معرفی
ایجاد فرم برای پایگاه داده باعث میشه وارد کردن داده‌ها راحت‌تر بشه. هنگامی که یک فرم رو ایجاد می‌کنید، می‌تونید اون رو به نحوی طراحی کنید که با پایگاه داده شما کار کنه و براتون مفید باشه.
در اینجا، درباره نحوه ایجاد و اصلاح فرم‌ها صحبت می‌کنیم و یاد می‌گیرید چگونه از گزینه های فرم مانند کنترل های طراحی (design controls) و خواص فرم (form properties) استفاده کنید تا مطمئن شید که فرم شما دقیقا همان کاری رو که می‌خواید انجام میدن.
برای ایجاد فرم:
اکسس کار ایجاد فرم برای هر جدول در پایگاه داده شما رو آسون کرده. هر فرم یک جدول به شما اجازه میده اطلاعاتی رو که قبلا در اون جدول مشاهده کردن ببینید و داده های جدید رو اضافه کنید. زمانی که یک فرم رو ایجاد کردید، می‌تونید با افزودن فیلدهای اضافی و کنترل‌های طراحی اون رو اصلاح کنید.
در قسمت Navigation pane جدولی رو که می‌خواید برای ایجاد یک فرم استفاده کنید رو انتخاب کنید. لازم نیست که جدول رو باز کنید.
تب create رو انتخاب کنید، گروه forms رو پیدا کنید، بعد روی گزینه‌ی فرم کلیک کنید.
فرم شما ایجاد میشه و در Layout view باز میشه.
برای ذخیره فرم، روی دکمه Save در نوار ابزار دسترسی سریع کلیک کنید. بعد نام فرم رو تایپ کنید و روی OK کلیک کنید.
درباره زیرفرم ها:
اگه یک فرم رو از یک جدول با رکوردهایی که به جدول دیگه مرتبط شدن ایجاد کردید، فرم شما احتمالا شامل یک زیر فرم هست. زیر فرم یک فرم داده هست که رکوردهای مرتبط رو در فرمت جدول مانند نشان میده. به عنوان مثال، فرم زیر در فرم Customers ما فقط ایجاد شده و به customer orders مرتبط هست.
ما احتمالا نیازی به این زیر فرم نداریم چون فقط می‌خوایم از فرم مشتری برای ورود و بررسی اطلاعات تماس استفاده کنیم. اگه متوجه شدید که به زیر فرم نیاز ندارید، می‌تونید به راحتی اون رو حذف کنید. برای انجام این کار، روی اون کلیک کنید و کلید Delete رو در صفحه کلید فشار بدید.
با این حال، زیرفرم ها اغلب مفید هستن. بسته به محتوا و منبع فرم شما ممکنه متوجه شید که حاوی اطلاعات مفیدن مانند مثال زیر؛ در فرم سفارشات ما، فرم زیر شامل نام، مقدار و قیمت هر یک از اقلام موجود در سفارش هست، که همه اطلاعات مفیده.
اضافه کردن فیلدهای اضافی به یک فرم:
هنگامی که از گزینه‌ی فرم در جدول موجود استفاده می‌کنید، تمام فیلدها از جدول در فرم قرار می‌گیرن. با این حال، اگه بعدا فیلدهای اضافی رو به جدول اضافه کنید، این فیلدها به طور خودکار در فرم های موجود نمایش داده نمیشن. در شرایطی مانند این، می‌تونید فیلدهای اضافی رو به یک فرم اضافه کنید.
اضافه کردن یک فیلد به فرم:
به تب design برید، سپس گروه Tools رو که سمت راست نوار ابزار هست رو انتخاب کنید.
بر روی گزینه‌ی Add Existing Fields کلیک کنید.
صفحه لیست فیلد ظاهر میشه، روی فیلد دلخواه دوبار کلیک کنید.
فیلد اضافه میشه.
همچنین می‌تونید از روش بالا برای اضافه کردن فیلدها به شکل کاملا خالی استفاده کنید.با کلیک روی فرمان Blank Form در تب create به سادگی یک فرم رو بسازید و سپس مراحل بالا رو برای اضافه کردن فیلدهای دلخواه دنبال کنید.
اضافه کردن یک فیلد از یک جدول دیگه:
شما همچنین می‌تونید فیلدهای جداول مختلف رو در پایگاه داده به فرم اضافه کنید.
در قسمت لیست فیلد ، روی Show All Tab کلیک کنید.
روی علامت + در کنار جدول که شامل فیلدی هست که می‌خواید اون رو اضافه کنید کلیک کنید، بعد روی فیلد دلخواه دوبار کلیک کنید. فیلد جدید اضافه میشه.
اضافه کردن کنترل‌های طراحی:
کنترل طراحی محدودیت‌هایی رو در فیلدهای فرم‌های شما تنظیم میکنه و به شما کمک میکنه تا کنترل کنید که چگونه داده‌ها به فرم هایتان وارد شن و به نوبه خود کمک میکنه که پایگاه داده رو پایدار نگه دارید.
کومبو باکس‌ها
یک لیست کشویی هست که می‌تونید در هر جای یک فیلد در یک فرم استفاده کنید و با محدود کردن اطلاعات کاربران می‌تونه اونا رو مجبور کنه تنها گزینه هایی که شما مشخص کردید رو وارد کنند.
کومبو باکس ها برای فیلدهایی هستن که تعداد محدودی از پاسخ های معتبر ممکن رو دارن. به عنوان مثال، ممکنه از یک جعبه ترکیبی برای اطمینان از اینکه مردم هنگام وارد کردن یک آدرس واقعا یک آدرس معتبر در ایالات متحده وارد میکنن استفاده کنید.
ایجاد کومبو باکس‌ها:
از Form Layout به تب design برید وسپس گروه Controls رو پیدا کنید.
گزینه‌ی Combo Box رو که یک لیست کشویی هست نتخاب کنید.
مکان مورد نظر برای کومبو باکس رو انتخاب کنید. یک خط نمایش داده میشه که جایگاه کومبوباکس رو مشخص میکنه.
کادر مراحل ایجاد کومبوباکس ظاهر میشه. مقادیری رو که قراره تایپ کنید رو انتخاب کنید، سپس روی Next کلیک کنید.
گزینه‌هایی رو که می‌خواید در فهرست کشویی ظاهر شن تایپ کنید. هر انتخاب باید در ردیف خودش باشه. کاربران میتونن یکی از سه گزینه رو انتخاب کنند.
در صورت لزوم، ستون رو تغییر بدید تا تمام متن قابل مشاهده باشه. بعد روی Next کلیک کنید.
گزینه‌ی Store that value in this field رو انتخاب کنید، سپس روی فلش کشویی کلیک کنید و فیلدی رو که در اون می‌خواید از کومبوباکس‌ها استفاده کنید رو انتخاب کنید. پس از انتخاب، روی Next کلیک کنید.
برچسب یا نام رو که در کنار کومبوباکسی که ظاهر می شه وارد کنید. به طور کلی، بهتره که از نام فیلدی که در مرحله قبل انتخاب کردید استفاده کنید.
روی Finish کلیک کنید، کومبوباکس شما در فرم نمایش داده میشه. اگه اون رو برای جایگزینی یک فیلد موجود ایجاد کردید، باید فیلد اول رو حذف کنید . در مثال ما ممکنه متوجه شید که اکنون دو فیلد با همین نام داریم. این دو فیلد اطلاعات رو به همون مکان ارسال میکنن، بنابراین ما به هردوشون نیازی نداریم پس یکی رو حذف می‌کنیم.
برای تست کومبوباکس به Form view برید، روی پیکان کشویی کلیک کنید و بررسی کنید که لیست حاوی گزینه‌های صحیح هست. حالا می‌تونید از کومبوباکس برای وارد کردن داده استفاده کنید.
اگه می‌خواید یک لیست کشویی با تعداد زیادی از گزینه‌ها داشته باشید و نمی‌خواید همه روتایپ کنید ، یک کومبوباکس ایجاد کنید و اولین گزینه رو در باکس مراحل کومبوباکس انتخاب کنید:
I want the combo box to get the values from another table or query.
این گزینه اجازه میده که یک لیست کشویی رو از یک فیلد جدول ایجاد کنید.
برخی از کاربران گزارش میدن که بعضی وقت‌ها هنگام کار با فرم‌ها، اکسس دچار نقص فنی میشه. اگه مشکلی در انجام هرکدوم از این وظایف در Layout view داشته باشین، به Design view برید.
سفارشی کردن تنظیمات فرم با با استفاده از Property Sheet:
Property Sheet یک صفحه شامل اطلاعات دقیق در مورد فرم و هر یک از اجزای اون هست که شما می‌تونید هر بخشی از فرم خود رو هم از لحاظ عملکرد وهم از نظر ظاهر تغییر بدید.
بهترین روش برای آشنا شدن با Property Sheet، باز کردن اون و انتخاب گزینه های مختلف هست. وقتی یک گزینه رو انتخاب می‌کنید، اکسس یک توصیف مختصر از گزینه در قسمت پایین سمت چپ پنجره برنامه نمایش میده.
با توجه به اینکه فرم و فیلدهای اون رو تغییر میدید، کاربردش رو می‌فهمید. ممکنه تغییرات ظریف با Property Sheet ایجاد شه. از اونجا که گزینه‌های بسیاری وجود داره، گاهی اوقات سخت یادتون میمونه که از چه گزینه‌ای برای تعییر فرم استفاده کردین.
اصلاح تنظیمات فرم
گزینه‌های بسیار زیادی در Property Sheet وجود داره که به طور کامل در مورد آنها بحث میشه. ما دو مورد مفید رو در اینجا بررسی می‌کنیم: پنهان کردن فیلدها و تنظیم فیلد با تاریخ برای اینکه به طور خودکار تاریخ فعلی وارد بشه. با استفاده از تمرین این روش‌ها شما باید نحوه کار با سایر تنظیمات Property Sheet رو درک کنید.
برای مخفی کردن فیلد
در پنجره Layout یا design، تب design رو انتخاب کنید، سپس گروه tools رو پیدا کنید و روی فرمان Property Sheet کلیک کنید.
Property Sheet در یک صفحه در سمت راست نمایش داده میشه. در فرم، فیلدی رو که می‌خواید پنهان کنید رو انتخاب کنید. در مثال، ما فیلد شناسه مشتری رو پنهان می‌کنیم چون نمی خواهیم که هر یک از کاربران اون رو ویرایش کنن.
در Property Sheet، روی تب All کلیک کنید، سپس گزینه Visible رو در ردیف پنجم انتخاب کنید.
روی فلش کشویی در ستون به سمت راست کلیک و سپس گزینه‌ی no رو انتخاب کنید.
برای بررسی اینکه فیلد پنهان شده یا نه، به Form view برید.
برای تنظیم فیلد برای تکمیل خودکار با تاریخ فعلی:
در پنجره Layout یا design، تب design رو انتخاب کنید، سپس گروه tools رو پیدا کنید و روی فرمان Property Sheet کلیک کنید.
Property Sheet در یک صفحه در سمت راست نمایش داده میشه. در فرم، فیلدی رو که می‌خواید به طور خودکار تاریخ پر کنه، انتخاب کنید. این باید یک فیلد با نوع داده تاریخ باشه. برای مثال ما، فیلد Date Pickup رو در فرم سفارشات انتخاب می‌کنیم.
در Property Sheet ، روی تب data کلیک کنید، بعد فیلد Default Value رو در ردیف چهارم انتخاب کنید. روی دکمه Expression Builder که در ستون سمت راست نمایش داده میشه کلیک کنید.
کادر محاوره‌ای Expression Builder نمایش داده میشه. در لیست Expression Elements، روی کلمه‌ی Common Expressions کلیک کنید.
در لیست Expression Categories ، روی Current Date دوبار کلیک کنید.
عبارت Date Current اضافه میشه. روی OK کلیک کنید.
برای تأیید اینکه این عبارت کار میکنه، به Form view برید وقتی یک رکورد جدید با این فرم ایجاد می‌کنید، فیلد تاریخی که اصلاح کردین اتوماتیک تاریخ فعلی رو پر میکنه.
