معرفی
درسته که میشه دادهها رو به صورت مستقیم در جداول پایگاه‌داده وارد کنید، اما استفاده از فرم‌ها این کار رو راحت‌تر میکنه. فرم‌ها این اطمینان رو میدن که داده‌های مناسب، در مکان و فرمت مناسب وارد شدن؛ که این میتونه به درستی و تداوم پایگاه داده‌تون کمک کنه.
در اینجا به مزایای استفاده از فرم‌ها در یک پایگاه داده پرداخته میشه، نمونه‌هایی از فرم مختلف و اجزای فرم رو مرور میکنید، در آخر یاد می‌گیرین که چطوری از فرم‌ها برای وارد کردن رکورد‌های جدید استفاده کنین، همچنین موارد موجود رو مشاهده و ویرایش کنید.
چرا از فرم استفاده می کنیم؟
فرم‌ها برای اشخاصی که اطلاعات میخوان و همچنین برای شخص ارائه‌دهنده اطلاعات خیلی مفیده، به همین دلیل فرم ها در بین مردم بسیار محبوب هستنن و ازشون زیاد استفاده میشه. فرم‌ها یه روش عالی برای کسانی هستن که نیازمند اطلاعات در یک فرمت خاص هستن، یعنی شخصی که فرم رو پر میکنه دقیقا میدونه چه اطلاعاتی رو کجا وارد کنه.
این موضوع دقیقا در مورد فرمهای موجود در اکسس هم صدق میکنه. وقتی دادهها رو با استفاده از فرم‌ها در اکسس وارد میکنید، دادهها دقیقا جایی که باید در اون قرار بگیرند ذخیره میشن. درحالی که وارد کردن دادهها به جداول ساده کاملا سادست، با اما اگه بخوایم دادهها رو در تعدای جدول با روابط پیچیده وارد کنیم کار به شدت پیچیده و سخت میشه.
به عنوان مثال ، جدول orders table در پایگاه داده ممکنه به اطلاعات مربوط به مشتریان، محصولات و قیمت‌ها در جدوال مرتبط لینک شده باشه. به عنوان مثال، در جدول orders table در زیر قسمت Customer ID به جدول Customers لینک شده است.
مثلا، برای دیدن کل سفارش باید در جدول Order Items، جایی که آیتم های منو هر سفارش رو تشکیل میدن، جستجو کنید.
رکورد‌های موجود در این جدول شامل شماره شناسه رکورد‌های بقیه جداول هست. شما فقط با نگاه به این رکوردها نمی‌تونید چیزهای زیادی بفهمید، چون شماره‌های شناسایی اطلاعات زیادی راجع به داده‌های مربوط به اونها نمیدن. همچنین چون برای مشاهده یک سفارش باید به دو جدول نگاه کنید، مشاهده بسیاری از رکوردها از این طریق میتونه به یک کار دشوار و خسته کننده تبدیل بشه.
ممکنه فرم موجود با همون داده ها به صورت زیر باشه:
همونطور که میبینید، فهم دادهها موقع مشاهده فرم خیلی ساده تره، پس در این صورت تغییر رکورد هم ساده‌تر هست. چون برای وارد کردن داده‌های جدید نیازی به دانستن شماره شناسه ندارین. وقتی از فرم‌ها استفاده می‌کنی، لازم نیست نگران وارد کردن دادهها به جداول مناسب یا در فرمت مناسب باشید، فرم این موارد رو کنترل میکنن وتمام اطلاعات مورد نیاز رو در یک‌جا جمع میکنن.
نه تنها فرم‌ها باعث میشن فرآیند ورود دادهها برای کاربر آسون تر بشه، بلکه باعث میشن که خود پایگاه داده‌تون همیشه مرتب باشه و نظمش به هم نخوره. با استفاده از فرم ها، طراحان پایگاه‌داده می‌تونن چگونگی تعامل کاربران با پایگاه داده رو کنترل کنن. حتی میشه محدودیت‌هایی رو روی اجزای فرم‌ها ایجاد کنن تا حتما داده های لازم در یک فرمت معتبر وارد بشن. این کار بسیار مفیده چون نگه‌داشتن داده‌های سازگار و سازمان‌یافته برای یک پایگاه داده دقیق و قدرتمند کاملا ضروری هست.
کار با فرم ها در اکسس:
برای باز کردن فرم موجود:
۱- پایگاه‌داده رو باز کنید و به قسمت Navigation pane برید.
۲- فرم مورد نظر رو برای باز کردن پیدا کنید.
۳- روی فرم مورد نظر دوبار کلیک کنید.
۴- فرم مورد نظر به عنوان یک تب در نوار تب‌های اسناد باز میشه.
وارد کردن و تغییر داده ها در اکسس:
بسته به پایگاه‌داده‌ای که استفاده میکنید، فرم‌ها ممکنه شامل ابزارها و ویژگی‌های خاصی باشن و به شما این امکان رو بدن تا با یک کلیک روی یک دکمه کارهای متداولی انجام بدین.
برای افزودن یک رکورد جدید:
دو روش برای اضافه کردن یک رکورد جدید به فرم وجود داره:
۱- در گروه Records که روی تب Home در نوار ابزار قراره داره برید و روی گزینه new کلیک کنید.
۲- در نوار Record Navigation در پایین پنجره، روی دکمه New Record کلیک کنید.
پیدا کردن یک رکورد موجود برای مشاهده یا ویرایش:
دو روش برای یافتن و مشاهده یک رکورد موجود با استفاده از یک فرم وجود داره، و هر دو از Navigation bar در پایین صفحه استفاده میکنن:
۱- برای جستجوی رکوردها ، روی فلشی که در عکس پایین میبیند، کلیک کنید. فلش سمت راست شما رو به رکورد بعدی میبره و فلش سمت چپ شما رو به قبلی میبره.
۲- برای جستجوی یک رکورد ، کلمه‌ای رو که میدونید در در اون رکورد قرار داره در باکسی که در تصویر مشاهده میکنید جستجو کنید.
برای ذخیره یک رکورد:
۱- تب Home رو انتخاب کرده و گروه Records رو پیدا کنید.
۲- روی گزینه Save کلیک کنید تا رکورد ذخیره بشه.
برای حذف یک رکورد:
۱- تب Home رو انتخاب کرده و گروه Records رو پیدا کنید.
۲- روی گزینه Delete کلیک کنید.
۳- یک دیالوگ باکس نمایش داده میشه، روی Yes کلیک کنید.
۴- رکورد به صورت دائمی حذف میشه.
استفاده از ویژگی های فرم :
روشی که برای پر کردن فرم استفاده می‌کنین بسته به محتوا و طراحی فرمی که ازش استفاده میکنید، متفاوته. فرمهای موجود در پایگاه داده‌ی شما ممکنه شبیه به مثال‌های موجود در دو تصویر زیر باشن.
تصویر زیر فرمهای ساده رو نشون میده.
برخی از فرم‌ها ممکنه گزینه‌های بیشتری مثل دکمه‌های تقویم، لیست‌های کشویی، باکس‌های انتخاب بله/ خیر ، زیر فرم‌ها و جداول تعبیه شده رو شامل بشن.