معرفی
پیداکردن کوئریهای تکراری اجازه می دهد شما رکوردهای تکراری در یک جدول یا جداول را جستجو و شناسایی کنید. رکورد تکراری یک رکورد است که به یک یا چند رکورد دیگر اشاره دارد.
همه پرونده هایی که حاوی اطلاعات مشابه هستند، تکثیر نمی شوند. به عنوان مثال، پرونده های دو سفارش که در تاریخ های مختلف قرار می گیرند اما حاوی اقلام مشابه هستند، نمی توانند رکوردهای تکراری باشند. به همین ترتیب، همه رکوردهای تکراری شامل اطلاعات کاملا یکسان نیست. به عنوان مثال، دو رکورد مشتری میتوانند به یک شخص مراجعه کنند، اما شامل آدرسهای مختلف میشوند. رکورد آدرس با تاریخ گذشته، رکورد تکراری خواهد بود.
چرا رکوردهای تکراری از بین میروند؟ مثال بالا را در نظر بگیرید. اگر ما یک رکورد چندگانه برای یک مشتری داشتیم، دشوار است که یک تاریخچه سفارش را برای او مشاهده کنیم، زیرا اطلاعات در میان رکوردهای لینک نشده گسترش پیدا میکنند. ممکن است حتی اگر شخصی که اطلاعات مربوط به سفارش را انتخاب می کند، یک رکورد قدیمی باقی بماند، دستورالعمل خود را به آدرس اشتباه ارسال کند. آسان است که ببینید که چگونه رکوردهای تکراری ممکن است یکپارچگی و مفید بودن پایگاه داده شما را تحت تاثیر قرار بده.
خوشبختانه اکسس به راحتی امکان جستجو و قرار دادن رکورد های پنهانی تکراری را دارد. توجه داشته باشید که اکسس اسناد را برای شما حذف نخواهد کرد و یا به شما کمک خواهد کرد که کدام یک از آنها در حال حاضر باشد. شما باید این کارها را برای خود انجام دهید. اگر شما با دادهها در پایگاهداده خود آشنا هستید ، با این حال ، خلاص شدن از رکوردهای تکراری یک کار قابل مدیریت خواهد بود.
ایجاد کوئری پیدا کننده ی موارد تکراری:
تب Create را از ریبون انتخاب کنید، گروه Query ها را پیدا کرده و سپس روی Query Wizard کلیک کنید.
باکس New Query نمایش داده خواهد شد. Find Duplicates Query Wizard را انتخاب کنید و سپس روی OK کلیک کنید.
جدولی که میخواهید رکوردهای تکراری را جستجو کنید را انتخاب کنید، سپس روی Next کلیک کنید. ما در حال جستجو برای رکوردهای مشتری کپی شده هستیم، بنابراین جدول Customers را انتخاب می کنیم.
فیلدهای مورد نظر خود را با انتخاب آنها و کلیک بر روی دکمه فلش راست انتخاب کنید . فقط فیلدهایی را انتخاب کنید که نباید در پرونده های غیر تکراری یکسان باشند. به عنوان مثال، چون ما در جستجوی مشتری های تکراری هستیم، تنها فیلدهای نام و نام خانوادگی را انتخاب می کنیم، زیرا بعید است که چندین نفر با همان نام و نام خانوادگی، سفارشات خود را در نانوایی ما قرار دهند.
وقتی فیلدهای دلخواه را اضافه کردید، روی Next کلیک کنید.
فیلدهای اضافی را برای مشاهده در نتایج کوئری انتخاب کنید. فیلدهایی را انتخاب کنید که به شما کمک میکند بین پرونده های تکراری متمایز شوید و انتخاب کنید که کدوم رو می خواهید نگه دارید. در مثال ما تمام فیلدهای مربوط به آدرس های مشتری و همچنین فیلد شماره تلفن را اضافه می کنیم، زیرا پرونده هایی با نام های مشابه یک مشتری ممکن است اطلاعات غیرتشکلی در این فیلد داشته باشند. هنگامی که شما راضی هستند، روی Next کلیک کنید.
اکسس یک نام برای کوئری خود را نشان می دهد، اما اگر می خواهید نام دیگری را تایپ کنید. اگر از اسم کوئری راضی هستید، روی Finish کلیک کنید تا کوئری رو اجرا کنید.
در صورتی که اکسس هر رکورد تکراری را در جستجوی خود پیدا کرد، در نتایج کوئری نمایش داده خواهد شد. رکوردهارو را مرور کنید و هر رکورد قدیمی یا نادرست را که لازم است حذف کنید.
نکاتی برای رفع رکوردهای تکراری:
رکورد کوئری تکراری خود را ذخیره کنید و اغلب آنها را اجرا کنید.
رکوردهای احتمالی تکراری را با نگاه کردن به داده های مرتبط در جداول دیگر بررسی کنید. شما می توانید این کار را با جستجو کردن شمارههای رکورد این پرونده ها در جداول مربوطه انجام دهید. آیا یک رکورد بیشتر به سفارشات قدیمی مرتبط است، در حالی که یکی دیگر از آن ها دارای موارد اخیر است؟ این دومین احتمالا فعلی است.
هنگامی که شما تصمیم میگیرید که یک رکورد را حذف کنید، مطمئن شید که هیچ اطلاعاتی ضروری ای رو از دست نمیدین. در مثال ما، قبل از حذف رکورد تکراری، تمام سفارشات مربوط به شماره شناسه آن رکورد را پیدا کردیم و آنها را با شماره شناسایی رکورد که ما تصمیم به نگه داشتن آن داشتیم جایگزین کردیم.