدید اضافه می‌کنید، می‌تونید نوع داده‌ها رو تنظیم کنید و اون‌ها رو در فیلد وارد کنید.

چندین نوع فیلد که می توانید به یک جدول اضافه کنید، وجود دارد.مثل:

Short Text: این گزینه پیش فرضه و برای اکثر متن‌ها در اکسس مناسب هست. باید اون رو برای شماره‌هایی که قصد ندارید روشون اعمال ریاضی رو انجام بدید انتخاب کنید، مانند کد های پستی و شماره تلفن.

Number: برای اعداد بهترین گزینه هستن، مثلا ممکنه بخواید محاسبات انجام بدید مانند مقادیر سفارش شده یا فروخته شده.

Currency : این به طور خودکار اعداد ارز مورد استفاده در منطقه شما رو پردازش می‌کنه.

Date & Time: به شما اجازه میده یک تاریخ رو از یک تقویم پاپ آپ انتخاب کنید.

Yes/No: یک چک باکس به فیلد شما اضافه میکنه.

Rich Text: به شما اجازه می‍‌ده فرمت رو به متن اضافه کنید، مانند bold و italics.

Long Text: برای مقادیر زیاد متن، مانند توصیف محصول، ایده آله.

Attachment : اجازه میده تا فایل‌ها رو مانند تصاویر ضمیمه کنید.

Hyperlink: این لینک یک URL یا آدرس ایمیل ایجاد میکنه.

اضافه کردن یک فیلد جدید به یک جدول موجود:

جدول دلخواه رو باز کنید و بر روی سرصفحه روی Add کلیک کنید . اگه چندین فیلد دارید، ممکنه لازم باشه به سمت راست حرکت کنید تا این گزینه رو ببینید.

یک منوی کشویی ظاهر میشه. نوع داده مورد نظر رو برای فیلد جدید انتخاب کنید.

یک نام برای فیلد خود تایپ کنید، سپس کلید Enter رو فشار بدید.

برای حرکت دادن یک فیلد:

فیلدی رو که میخواید حرکت بدید تعیین کنید، سپس موس رو روی مرز پایین سرصفحه فیلد قرار بدین. موس به یک فلش چهار طرفه تبدیل میشه.

فیلد رو به مکان جدید بکشید.

موس رو آزاد کنید فیلد در مکان جدید نمایش داده می‌شه.

گزینه‌های پیشرفته فیلد:

پایگاه داده‌ها اغلب شامل قوانینی هستن چون به کاربر این اطمینان رو میدن که نوع داده رو درست وارد میکنه.

مثلا کامپیوتر مثل انسان ۲ یا tow رو مثل هم نمیدونه. مطمئن باشید که داده‌های شما در فرمت استاندارد به شما کمک می‌کند سازماندهی، شمارش و درک داده ها براتون آسون بشه.

قوانین همچنین می‌تونن تعیین کنن که چه گزینه‌ای برای کار با داده‌های شما وجود داره. به عنوان مثال، شما فقط می‌تونید ریاضیات رو با داده‌های وارد شده در فیلدهای Number یا Currency انجام بدید و یا متن وارد شده در فیلدهای Text رو فرمت کنید.

سه نوع قوانین اصلی که می‌تونید برای یک فیلد تعیین کنید وجود داره: نوع داده (data type)، محدودیت کاراکترها (character limit) و قوانین اعتبار (validation rules).

تغییر نوع داده برای فیلدهای موجود:

فیلد با نوع داده‌ای که می‌خواید تغییر بدید رو انتخاب کنید.

تب Fields رو انتخاب کنید، سپس Group Formatting رو پیدا کنید. روی فلش کشویی Data Type کلیک کنید.

نوع داده مورد نظر رو انتخاب کنید.

نوع داده‌های فیلد تغییر میکنه. بسته به نوع داده‌ای که انتخاب کردین، ممکنه تغییراتی رو در اطلاعات خود مشاهده کنید. به عنوان مثال، چون ما نوع داده رو برای فیلد Email برای Hyperlink تنظیم می‌کنیم، تمام آدرس‌های ایمیل در این قسمت لینک‌های قابل کلیک هستن.

شما نباید نوع داده فیلد رو تغییر دهید مگه اینکه مطمئن باشید که اطلاعات فیلد شما در قالب صحیح برای نوع داده جدید هست. به عنوان مثال، تغییر فیلد حاوی text به نوع Number، تمام اطلاعات مربوط به فیلد شما رو حذف میکنه. این فرآیند اغلب غیرقابل برگشته.

محدودیت کاراکتر برای یک فیلد:

تنظیم محدودیت کاراکتر برای یک فیلد یک قاعده رو در مورد چگونگی تعداد حروف، اعداد، علائم نقطه گذاری و حتی فضاها میشه در اون فیلد وارد کرد. این میتونه به حفظ اطلاعات در رکوردهای شما کمک کنه و حتی کاربران را مجبور به وارد کردن داده ها به روش خاصی کنه.

در مثال زیر، یک کاربر وارد رکوردها که شامل آدرس هست می شه. اگر محدودیت کاراکتر رو در قسمت State به ۲ تنظیم کنید، کاربران فقط می‌تونن اطلاعات دو کاراکتری رو وارد کنند. این یعنی مثلا اون‌ها باید به جای نام کامل North Carolina در اینجا، NC رو وارد کنند. توجه داشته باشید که می‌تونید محدودیت کاراکتر رو فقط برای فیلدهایی که به عنوان text تعریف شده تنظیم کنید.

تنظیم محدودیت کاراکتر برای یک فیلد:

فیلد دلخواه رو انتخاب کنید.

روی تب Fields کلیک کنید، سپس گروه Properties رو پیدا کنید.

در فیلد Size، حداکثر تعداد کاراکترهایی که می‌خواید در فیلد خود اعمال کنید رو تایپ کنید.

جدول رو ذخیره کنید، محدودیت کاراکتر برای فیلد تنظیم میشه.

قوانین اعتبارسنجی (Validation rules):

قانون اعتبار سنجی یک قاعده هست که تعیین میکنه کدام اطلاعات رو می‌شه در یک فیلد وارد کرد. هنگامی که یک قانون اعتبارسنجی در جای خود قرار گرفته، کاربر غیرممکنه که بتونه اطلاعاتی را وارد کنه که قوانین رو نقض بشه. به عنوان مثال، اگه ما از کاربران بخوایم نام یک کشور رو به یک جدول با اطلاعات تماس وارد کنند؛ ممکنه یک قانون تنظیم کنیم که جواب‌های معتبر رو به کدهای پستی ایالات متحده محدود کنه. این امر باعث جلوگیری از تایپ چیزی که یک کد پستی واقعی نیست میشه.

در مثال زیر، ما این قانون رو به جدول مشتریان اعمال می‌کنیم. این یک قاعده معتبر سادست. ما فقط تمام پاسخ‌های معتبر رو که کاربر می‌تونه وارد کنه نام بردیم، یعنی کاربران نمی‌تونن هر چیزی رو در رکورد تایپ کنن. با این وجود، امکان ایجاد قوانین اعتبار سنجی که بسیار پیچیده هستن، وجود دارد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه نوشتن قوانین اعتبار، این آموزش را از مایکروسافت در مورد ایجاد قوانین اعتبار سنجی بررسی کنید.

برای ایجاد یک قانون اعتبار سنجی:

فیلدی که در اون می‌خواید یک قانون اعتبار اضافه کنید رو انتخاب کنید. در مثال ما، ما یک قانون برای فیلد State تنظیم می‌کنیم.

تب Fields رو انتخاب کنید، بعد گروه Validation Field رو پیدا کنید. روی دستورالعمل کشویی Validation کلیک کنید و سپس Field Validation Rule رو انتخاب کنید.

کادر محاوره‌ای Expression Builder نمایش داده میشه. روی باکس متن کلیک کنید و قاعده اعتبار رو تایپ کنید. مثلا ما می‌خواهیم داده‌ها رو در حوزه ایالت محدود به کدهای پستی واقعی کشور کحدود کنیم. ما هر یک از پاسخ های معتبر رو در علامت نقل قول‌ها تایپ می‌کنیم و آنها را با کلمه Or جدا می‎کنیم و اجازه میدیم که اکسس بدونه که این فیلد می‎تونه پاسخ “AL” یا “AK” یا “AZ” یا هر یک از ایالات دیگه را که وارد کردیم رو شامل بشه.

برای تایید، روی OK کلیک کنید. کادر بسته میشه.

دوباره دستورالعمل کشویی Validation رو کلیک کنید. این بار Validation Field رو انتخاب کنید.

یک جعبه ظاهر میشه. که باید عبارتی که میخواید در پیام خطا ظاهر شه رو در اون تایپ کنید. زمانی که کاربران سعی می‌کنن اطلاعاتی را وارد کنن که قانون اعتبار رو نقض میکنه، پیام شما باید به آنها اطلاع بده که وارد کردن چه اطلاعاتی مجاز هست.

بعد روی OK کلیک کنید.

قانون معتبر در حال حاضر در فیلد قرار گرفته و کاربران قادر به وارد کردن اطلاعاتی که قانون رو نقض میکننه نیستن.

 قوانین اعتبار ساده میتونه دقیقا مانند معیارهای کوئری نوشته بشه. تنها تفاوت اینه که معیارهای کوئری برای داده‌ها جستجو میشه، در حالی که یک قانون اعتبار یا اجازه داده یا رد میشه.

گزینه های بیشتر جدول:

فیلدهای محاسبه و ردیف‌های مجموع :

اضافه کردن فیلدهای محاسبه‌ و ردیف های مجموع به جدول شما اجازه میده محاسبات رو با استفاده از داده‎های جدول انجام بدید. فیلدهای محاسبه‌ داده‎ها رو در یک رکورد محاسبه میکنه، در حالی که ردیف‌های مجموع یک محاسبه را در یک مجموع فیلد داده انجام میده. هر زمانی که یک توزیع زیر رو برای یک رکورد مشاهده میکنین، یک فیلد محاسبه می‎بینید. به طور مشابه، هر زمان که یک مقدار کلی در پایین یک جدول مشاهده میکنین، یک ردیف مجموع می‌بینید.