شروع کار با اکسس

معرفی اکسس

لازمه‌ی یادگیری اکسس اینه که تمام ابزار‌های اون رو بشناسید، این کار بهتون کمک میکنه از محیط اکسس به خوبی استفاده کنید و بتونید باهاش ارتباط برقرار کنید.

در اینجا شما با محیط اکسس، از جمله نوارابزار (Ribbon)، نمای(Backstage view) و Navigation pane، بخش جداول داده‌ها (Document Tabs bar) و غیره آشنا میشین.

اکسس از نوار ابزار برای مدیریت و سازماندهی دستورات استفاده میکنه. نسخه ۲۰۱۶ اکسس بسار شبیه نسخه‌های قدیمیه اون هست، اگه از نسخه‌های قدیمی استفاده کردین یادگریری و کار با این نسخه براتون راحت‌تر هست. اما اگه برای اولین بار میخواید از اکسس استفاده کنید باید زمان بیشتری برای یادگیری بزارین.

نحوه کار در محیط اکسس

در اکسس گزینه‌هایی مثل نوارابزار در بالای پنجره‌ی اکسس و دسترسی سریع به نوار ابزار (Quick Access Toolbar) درقسمتی که دستورات رو انجام میدین و همچنین در بخش Backstage view وجود‌ داره.

نوار ابزار

نوار ابزار در بالای پنجره اکسس قرار داره، این نوار شامل چندین تب هست که هر کدوم شامل گروهی از دستوراته. برای مثال، گروه Clipboard در تب home قرار داره و شامل دستورات Cut ،Copy و Paste هست.

بعضی از گروه‌ها دارای یک فلش کوچک در گوشه پایین سمت راستشون هستن که می‌تونید برای دیدن گزینه‌های بیشتر روی اون کلیک کنید.

بزرگ‌نمایی و کوچک‌نمایی نوار ابزار:

نوارابزار برای پاسخ به نیاز‌های کلی شما طراحی شده، ولی اگر احساس کردین خیلی فضا می‌گیره می‌تونید اون رو کوچیک کنید. برای این کار:

۱- روی فلش در گوشه پایین سمت راست نوار برای به کوچک کردن کلیک کنید.

۲- نوار ابزار کوچیک میشه. حالا برای مشاهده‌ی گزینه‌ها، روی تب مورد نظر کلیک کنید تا دوباره نمایش داده بشه؛ در این حالت وقتی از نوار ابزار استفاده نمی‌کنید دوباره ناپدید میشه.

برای بزرگ‌نمایی نوار ابزار:

۱- روی تب کلیک کنید، سپس روی نماد پین در گوشه پایین سمت راست کلیک کنید. نوارابزار ظاهر میشه.

استفاده از ویژگی Tell me

اگر دنبال یک دستور می‌گردین و اون رو پیدا نمی‌کنید، ویژگی Tell Me می تونه کمکتون کنه. این گزینه درست مثل یک نوار جستجوی معمولی کار می‌کنه: گزینه موردنظر رو تایپ کنید، یک لیست از گزینه‌ها ظاهر میشه. بعد می‌تونید از اون دستور به طور مستقیم استفاده کنید بدون اینکه نیاز باشه اون رو روی نوار ابزار پیدا کنید.

نوارابزار دسترسی سریع

نوارابزار سریع دسترسی که در بالای نوارابزار اصلی قرار داره، به شما اجازه میده تا از دستورات معمولی اکسس بدون توجه به تبی که در اون قرار دارید استفاده کنید. به صورت پیش‌فرض، دستورات Save ، Undo و Redo رو نشون میده. اگه بخواید، می‌تونید اون را با گزینه‌ی adding additional commands سفارشی کنید.

توجه داشته باشید که دستور Save فقط شی فعلی رو ذخیره می کنه. علاوه بر این، دستور Undo اعمال خاصی مانند اضافه کردن یک رکورد رو لغو نمیکنه. هنگام استفاده از این دستور ،به اطالعاتتون دقت کنید.

نمای پشت‌صحنه Backstage view

این بخش به شما گزینه‌های مختلف برای ذخیره، باز کردن و چاپ پایگاه داده رو میده.

برای دسترسی به Backstage view :

روی تب File در نوارابزار کلیک کنید.

نمای پشت صحنه ظاهر میشه.

Navigation pane

Navigation pane یک لیست شامل هر شی در پایگاه دادست. برای مشاهده ساده تر، اشیا به صورت گروهی طبقه بندی می‌شن. شما می توانید با استفاده از اون، اشیاء رو باز کنید، تغییر نام بدین و یا حذفشون کنید.

بزرگ‌نمایی وکوچک‌نمایی Navigation pane:

Navigation pane بهتون کمک میکنه همه اشیاء رو مدیریت کنید. با این حال، اگه احساس می‌کنید که بیش از حد فضای صفحه رو می‌گیره، می‌تونید اون رو به کوچیک کنید.

برای به کوچیک کردن کادر، روی فلش دوگانه در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید.

برای به برای بزرگ کردن هم روی دکمه دوبار کلیک کنید.

اگه بخواید می‌تونید Navigation pane رو بدون این که به طور کامل ناپدید کنید کوچیک‌تر کنید و تغییر بدین. فقط کافیه روی مرز راست پنجره کلیک کنید و اون رو بکشید وبه اندازه‌ی موردنظرتون برسید.

مرتب کردن اشیاء در Navigation pane:

به طور پیش فرض، اشیاء بر اساس نوع مرتب میشن،مثلا جداول در یک گروه، فرم‌ها در یک گروه دیگه و غیره. با این حال، اگه بخواید می‌تونید اشیاء رو در Navigation pane مرتب کنید. چهار گزینه برای مرتب‌سازی وجود داره:

Custom اجازه میده برای ایجاد یک گروه سفارشی و مرتب سازی اشیاء. پس از اعمال مرتب سازی، اشیاء دلخواه رو به گروه جدید منتقل کنید.

Object Type اشیاء رو بر اساس نوع گروه‌بندی میکنه که پیش فرض هست.

Tables and Related Viewsبر اساس جدول‌های مرتبط فرم‌ها، کوئری‌ها و گزارش‌ها رو گروه‌بندی میکنه.

Created Date/Modified Date: انواع اشیاء رو بر اساس زمان ایجاد یا آخرین ویرایش مرتب میکنه.

برای مرتب کردن اشیاء در Navigation pane:

روی فلش کشویی که سمت راست All Access Objects قرار داره، کلیک کنید، سپس مرتب سازی دلخواه رو از منوی کشویی انتخاب کنید.

بعد اشیاء در Navigation pane اونطور که مدنظر شماست مرتب میشن.

برای سفارشی کردن ظاهر Navigation pane، می‌تونید گروه‌هایی از اشیا رو که نمی‌خواید مشاهده کنید رو کوچیک کنید. فقط کافیه روی دوفلش سمت بالا در کنار نام گروه کلیک کنید. برای نشان دادن یک گروه، روی دوفلش طرف پایین کلیک کنید.

پایگاه های داده با navigation forms

برخی از پایگاه‌داده‌ها شامل یک navigation form هست که وقتی پایگاه‌داده باز میشه، اون هم به طور خودکار باز میشه. navigation form طراحی شده تا یک جایگزین کاربرپسند برای Navigation pane باشه. اون‌ها شامل تب‌هایی هستند که به شما این امکان رو میدن تا با فرم‌های رایج، نمایش‌ها و گزارش‌ها به کارتون ادامه بدین. داشتن اشیاء کاربردی در یک مکان در دسترس، این امکان رو به شما میدن تا به سرعت و راحت کاراتون رو انجام بدین.

برای باز کردن یک شی از navigation form، روی تب اون کلیک کنید. این شی در navigation form نمایش داده میشه. هنگامی که یک شی باز میشه، می‌تونید با آن به طور معمول کار کنید. در مثال زیر ، navigation form دارای تب‌هایی در قسمت بالا سمت چپ برای سفارشات، مشتریان و ‌آیتم‌های منو هست و هرکدام یک شیء مربوطه رو باز میکنه.

به طور کلی، navigation form شامل تنها اشیایی هست که یک کاربر معمولی باید به طور منظم با اون کار کنه، به همین دلیل است که ممکنه است شامل هر فرم، کوئری یا گزارش واحد باشه. این باعث میشه مسیر پایگاه داده را ساده تر کند. با مخفی کردن جداول و به ندرت از فرم ها، نمایش ها و گزارش ها استفاده می شود، همچنین همچنین احتمال آسیب دیدن پایگاه‌داده توسط کاربران رو به طور تصادفی، همچنین ویرایش یا حذف داده‌های لازم کاهش میده.

به همین دلیل مهمه که قبل از کار با اشیائی که در navigation form شما موجود نیست، از طراح یا مدیر پایگاه داده خود بپرسید. پس از پیشرفت، می‌تونید navigation form رو به بزرگ کنید و اشیاء رو از اونجا باز کنید.