فرمت کردن فرم ها در اکسس ۲۰۱۶

معرفی

پس از ایجاد یک فرم، ممکنه بخواهید ظاهرش رو اصلاح کنید. قالب بندی فرم کمک می‌کنه که پایگاه داده شما بیشتر سازگار و حرفه‌ای باشه. با برخی از تغییرات قالب بندی حتی می تونید استفاده از فرم‌هاتون رو راحت تر کنیدو حتی میتونید اونارو سفارشی کنید.

در این درس، شما نحوه اضافه کردن گزینه ، تغییر پوسته های فرم ، اضافه کردن آرم ها و تصاویر دیگر ، و تغییر رنگ و فونت فرم را یاد خواهید گرفت .

در این آموزش، از یک پایگاه داده نمونه استفاده میکنیم که  اگر میخواهید باید دانلودش کنید. فقط  باید اکسس را روی کامپیوترتون نصب کنید.

فرمت کردن فرم‌ها:

اکسس گزینه های متعددی را ارائه می دهد که به شما این امکان رو میده فرم رو دقیقا به همان روشی که می خواید برسازید. برخی از این گزینه ها برای فرم ها منحصر به فرده اما بقیه ممکنه براتون آشنا باشه.

گزینه ها (Command buttons) :

اگر یک راه برای ایجاد فرم برای کاربران به سرعت با انجام اقدامات خاص و وظایف مختلف می خواهید ، گزینه ها را در نظر اضافه بگیرید. هنگامی که شما یه گزینه ایجاد می‌کنید، یه عمل برای آن تعریف میکنید که وقتی روش کلیک می‌کنید اعمال میشه‌. استفاده از گزینه ها برای وظایف رایج در فرم خود، باعثمیشه استفاده از فرم آسون تر بشه.

اکسس انواع مختلفی از گزینه‌ها رو ارائه می دهد، اما به چند دسته اصلی تقسیم میشن:

• گزینه‌ی Record Navigation، که به کاربران اجازه می ده در سراسر پرونده ها در پایگاه داده خود حرکت کنند
• گزینه‌ی Record Operation ، که به کاربران اجازه می ده تا کارهایی مانند ذخیره و چاپ گزارش هارو انجام بدن.
• گزینه‌ی Form Operation ، که به کاربران اجازه می ده تا به سرعت فرم را باز کرده یا بسته، فرم فعلی را چاپ کرده و کارهای دیگه رو انجام دهند.
• گزینه‌ی Report Operation، که به کاربران یک روش سریع برای انجام کارهایی مانند پیش نمایش و ارسال یک گزارش از رکورد فعلی ارائه می دهد.

اضافه کردن یک گزینه به یک فرم:

در Form Layout ، تب design را انتخاب کنید، سپس گروه controls را پیدا کنید.

روی فرمان گزینه کلیک کنید.

یه مکان برای گزینه انتخاب کنید وبعد روی موس کلیک کنید.

مراحل اینجاد گزینه نشون داده میشه. در رده بنده ها (Categories) ، بخشی رو که میخواید به اون گزینه رو اضافه کنید روا انتخاب کنید. ما می خواهیم یه روش برای سرعت بخشیدن به جابه جایی کوردهای خاص پیدا کنیم، پس رده‌ی Navigation Record رو انتخاب می‌کنیم.

لیست در قسمت Actions به روز رسانی میشه تا رده انتخاب شده شما را نشان بده. کاری رو که می خواهید این گزینه انجام بده را انتخاب کنید، سپس روی Next کلیک کنید. در مثال ما، Find Record را انتخاب کردیم.

حالا می توانید تصمیم بگیرید که گزینه‌ی شما برای اضافه کردن متن یا یک تصویر است . پیش نمایش زنده از گزینه‌ی شما در سمت چپ ظاهر می شود.

برای اضافه کردن متن ، گزینه Text را انتخاب کنید، سپس کلمه یا عبارت دلخواه را در کادر متن تایپ کنید.

برای اضافه کردن یک عکس ، گزینه picture را انتخاب کنید. شما می توانید تصمیم بگیرید که تصویر پیش فرض آن گزینه را نگه دارید یا تصویر دیگری انتخاب کنید. گزینه‌ی Show All Pictures یا Browse را انتخاب کنید تا یک عمس از کامپیوترتون انتخاب کنید.

هنگامی که شما از ظاهر گزینه راضی هستید، روی Next کلیک کنید.

یک نام برای گزینه تایپ کنید. این نام روی گزینه ظاهر نمی شه، اما دانستن این نام به شما کمک می کند که اگر میخواهید آن را از طریق صفحه املاک تغییر دهید سریعا گزینه رو پیدا کنید. پس از اضافه کردن نام گزینه، روی Finish کلیک کنید.

برای تست گزینه جدید به نمای فرم بروید.گزینه‌ی Search  ما باکس Find and Replace را باز می‌کند.

برخی از کاربران گزارش می‌دهند که اکسس حین فرمت کردن فرم‌ها دچار نقص فنی میشه. اگر مشکلی در اجرای هر یک از این وظایف در بخش Layout view دارید , سعی کنید Design view  رو تغییر بدین.

تغییر طرح فرم ها:

وقتی یک فرم ایجاد می کنید، اکسس عناصر فرم را در یک طرح پیش فرض قرار می ده که در آن فیلدها به صورت مرتب در بالای یکدیگر قرار می گیرند، همه دقیقا یکسان هستند. در حالی که این طرح عملکردی است، ممکن است متوجه شوید که این طرح مناسب اطلاعات شما نیست. مثلا در شکل زیر بیشتر فیلدها تقریبا ً خالی هستند چون داده‌های ذخیره‌شده در آنها زیاد نیستن.

مثلا این فرم وقتی بهتر میشد که فیلدها و گزینه‌ها کوچیکتر میشدن یا حتی بعضیاشون کنار هم قرار میگرفتنبه صورت پیشفرض نمیشه دوتا فیلد رو کنار هم قرار داد یا نمیشه فقط انداره‌ی یکی از فیلدها یا گزینه ها رو تغییر داد. این به این دلیل است که خطوط دسترسی داده ها را در ردیف‌ها و ستون‌های مرتب تشکیل می‌دهند و وقتی که سایز یک فیلد را تغییر میدهید، درواقع کل ستون رو تغییر میدین.

برای تغییر اندازه و تنظیم فیلدها ،باید form layout را تغییر دهید . از آنجا که طرح پیش فرض برای فرم ما فقط شامل دو ستون است – یکی برای برچسب های فیلد و دیگری برای فیلدها – ما باید یک ستون جدید ایجاد کنیم تا دو فیلد را کنارهم بذاریم.

ما می توانیم این کار را با استفاده از گزینه ای که در تبArrange   قرار داره انجام بدیم که شامل تمام ابزارهایی است که ما باید یک طرح فرم را سفارشی کنیم. اگر تا به حال در مایکروسافت ورد جداول ساخته‌اید و اصلاح کرده اید ، می دوانید که چطور از بسیاری از این ابزارها استفاده کنید. اگر با جداول آشنا نیستید، درس های جداول را از آموزش Word ما بررسی کنید.

تغییر اندازه اجزای فرم:

نمای صفحتون رو به Layout view تغییر بدین.

فیلد یا گزینه ای را که میخواهید تغییر دهید را انتخاب کنید و سپس موس را روی لبه قرار دهید. نشانگر تبدیل به یک فلش دو طرفه میشه.

برای تغییر اندازه شیء انتخاب شده، روی موس کلیک کنید و بکشید.

اندازه فیلد یا گزینه تغییر  داده می شه و هر مورد دیگه ای باهاش هماهنگ می شه.

حرکت دادن اجزاء فرم:

در صورت لزوم میتونید برای حرکت فیلد یا گزینه با استفاده از فرمان insert که در گروه Rows & Columns است ستون یا ردیف اضافه کنید. در مثال ما می خواهیم فیلد نام خانوادگی را به سمت راست فیلد نام منتقل کنیم، بنابراین ما باید دو ستون جدید را در سمت راست ایجاد کنیم: یکی برای برچسب فیلد و دیگری برای خود فیلد. برای انجام این کار، دوبار روی گزینه‌ی Insert Right  کلیک میکنیم.

فیلد یا گزینه را به مکان جدید خود بکشید ، اگر در حال حرکت یک فیلد هستید، حتما برچسب فیلد را نیز حرکت دهید.

مراحل بالا را برای هر فیلد یاگزینه های دیگر که می خواهید حرکت کنه تکرار کنید.

اگر می خواهید یک فیلد را بیشتر یا کمتر از یک ستون فضا داشته باشه، می توانید از دستورات Merge و Split استفاده کنید. دستور Merge دو یا چند سلول را ترکیب می کند، در حالی که فرمان Split یک سلول را تقسیم می کند. در مثال زیر ما، فرمان جستجو در بالای فرم در یک سلول ادغام شده است و فرمان جدید مشتری در انتهای فرم در یک سلول تقسیم شده است .

گزینه های بیشتر قالب بندی:

اضافه کردن آرم ها و سایر تصاویر به فرم ها می تونه تا حد زیادی ظاهر فرم رو بهتر کنه، می توانید از گزینه‌ی theme colors and fonts استفاده کنید. برای یادگیری نحوه اضافه کردن تصاویر و عناصر تم به فرم های خود، درس های پیشرفته گزینه های گزارش را بررسی کنید . روش ها یکسان هستند.

تغییر رنگ و فونت اجزای فرم:

برای سفارشی کردن ظاهر فرمها، میتوانید رنگها و فونتهای مختلف را به فیلدها ، دکمه‌ها، برچسب‌ها و سایر اجزاء فرم اعمال کنید. اگر شما مایل به استفاده از یک رنگ خاص یا طرح فونت در یک فرم هستید، اما نمی خواهید این عناصر طراحی را به کل پایگاه داده خود اعمال کنید اصلاح ظاهر فرم یک روش مفیده.

به عنوان مثال، در شکل زیر، فونت عنوان فرم را اصلاح کردیم. ما همچنین رنگ را به فیلدهای فرم اعمال کردیم و با گزینه ها هم همین کار رو انجام دادیم.

شما می توانید این تغییرات را با استفاده از تکنیک های قالب بندی و ابزار مشابه با آنهایی که می توانید از فرم اشکال در Word و سایر برنامه های Office استفاده کنید. به سادگی شی ای رو که می خواهید در   Layout view یا Design view تغییر دهید و از گزینه های قالب بندی در تب  Format برای سفارشی کردن ظاهر آن استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد ساخت این نوع تغییرات، درس‌های از آموزش Word ما رو بررسی کنید.