یک تابع در واقع یک فرمول از پیش نوشته شده هست که مقادیر خاصی رو در ترتیب خاصی مورد محاسبه قرار میده. اکسل توابع عمومی خیلی زیادی داره که با استفاده از اون‌ها می‌تونید مجموع، میانگین، تعداد، بیشترین مقدار و کمترین مقدار یک دسته از سلول‌ها رو محاسبه کنید. برای استفاده صحیح از توابع اکسل لازمه تا قسمت‌های مختلف یک تابع رو بشناسید و همینطور نحوه ارسال پارامترها به تابع رو بدانید.
قسمت های مختلف توابع اکسل
برای اینکه توابع اکسل درست کار کنن باید اون‌ها رو به شکل خاصی بنویسید که در واقع املا دستور هستن. ساده‌ترین املا نوشتاری توابع به این شکل هست که ابتدا یک علامت مساوی (=) قرار میدین، بعد اسم تابع رو می‌نویسید و در ادامه یک یا چند پارامتر رو برای اون معرفی می‌کنید. پارامترها حاوی اطلاعاتی هستن که شما می‌خواهید روی اون‌ها محاسبه انجام بشه. بعنوان مثال تابعی که در تصویر زیر می‌بینید مجموع دامنه سلولی A1:A20 رو محاسبه می‌کنه.
کار با پارامترها
پارامترهای توابع می‌تونن به یک سلول اکسل و یا به یک مجموعه سلول در اکسل اشاره داشته باشن. پارامترها باید داخل پرانتز محصور بشن. تعداد پارامترها با توجه به املا تابع مشخص میشه.
برای مثال، تابع زیر میانگین دامنه سلولی B1:B9 رو محاسبه می‌کنه. این تابع فقط یک پارامتر داره.
=AVERAGE(B1:B9)
اگه یک تابع دارای چندین پارامتر باشه، پارامترها رو باید با علامت ویرگول (comma) از هم تفکیک کنید. برای مثال، تابع زیر مجموع تمام سلول‌هایی که در پارامترهای تابع مشخص شده رو محاسبه می‌کنه.
=SUM(A1:A3, C1:C2, E1)
ایجاد توابع
توابع خیلی متنوعی در اکسل وجود دارن. در ادامه بعضی از پرکاربردترین‌های اون‌ها رو ذکر می‌کنیم:
- SUM : این تابع مقادیر سلول‌ها رو با هم جمع میزنه و حاصل جمع رو نمایش میده.
- AVERAGE : این تابع میانگین سلول‌ها رو محاسبه می‌کنه. در واقع ابتدا مقادیر همه سلول‌ها رو با هم جمع می‌کنه و حاصل جمع بدست اومده رو به تعداد سلول‌ها تقسیم می‌کنه.
- COUNT : این تابع تعداد سلول‌ها رو محاسبه می‌کنه.
- MAX : این تابع سلولی رو که بیشترین (بزرگترین) مقدار رو داره به عنوان خروجی نمایش میده.
- MIN : این تابع سلولی رو که کمترین (کوچکترین) مقدار رو داره به عنوان خروجی نمایش میده.
ایجاد یک تابع با استفاده از دستور AutoSum
دستور AutoSum به شما این امکان رو میده تا خیلی سریع پر کاربردترین توابع اکسل شامل SUM،AVERAGE،COUNT،MIN و MAX رو بتونید استفاده کنید، در مثال زیر ما با استفاده از ویژگی AutoSum تابع SUM رو ایجاد می‌کنیم.
۱- ابتدا سلولی که می‌خواهید تابع رو در اون ایجاد کنید، انتخاب کنید. در این مثال ما سلول D13 رو انتخاب می‌کنیم.
۲- در تب Home و در قسمت Editing ، روی فلش کوچکی که کنار دستور AutoSum قرار داره کلیک کنید. بعد از گزینه‌های باز شده تابع مورد نظرتون رو انتخاب کنید. در این مثال ما تابع Sum رو انتخاب می‌کنیم.
۳- اکسل بصورت اتوماتیک تابع مربوطه رو در سلول انتخاب شده ایجاد می‌کنه. همینطور یک دامنه سلولی رو بصورت اتوماتیک انتخاب می‌کنه و از اون بعنوان پارامتر تابع استفاده می‌کنه. اگه پارامترهایی رو که اکسل انتخاب کرده مد نظر شما نباشه می‌تونید پارامترهای مد نظرتون رو به صورت دستی وارد کنید.
۴- دکمه اینتر رو بفشارید. تابع محاسبه و نتایجش نمایش داده میشه. در مثال ما مجموع دامنه سلولی D3:D12 مقدار $۷۶۵.۲۹ هستش.
- توجه: دستور AutoSum در تب Formulas هم موجود هست و از اون راه هم می‌تونید به اون دسترسی داشته باشید.
وارد کردن توابع بصورت دستی
اگه نام تابع رو بدونید خودتون می‌تونید مستقیما اون رو تایپ کنید. در مثال زیر ما از تابع AVERAGE بصورت دستی استفاده خواهیم کرد.
۱- سلولی که می‌خواهید تابع رو در اون ایجاد کنید، انتخاب کنید، در این مثال ما سلول C10 رو انتخاب می‌کنیم.
۲- ابتدا علامت مساوی (=) و بعد نام تابع مورد نظرتون رو تایپ کنید. همچنین درهنگام تایپ یکسری نام بصورت اتوماتیک ظاهر میشه که به جای تایپ می‌تونید از بین اون گزینه‌ها هم تابع مورد نظرتون رو انتخاب کنید. در این مثال ما عبارت زیر رو تایپ می‌کنیم:
=AVERAGE
۳- دامنه سلولی مورد نظر رو در بین دو پرانتر وارد کنید. در این مثال ما دامنه سلولی (C3:C9) رو وارد می‌کنیم.
۴- دکمه اینتر رو بفشارید. تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده میشن. در مثال ما تابع میانگین سلول‌ها رو محاسبه می‌کنه.
- توجه: اگه فرمول شما دارای خطایی باشه اکسل همیشه این خطا رو به شما یادآوری نمی‌کنه، پس این مسئولیت با شماست تا در نوشتن فرمول‌ها و همینطور توابع دقت کافی رو داشته باشید.
کتابخانه توابع اکسل
با اینکه صدها تابع در اکسل وجود داره، توابعی که شما استفاده می‌کنید بستگی به نوع داده اطلاعات شما هم داره. لازم نیست تا تک تک توابع رو حفظ کنید، اما مرور کلی اون‌ها به شما کمک می‌کنه تا در مواقع لزوم یادتون باشه که چنین توابعی وجود دارن و می‌تونید از اون‌ها استفاده کنید. همچنین در تب Formulas کتابخانه توابع بصورت دسته‌بندی شده در اختیار شما قرار دارن.
افزودن یک تابع با استفاده از کتابخانه توابع اکسل
در مثال زیر ما از تابع COUNTA استفاده می‌کنیم تا تعداد سلول‌ها رو بدست بیاریم. برخلاف تابع COUNT که برای محاسبه تعداد سلول‌های با نوع داده عددی کاربرد داشت، تابع COUNTA تعداد سلول‌های هر نوع داده‌ای رو محاسبه می‌کنه.
۱- سلولی که قصد ایجاد تابع در اون رو دارید انتخاب کنید، در این مثال ما سلول B17 رو انتخاب می‌کنیم.
۲- تب Formulas رو انتخاب کنید تا به کتابخانه توابع دسترسی داشته باشید.
۳- در کتابخانه توابع، دسته‌بندی مورد نظر و بعد تابع مورد نظر رو انتخاب کنید. در این مثال ما دسته‌بندی More Functions رو انتخاب می‌کنیم و بعد نشانگر ماوس رو روی گزینه Statistical می‌بریم.
۴- تابع مورد نظرتون رو از لیست انتخاب کنید. در این مثال ما تابع COUNTA رو انتخاب می‌کنیم، این تابع تعداد سلول‌هایی که مقدار داشته باشن رو محاسبه می‌کنه، صرفنظر از اینکه نوع داده اون سلول چه نوعی باشه.
۵- پنجره پارامترهای تابع نمایش داده میشه. ابتدا فیلد Value1 رو انتخاب کنید و بعد سلول‌های مورد نظرتون رو تایپ و یا انتخاب کنید. در این مثال ما دامنه سلولی A3:A12 رو وارد می‌کنیم. شما ممکنه بخواهید با وارد کردن مقادیری در فیلد Value2 پارامترها رو بیشتر کنید اما ما در این مثال به دامنه سلولی A3:A12 اکتفا می‌کنیم.
۶- وقتی پارامترها رو وارد کردید OK کنید.
۷- تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده میشه.
استفاده از دستور Insert Function
با اینکه کتابخانه توابع یک محل فوق‌العاده برای جستجوی توابع اکسل هست، بعضی اوقات شما ممکنه ترجیح بدید که نام یک تابع رو از طریق جستجو پیدا کنید. این کار رو می‌تونید با استفاده از دستور Insert Function عملی کنید. بسته به نوع فانکشنی که به دنبالش هستید شاید اوایل کار کمی آزمون و خطا داشته باشید، البته اون‌هم با کمی تمرین و ممارست حل میشه و بعد از اون می‌بینید که دستور Insert Function یک ابزار قدرتمند و فوق العاده برای پیدا کردن سریع توابع در اکسل هست.
روش استفاده از دستور Insert Function در اکسل
در مثال زیر ما می‌خواهیم از توابع محاسباتی تاریخ در اکسل استفاده کنیم.
۱- سلول مورد نظر برای ایجاد تابع رو انتخاب کنید، در این مثال ما سلول G3 رو انتخاب می‌کنیم.
۲- تب Formulas و بعد دستور Insert Function رو انتخاب کنید.
۳- صفحه دستور Insert Function باز میشه.
۴- کلمه کلیدی که نمایانگر دستور مورد نظرتون هست رو تایپ کنید، در این مثال ما عبارت count days رو تایپ می‌کنیم. و بعد دکمه Go رو میزنیم.
۵- در بین نتایج دنبال نتیجه مورد نظرتون باشید، اون رو انتخاب کنید و بعد OK کنید. در این مثال ما تابع NETWORKDAYS رو انتخاب می‌کنیم، که تعداد روزهای کاری (غیر تعطیل) بین دو تاریخ رو محاسبه می‌کنه.
۶- پنجره Function Arguments باز میشه. در این پنجره باید پارامترهای تابع رو تعیین کنید. در این مثال ما برای پارامتر Start_date سلول E3 و برای پارامتر End_date سلول F3 رو وارد می‌کنیم.
۷- وقتی پارامترها رو وارد کردید OK کنید.
۸- تابع محاسبه شده و نتایج اون نمایش داده میشه.
- توجه: درست مثل فرمول‌ها، توابع هم می‌تونن به سلول‌های مجاورشون کپی بشن. شما می‌تونید با استفاده از ویژگی fill handle که در درس‌های قبلی آموزشش رو دیدین این کار رو انجام بدید.
