معرفی
اکسس به شما امکان کار با دادههای عظیم رو میده، یعنی فهم هر چیزی در مورد پایگاه‌دادتون فقط با یک نگاه به اون دشواره. مرتب سازی و فیلتر کردن دو ابزار هستن که امکان سازماندهی و سفارشی‌سازی داده‌ها رو میدن و کار با اون‌ها رو راحت تر میکنن. در اینجا قراره نحوه مرتب‌سازی و فیلتر کردن رکوردها رو یاد بگیرین.
مرتب سازی و فیلتر کردن
در اصل ، مرتب سازی و فیلترکردن ابزاریه که به شما امکان سازماندهی داده‌ها رو میده. هنگام مرتب سازی داده‌ها، اون‌ها رو مرتب می‌کنید و فیلتر کردن داده‌ها باعث میشه دادههای بی اهمیت رو مخفی کنید و فقط روی دادههای مدنظرتون تمرکز کنید.
مرتب سازی رکوردها:
موقع مرتب‌سازی رکوردها، در واقع اون‌ها رو با یک ترتیب منطقی، با دادههای مشابه در کنار هم گروه بندی می‌کنید. در نتیجه، دادههای مرتب شده اغلب برای خواندن و درک ساده تر از داده های مرتب نشده هستن. به صورت پیش‌فرض، در اکسس مرتب‌سازی بر اساس شماره شناسه دادهاست اما روش‌های دیگه هم وجود داره. مثلا، دادههای موجود در یک پایگاه داده متعلق به قنادی می‌تونن به چند روش مرتب‌سازی بشن:
۱- سفارشات رو میشه بر اساس تاریخ سفارش و یا نام خانوادگی مشتریانی که ثبت سفارش کردن مرتب کرد.
۲- مشتریان می‌تونن با نام یا شهر یا کد پستی که در آن زندگی می کنند مرتب بشن.
۳- محصولات رو میشه بر اساس نام، دسته‌بندی محصولات و یا قیمت مرتب کرد.
می‌تونید متن و اعداد رو به دو روش مرتب کنید: صعودی و نزولی. صعودی یعنی اعداد رو از کوچکترین تا بزرگترین و متن رو از A تا Z ترتیب مرتب کنید. نزولی یعنی اعدا رو از بزرگترین تا کوچکترین و حروف رو از Z به A مرتب‌سازی کنید. مرتب سازی پیش فرض شماره شناسه که در جداول شما نمایش داده میشه صعودیه، به همین دلیل اول کمترین شماره شناسه نمایش داده میشه.
نحوه مرتب سازی در اکسس:
۱- فیلد مورد نظر رو انتخاب کنید در این مثال ما نام خانوادگی مشتریان رو مرتب میکنیم.
۲- روی تب Home در نوارابزار کلیک کنید و گروه Sort & Filter رو پیدا کنید.
۳- با انتخاب دستور Ascending یا Descending فیلد‌ها رو به صورت صعودی یا نزولی مرتب کنید.
۴- جدول ما براساس فیلدهای انتخاب شده مرتب میشه.
۵- برای ذخیره مرتب سازی، روی گزینه Save در نوارابزار دسترسی سریع کلیک کنید.
بعد از انجام مرتب سازی، تا زمانی که مرتب سازی دیگه‌ای انجام بدین یا ترتیب فعلی رو حذف کنید، داده‌ها بر اساس ترتیبی که در نظر گرفتین مرتب میمونن. برای حذف مرتب‌سازی، روی گزینه‌ی Remove Sort کلیک کنید.
فیلتر کردن رکوردها:
فیلترها به شما این امکان رو میدن تا فقط داده‌هایی رو که می‌خواین، ببینید. موقع ایجاد فیلتر، باید معیارهایی رو برای دادههای مورد نظر تعیین کنید. بعد فیلتر همه رکوردهای موجود در جدول رو جستجو میکنه و اون‌هایی رو پیدا میکنه که معیارهای شما رو شامل میشن و موقتا بقیه موارد رو مخفی میکنه.
فیلترها زمانی مفید هستند که به شما این امکان رو بدن تا بدون توجه به دادههای غیرضروری، روی پرونده‌های خاص تمرکز کنید. به عنوان مثال، اگه شما یک پایگاه‌داده دارین که شامل اطلاعات مربوط به مشتری و سفارشات میشه، می‌تونید یک فیلتر ایجاد کنید تا فقط مشتریانی که در یک شهر خاص زندگی میکنن یا فقط سفارشاتی که شامل یک محصول خاص میشن رو نمایش بدین. مشاهده داده‌ها با یک فیلتر خیلی راحت‌تر از جستجوی اون‌ها در یک جدول بزرگ هستن.
ما در مثالها و توضیحات خودمون از فیلترها در جداول استفاده میکنیم، اما شما می‌تونید فیلترها رو برای هر شیء در اکسس اعمال کنید. این روند تقریبا یکسانه.
برای ایجاد یک فیلتر ساده:
۱- روی فلش‌کشویی کنار فیلد مورد نظر برای فیلتر کردن کلیک کنید. ما در مثالمون طبق شهرها کار فیلتر رو انجام میدیم چون می‌خوایم لیستی از مشتریانی رو ببینید که در یک شهر خاص زندگی میکنن.
۲- یک منوی کشویی با یک چک لیست نمایش داده میشه. فقط موارد چک شده در نتایج فیلتر شده نمایش داده میشه. با کلیک روی گزینه “Select All” همه چیز رو یکباره انتخاب می‌کنید یا از حالت انتخاب خارج می‌کنید. مثلا، ما Cary رو انتخاب میکنیم.
۳- روی گزینه OK کلیک کنید فیلتر اعمال میش. جدول مشتریان ما الان فقط مشتریانی رو نشون میده که در Cary زندگی میکنن.
۴- تنظیم فیلتر به شما این امکان رو میده تا اون رو روشن یا خاموش کنید. برای مشاهده رکوردهای بدون فیلتر، روی گزینه‌ی Toggle Filter کلیک کنید. برای بازیابی فیلتر، دوباره روی اون کلیک کنید.
ایجاد فیلتر از یک انتخاب:
فیلتر با انتخاب به شما این امکان رو میده دادههای خاصی رو از جدول انتخاب کرده و بعد داده هایی رو پیدا کنید که با اون مشابه یا متفاوت باشن. مثلا، اگه با برای پایگاه داده‌ی قنادی کار می‌کردن و می‌خواستین تمام محصولاتی رو که نام اون‌ها شامل کلمه شکلات هست پیدا کنید، می‌تونید اون کلمه رو در نام یک محصول پیدا کیند و بعد یک فیلتر با اون ایجاد کنید. اگه فیلدی موردنظرتون شامل موارد زیادی باشه، ایجاد فیلتر با یک انتخاب خیلی راحت‌تر از راه اندازی یک فیلتر سادست. می‌تونید از گزینه‌های زیر استفاده کنید:
Contains: فقط رکوردها با سلول‌هایی رو شامل میشه که داخلشون دادههای انتخاب شده هستن.
Does Not Contain: شامل تمام رکوردها به استثنای اون‌هایی که داخل سلول‌هاشون دادههای انتخاب شده هستن میشه.
Ends With: فقط رکوردهایی رو پیدا میکنه که با کلمه یا عبارت انتخاب شده به پایان میرسن.
Does Not End With: شامل رکوردهایی میشه که در هر قسمتشون عبارت یا کلمه‌ی جستجو شده‌ی ما قرار داره.
حالا برای ایجاد این نوع فیلتر:
۱- سلول یا داده‌ای رو که می‌خواید ازش فیلتر بسازید انتخاب کنید. مثلا ما می‌خوایم لیستی از تمام محصولات رو که شامل کلمه chocolate هستن، ببینیم ، پس کلمه رو در قسمت Product Name انتخاب میکنیم.
۲- تب Home رو از نوارابزار انتخاب کنید، گروه Sort & Filter رو پیدا کنید و روی فلش کشویی Selection کلیک کنید.
۳- نوع فیلتر مورد نظر رو انتخاب کنید. ما Contains “Chocolate” رو انتخاب کردیم تا همه رکوردهایی رو مشاهده کنیم که شامل کلمه شکلات در هر رکورد از فیلد‌هامون باشن.
۴- فیلتر اعمال میشه. جدول ما درخال خاضر محصولات با کلمه شکلات رو نمایش میده.
ایجاد یک فیلتر با استفاده از یک اصطلاح جستجو در اکسس:
همچنین می‌تونید با وارد کردن یک عبارت جستجو یک فیلتر ایجاد کنید. ایجاد این نوع فیلتر هم مانند حالت قبله و تفاوت چندانی نداره.
فیلتر کردن متن توسط یک عبارت جستجو:
موقع وارد کردن یک عبارت جستجو برای فیلتر کردن متن، می‌تونید از گزینه‌هایی که هنگام فیلتر کردن با یک انتخاب استفاده می‌کردین دوباره در اینجا هم استفاده کنید. همچنین می‌تونید از گزینه‌های زیر استفاده کنید:
Equals: فقط شامل رکوردهایی هست که دادههای داخلش با داده های انتخاب شده یکی باشه.
Does Not Equal: شامل تمام رکوردها به جز داده‌هایی هست که با انتخاب شما یکی باشن.
Begins With: فقط شامل رکوردهایی هست که دادههای داخلش با عبارت یا کلمه جستجو شده شروع میشن.
Does Not Begin With: شامل تمام رکورد‌هاست به جز اون‌هایی که با عبارت یا کلمه جستوجو شده شروع میشن.
برای این نوع فیلتر باید:
۱- روی فلش کشویی کنار فیلد مورد نظر برای فیلتر کردن کلیک کنید. مثلا ما رکوردهای موجود در جدول سفارشات رو فیلتر میکنیم تا فقط اون‌هایی که شامل یادداشت‌هایی با اطلاعات خاص هستن رو نمایش بدیم، پس در فیلد Notes روی فلش کلیک میکنیم.
۲- در منوی کشویی، روی گزینه‌ی Text Filters برید. از لیستی که نمایش داده میشه، گزینه مورد نظرتون رو انتخاب کنید. مثلا، ما می‌خوایم فقط رکوردهایی رو مشاهده كنیم كه داخلشون سفارشات جشن قرار گرفته. از گزینه‌های موجود Contains رو انتخاب میکنیم و بعد روی کلمه‌ی party رو جستجو میکنیم.
۳- دیالوگ باکس Custom Filter نمایش داده میشه. کلمه مورد نظررو باید اینجا تایپ کنید.
۴- روی گزینه‌ی OK کلیک کنید تا فیلتر اعمال بشه.
فیلتر کردن اعداد با یک عبارت جستجو:
فرآیند فیلتر کردن اعداد با یک عبارت جستجو مثل فرایند فیلتر کردن متن هست. با این حال، گزینه‌های مختلفی برای فیلتر اعداد هم وجود داره. علاوه بر Equals و Does not Equal که همان مساوی و نا مساوی هستن،می‌تونید از گزینه‌های مختلف زیر استفاده کنید:
Greater Than: این گزینه اعداد بزرگتر از عدد مورد نظر شما رو نمایش میده.
Less Than: این گزینه اعداد کوچکتر از عدد مورد نظر شما رو نمایش میده.
Between: در این گزینه دوتا عدد باید وارد کنید، بعد از تایید اعداد بین دو عدد مورد نظر شما رو نمایش میده.
برای استفاده از این نوع فیلتر:
۱- روی فلش کشویی کنار فیلد مورد نظر برای فیلتر کردن کلیک کنید. مثلا ما رکوردهای موجود در جدول آیتم های منو رو براساس قیمت فیلتر کنیم ، بنابراین در قسمت Price روی فلش کلیک میکنیم.
۲- در منوی کشویی، موس رو روی گزینه‌ی Number Filters ببرید. از لیستی که نمایش داده میشه گزینه مد نظر رو انتخاب کنید. مثلا ما مواردی که کمتر از ۵ دلار هستن رو می‌بینیم.
۳- دیالوگ باکس Custom Filter نمایش داده میشه. تعداد یا شماره‌هایی رو که می‌خواید در فیلتر ازشون استفاده کنید تایپ کنید. ما ۵ تایپ می کنیم بنابراین فیلتر فقط مواردی از منو را نمایش میده که ۵ دلار یا کمتر هستن.
۴- روی OK کلیک کنید تا فیلتر اعمال میشه.
توجه کنید که انواع خاصی از اعداد ممکنه شامل گزینه‌های دیگه‌ی فیلتر هم باشن. به عنوان مثال، تاریخ‌های ذخیره شده به شکل عددی (mm / dd / yyy یا ۲۰۱۲/۰۱/۰۱) شامل گزینه هایی برای فیلتر کردن بر اساس تاریخ هستن.
