گزینه های پیشرفته گزارش در اکسس ۲۰۱۶

معرفی

اکسس چندین گزینه پیشرفته برای ایجاد و اصلاح گزارشات ارائه میده. Report Wizard یا همون مراحل گزارش یک ابزار هست که شما رو از طریق فرآیند ایجاد گزارش‌های پیچیده راهنمایی میکنه. وقتی گزارش تهیه کردین – چه از طریق Report Wizard یا دستور گزارش- می‌تونید اون رو فرمت کنید تا ببینید که دقیقا چی می‌خواید.

در اینجا یاد می‌گیرین چطوری از این گزارش برای ایجاد گزارش‌های پیچیده استفاده کنید. همچنین یاد می‌گیرید چطور از گزینه‌های format برای فرمت کردن متن استفاده کنید، رنگ‌ها و فونت‌های گزارش رو تغییر بدید و یک لوگو اضافه کنید.

Report Wizard (مراحل گزارش):

در حالی که استفاده از دستور Report یک راه سریع برای ایجاد گزارشه، اما اگه می‌خواید گزارش رو از داده‌های موجود در چند شی ایجاد کنید راه حل مفیدی نیست. Report Wizard برای ایجاد گزارش با استفاده از فیلد‌های چندین جدول و کوئری‌ کار رو راحت‌تر می‌کنه. این کار حتی به شما این امکان رو میده که نحوه سازماندهی اطلاعات رو انتخاب کنید.

ایجاد یک گزارش با روش Report Wizard:

تب create رو انتخاب کنید و گروه report رو پیدا کنید. روی فرمان Report Wizard کلیک کنید.

Report Wizard نمایش داده میشه. در مراحل زیر، ما در مورد مراحل مختلف در Report Wizard صحبت می‌کنیم.

مرحله اول: فیلدهایی رو برای گزارش وارد کنید

۱- روی فیلد کشویی کلیک کنید تا جدول یا کوئری رو که شامل فیلد دلخواه هست انتخاب کنید.

۲- یک فیلد رو از لیست در سمت چپ انتخاب کنید و برای اضافه کردن آن به گزارش، روی فلش راست کلیک کنید.

۳- شما می‌تونید فیلدهارو از چندین جدول یا کوئری با تکرار مراحل فوق اضافه کنید. بعد از اضافه کردن فیلدهای دلخواه، روی Next کلیک کنید.

مرحله دوم: گزارش رو مرتب کنید

Report Wizard گزینه‌هایی رو ارائه میده که به شما اجازه میده نحوه مشاهده و سازماندهی اطلاعات رو انتخاب کنید. این گزینه‌ها اطلاعات مشابه در فیلدها رو دسته‌بندی می‌کنن و این فیلدها رو به سطوح مختلف، مثل یک لیست مرتب می‌کنن.

اگه شما در حال ایجاد یک گزارش از یک جدول یا کوئری هستین، می‌تونید به مرحله سوم برید.

اکسس لیستی از گزینه‌های مختلف برای مرتب‌سازی رو ارائه میده. یک گزینه از لیست برای پیش نمایش نتخاب کنید.

اگه از مرتب‌سازی اصلی اطلاعات راضی بودین، روی Next کلیک کنید.

اگر راضی نیستید، می‌تونید سطح گروه‌بندی رو تغییر بدین. یک فیلد رو از لیست انتخاب کنید،بعد روی فلش راست کلیک کنید تا اون رو به عنوان یک سطح جدید اضافه کنید.

در صورت لزوم، با انتخاب یک فیلد و کلیک بر روی فلش اولویت بالا یا پایین، اون رو به بالا یا پایین یک سطح تغییر بدین.

مرحله سوم: اطلاعات گزارش رو مرتب کنید

روی فلش کشویی بالا کلیک کنید و بعد نام فیلدی که می‌خواید مرتب کنید رو انتخاب کنید.

روی دکمه سمت راست کلیک کنید تا مرتب سازی بر اساس صعودی یا نزولی تغییر کنه.

انواع مرتب سازی رو اضافه کنید شما می‌تونید تا چهار فیلد رو مرتب کنید. مرتب سازی از بالا به پایین اعمال میشه، یعنی که مرتب سازی اصلی در بالای لیست مرتب سازی هست.

وقتی از نحوه مرتب سازی اطلاعات راضی بودین، روی Next کلیک کنید.

بسته به گروه‌بندی که برای داده‌ها انتخاب کردین، گزینه‌های مرتب سازی ممکنه محدود باشن.

مرحله چهارم: انتخاب طرح بندی و عنوان

روی گزینه‌های طرح بندی مختلف کلیک کنید تا ببینید چگونه به نظر میرسن،بعد یکی رو انتخاب کنید تا در گزارش ازش استفاده کنید.

یک طول (portrait) و عرض (landscape) برای گزارش انتخاب کنید.

اگه از طرح گزارش راضی هستید، روی Next کلیک کنید.

باکس متن رو انتخاب کنید و بعد یک عنوان برای گزارش وارد کنید.

انتخاب کنید که می‌خواید پیش‌نمایش گزارش یا تغییر اون رو طراحی کنید، بعد روی Finish کلیک کنید.

گزارش شما ایجاد و ذخیره میشه.

ممکنه مجبور شید فیلد و اندازه ردیف و مکان رو تنظیم کنید تا تا مطمئن شید داده‌های شما به شکلی که می‌خواید دیده میشن. برای انجام این کار ، باید به Design view برید. وقتی کارتون تموم شد، دوباره به Report view برگردین تا تغییرات رو ببینید.

فرمت کردن گزارش

یکی از نقاط قوت گزارش‌ها اینه که شما می‌تونید ظاهرشون رو تغییر بدین تا اون‌طور که می‌خواید به نظر برسن.همچنین می‌تونید سرصفحه و پاورقی اضافه کنید، رنگ‌های جدیدی اعمال کنید و حتی یک لوگو اضافه کنید. تمام این موارد می‌تونن به شما در ایجاد گزارش‌هایی که ظاهر جذاب دارن کمک کنن.

اصلاح متن گزارش

بخش عمده‌ای از اطلاعات در گزارش شما مستقیما از کوئری یا جدولیه که اون رو ساختید، اما این به این معنی نیست که شما نمی توانید آن را در گزارش ویرایش کنید. با این وجود، می توانید متن، سرصفحه و پاورقی روتغییر بدین، اون‌هارو اضافه یا حذف کنید تا گزارش رو روشن تر و آسون‌تر بخونید. مثلا، در گزارش ما تصمیم گرفتیم که اطلاعات سرشماری رو نادیده بگیریم، بنابراین به سادگی اون‌ها رو حذف کردیم.

درست مثل سایر برنامه های آفیس، اکسس به شما اجازه میده رنگ متن و فونت رو تغییر بدید، اشکال و موارد دیگر را تغییر دهید. اگر مطمئن نیستید که چگونه متن اصلی و قالب بندی رو انجام دهید، از درس های ورد ما مبحث فرمت‌دهی متن رو مطالعه کنید.

اصلاح سرصفحه (header) و پاورقی (footer):

برای مشاهده و تغییر سرصفحه و پاورقی که در هر صفحه گزارش شما نمایش داده میشه، دستور View روی نوار ابزار رو انتخاب کنید و به Design view برید. گزینه‌های page header و page footer در فضای سفید پایین صفحه قرار دارن.

بسته به چیدمان گزارشتون، گاهی اوقات ممکنه که فضای سفید در سرصفحه و پاورقی مثل تصویر بالا وجود نداشته باشه، در این صورت شما باید قبل از اینکه چیزی رو اضافه کنید سرصفحه و پاورقی رو تغییر بدید. کافیه روی مرز پایینی سرصفحه یا پاورقی کلیک کنید تا بزرگتر بشه.

برای اضافه کردن متن به سرصفحه یا پاورقی:

تب design رو انتخاب کنید، گروه controls رو پیدا کرده، بعد روی دستور Label کلیک کنید.

برای ایجاد برچسب، روی گزینه‌ی مورد نظر کلیک کنید و موس رو داخل ناحیه سفید بکشید تا برچسب ایجاد بشه. وقتی اندازه مورد نظر بود، ماوس رو رها کنید .

روی باکس متن کلیک کنید، سپس متن مورد نظر رو تایپ کنید.

برای اضافه کردن تاریخ و زمان به سرصفحه یا پاورقی:

تب design رو انتخاب کنید، گروه header/footer رو پیدا کنید و بعد روی دستور Date and Time کلیک کنید.

یک باکس ظاهر میشه. گزینه‌های قالب بندی دلخواه رو انتخاب کنید. یک پیش نمایش از متن در گزارش شما قرار میگیره.

اگه مورد قبول بود، روی OK کلیک کنید.

به طور پیش فرض، تاریخ و زمان در سرصفحه ظاهر می‌شه. اگه میخواید اون رو به پاورقی ببرید، فقط روی باکس تاریخ و ساعت کلیک کنید و اون‌ها رو به مکان دلخواه بکشید.

اضافه کردن شماره صفحه به سرصفحه یا پاورقی:

تب design رو انتخاب کنید، بعد گروه header/footer رو پیدا کنید .

روی گزینه‌ی Page Numbers کلیک کنید.

کادر شماره صفحه باز می‌شه. در زیر گزینه‌ی Format گزینه‌ی Page N رو انتخاب کنید تا شماره صفحه فعلی رو نمایش بده یا Page N of M برای نمایش تعداد صفحه فعلی و تعداد کل صفحات هست.

در زیر گزینه‌ی Position، از گزینه‌های Top of Page یا Bottom of Page  برای انتخاب جای شماره صفحه استفاده کنید.

روی فلش کشویی کلیک کنید تا ترتیب شماره های صفحه رو انتخاب کنید.

اگه از تنظیمات راضی هستید، روی OK کلیک کنید.

تغییر ظاهر گزارش:

اضافه کردن لوگو:

از تب design ، روی نمایش View کلیک کنید، سپس Layout View  رو از لیست کشویی انتخاب کنید.

از گروه header/footer روی دکمه Logo کلیک کنید.

یک باکس ظاهر می‌شه. فایل مورد نظر رو انتخاب کنید و سپس روی OK کلیک کنید تا اون رو به گزارشتون اضافه کنید.

یک نسخه کوچک از تصویر در سرصفحه ظاهر میشه. برای تغییر اندازه، روی مرز تصویر کلیک کنید و اون رو بکشید.

در صورت لزوم، لوگوی رو با کلیک کردن و کشیدن، به محل مورد نظر منتقل کنید.

تم‌ها و فونت‌ها:

یک تم مجموعه ای از رنگ‌ها و فونت‌ها هست که به کل پایگاه داده اعمال میشه تا به آن یک نگاه سازگار و حرفه ای بده. به طور پیش فرض، پایگاه داده از تم Office استفاده میکنه. وقتی تم رو تغییر میدین، تمام فونت‌ها و رنگ‌های موجود در پایگاه داده تغییر میکنه تا با تم جدید مطابقت داشته باشه. طراحی و اصلاح گزارش‌ها با استفاده از عناصر تم می‌تونه به شما کمک کنه تا ظاهر گزارش‌ها رو سازگار نگه دارین.

تغییر تم:

تب design رو انتخاب کنید، گروه Themes رو پیدا کنید، بعد روی Themes command کلیک کنید.

یک منوی کشویی ظاهر میشه. تم مورد نظر رو انتخاب کنید.

تم به کل پایگاه داده شما اعمال می‌شه.

تغییر فونت تم:

تب design رو انتخاب کنید، گروه Themes رو پیدا کنید، بعد روی Fonts کلیک کنید.

یک منوی کشویی دیده می شود. یک مجموعه از فونت رو برای تم خودتون انتخاب کنید.

فونت‌ها به کل پایگاه داده شما اعمال میشن.