ذخیره و اشتراک گذاری صفحه‌ کارها در اکسل ۲۰۱۶

زمانی که یک صفحه‌کار جدید در اکسل ایجاد می‌کنید، باید بتونید اون رو ذخیره کنید تا بعدا بهش دسترسی پیدا کنید و یا در صورت نیاز بتونید اون رو ویرایش کنید. مثل نسخه‌های قبلی اکسل، می‌تونید فایل‌ها رو به صورت محلی روی کامپیوتر خودتون ذخیره کنید. اما برخلاف نسخه‌های قدیمی‌تر، شما می‌تونید در Excel 2016 یک صفحه‌کار رو روی Cloud با استفاده از OneDrive ذخیره کنید. شما همچنین می‌تونید از فایل‌های Excel خروجی ( export ) بگیرین و اون‌ها رو با دیگران به اشتراک بذارید.

درباره OneDrive

هر بار که شما در حال باز کردن یا ذخیره یک فایل یا صفحه‌کار هستید، می‌تونید از OneDrive که یک نوع از خدمات ذخیره‌سازی آنلاین فایل روی حساب مایکروسافت هست، استفاده کنید. برای فعال کردن این گزینه، باید وارد صفحه‌کار بشید.

Save و Save As

اکسل دو راه برای ذخیره‌سازی فایل ارائه میده: Save و Save As. این گزینه‌ها مشابه هم هستن، با چند تفاوت:

• Save: وقتی که یک صفحه‌کار رو ایجاد یا ویرایش کنید، از دستور Save برای ذخیره تغییرات استفاده می‌کنید. شما بیشتر اوقات از این دستور استفاده می‌کنید. وقتی که یک فایل رو ذخیره می‌کنید، اول باید نام و محل ذخیره اون رو انتخاب کنید. بعد شما هر زمان که خواستید، با کلیک روی دستور Save یا استفاده از کلید میانبر Ctlr+S می‌تونید اون فایل رو ذخیره کنید.
• Save As: شما از این دستور برای ایجاد یک کپی از صفحه‌کار خودتون با وجود نگه‌داشتن نسخه اصلی استفاده می‌کنید. برای استفاده از Save As، باید یک نام و یک مکان جدید برای نسخه کپی انتخاب کنید.

ذخیره‌سازی صفحه‌کار ( Save )

به یاد داشته باشید هر بار که یک پروژه جدید رو شروع می‌کنید و روش کار می‌کنید، اون رو ذخیره کنید. ذخیره زود و مرتب می‌تونه به از دست نرفتن صفحه‌کار شما کمک کنه. شما همچنین باید توجه زیادی به جایی که صفحه کار رو ذخیره می‌کنید داشته باشید، تا بعدا پیدا بشه.

1. از نوار ابزار Quick Access Toolbar محل ذخیره‌سازی رو تعیین کنید و دستور Save رو انتخاب کنید.

۲. اگه برای اولین‌بار فایل رو ذخیره می‌کنید، پنجره Save As در نمای Backstage نمایش داده میشه.

۳. حالا شما باید انتخاب کنید که فایل رو کجا ذخیره کنید و نام فایل رو تعیین کنید. برای ذخیره صفحه‌کار روی رایانه خودتون، گزینه Computer رو انتخاب کنید و بعد روی Browse کلیک کنید. به جای اون، شما می‌تونید OneDrive رو برای ذخیره فایل خودتون انتخاب کنید.

۴. کادر محاوره‌ای Save As نمایش داده میشه. محل مورد نظر برای ذخیره فایل رو انتخاب کنید.

۵. یک اسم برای اون وارد کنید، بعد روی گزینه Save کلیک کنید.

۶. صفحه‌کار ذخیره میشه. شما می‌تونید با کلیک دوباره روی دستور Save تغییرات خودتون رو بروز کنید.

• شما همچنین می‌تونید با فشردن Ctrl+S روی صفحه کلید خودتون به دستور Save دسترسی پیدا کنید.

استفاده از Save As برای ایجاد کپی

اگه می‌خواهید نسخه دیگه‌ای از یک صفحه‌کار با وجود نگه داشتن اصل اون فایل، ایجاد کنید، می‌تونید یک کپی ایجاد کنید. برای مثال، اگه شما یک فایل با اسم Sales Data داشته باشید، می‌تونید اون رو به عنوان Sales Data 2 ذخیره کنید تا بتونید فایل جدید رو ویرایش کنید و همچنان به نسخه اصلی دسترسی داشته باشید.

برای انجام این‌کار، شما باید روی Save As در نمای Backstage کلیک کنید. درست مثل زمانی که یک فایل برای اولین بار ذخیره میشه، باید محل ذخیره فایل و یک اسم جدید انتخاب کنید.

تغییر محل ذخیره پیش‌فرض:

ممکنه شما نخواهید که OneDrive به عنوان مکان پیش‌فرض ذخیره سازی، انتخاب بشه. اگه این کار که هر بار Computer رو انتخاب کنید ناخوشاینده، می‌تونید مکان ذخیره پیش‌فرض رو تغییر بدید تا Computer به طور پیش‌فرض انتخاب بشه.

1. برای دسترسی به نمای Backstage روی تب File کلیک کنید.

۲. روی گزینه Options کلیک کنید.

۳. کادر محاوره‌ای اکسل نمایش داده میشه. Save رو انتخاب کنید، کادر کنار Save to Computer by default رو علامت بزنید، بعد روی OK کلیک کنید. مکان ذخیره پیش‌فرض تغییر می‌کنه.

AutoRecover

اکسل به طور خودکار فایل‌هایی که شما در حال کار روی اون‌ها هستید رو، روی یک پوشه موقت ذخیره می‌کنه. اگه فراموش کنید که تغییرات رو ذخیره کنید یا اگه اکسل نا خودآگاه بسته بشه، می‌تونید فایل رو با استفاده از AutoRecover بازگردانید.

استفاده از AutoRecover:

1. اکسل رو باز کنید اگه نسخه‌های ذخیره شده فایل پیدا بشن، پنجره Document Recovery نمایش داده میشه.
2. برای باز کردن فایل روی یکی از اون‌ها کلیک کنید. صفحه‌کار بازگردانده خواهد شد.

به طور پیش‌فرض، اکسل هر ۱۰ دقیقه اطلاعات رو ذخیره می‌کنه. اگه شما کمتر از ۱۰ دقیقه در حال ویرایش یک صفحه‌کار هستید، ممکنه اکسل نسخه ذخیره شده رو ایجاد نکنه.

اگه فایل مورد نیازتون رو نمی‌بینید، می‌تونید تمام فایل‌های ذخیره شده رو از نمای Backstage مرور کنید. فقط برگه File رو انتخاب کنید، روی Manage Versions  کلیک کنید ، بعد Recover Workbooks Unsaved رو انتخاب کنید.

خروجی گرفتن از صفحه کار ( Exporting )

به طور پیش‌فرض، اكثر صفحات با فرمت xlsx. ذخیره میشن. با این حال، ممکنه زمان‌هایی وجود داشته باشه که شما نیاز به استفاده از یک نوع فایل دیگه، مثل PDF یا Excel 97-2003 دارید. خیلی راحت می‌تونید صفحه خودتون رو در اکسل به انواع فایل‌ها تبدیل کنید.

خروجی گرفتن فایل به صورت PDF :

اگه شما در حال اشتراک‌گذاری صفحه‌کار با کسی که اکسل رو نداره هستید خروجی گرفتن از اون به عنوان سند Adobe Acrobat که معمولا به عنوان فایل PDF شناخته میشه، می‌تونه مفید باشه. PDF ممکنه برای دریافت‌کنندگان قابل مشاهده باشه، اما محتوای صفحه‌کار شما رو نمی‌تونن ویرایش کنن.

1. برای دسترسی به نمای Backstage روی تب File کلیک کنید.
2. روی Export کلیک کنید و بعد Create PDF/XPS رو انتخاب کنید.

۳. کادر محاوره‌ای Save As نمایش داده میشه. محلی که شما می‌خواهید این فایل رو ذخیره کنید و اسم فایل رو وارد کنید، بعد روی Publish کلیک کنید.

به‌طور پیش‌فرض، اکسل فقط برگه فعال رو صادر می‌کنه. اگه شما چندین برگه رو انتخاب کردید و می‌خواهید همه اون‌ها رو در همون فایل PDF ذخیره کنید، روی Options در کادر محاوره ای Save As کلیک کنید. کادر محاوره‌ای Options نمایش داده میشه. گزینه Entire workbook رو انتخاب کنید، بعد روی OK کلیک کنید.

• هر زمان که یک صفحه‌کار رو به عنوان PDF صادر می‌کنید، باید به این نکته توجه داشته باشید که داده‌های صفحه‌کار شما روی هر صفحه از PDF چطور نمایش داده میشن، مثل چاپ صفحه‌کار.

صدور صفحه‌ کار به سایر فرمت‌های فایل‌:

شما همچنین ممکنه بخواهید که صفحه‌کارخودتون رو به انواع فایل‌های دیگه مثل Excel 97-2003 workbook تبدیل کنید. برای اینکه یک نسخه قدیمی از اکسل یا یک فایل CSV. رو به اشتراک بذارید، به یک نسخه ساده از صفحه‌کار خودتون نیاز دارید.

1. برای دسترسی به نمای Backstage روی تب File کلیک کنید.
2. روی گزینه Export کلیک کنید، سپس گزینه Change File Type رو انتخاب کنید.

۳. نوع فایل رو انتخاب کنید، بعد روی Save As کلیک کنید.

۴. کادر محاوره‌ای Save As نمایش داده میشه. محلی که می‌خواهید این صفحه‌کار رو صادر کنید انتخاب کنید، اسم فایل رو وارد کنید، بعد روی ذخیره کلیک کنید.

همچنین میتونید از منوی کشویی، گزینه Save as type در کادر محاوره‌ای Save As استفاده کنید تا کارها رو با فرمت‌های مختلف ذخیره کنید.

اشتراک‌گذاری صفحه‌کارها ( Sharing )

استفاده از OneDrive برای به اشتراک‌گذاری و همکاری در صفحه‌کارهای اکسل راحت هست. قبلا، اگه می‌خواستید یک فایل رو با کسی به اشتراک بذارید، باید اون رو به عنوان یک پیوست ایمیل ارسال کنید. با اینکه این سیستم مفید هست اما چندین نسخه از یک فایل رو ایجاد می‌کنه که می‌تونه برای سازماندهی سخت باشه.

وقتی که یک صفحه‌کار رو از اکسل به اشتراک میذاریم، در واقع به دیگران اجازه دسترسی به فایل رو میدیم. این کار اجازه میده تا شما و افرادی که شما اون فایل رو باهاشون به اشتراک گذاشتید، بتونن صفحه‌کار رو بدون نیاز به چندین نسخه، ویرایش کنن.

برای به اشتراک گذاشتن صفحه‌کار، اول باید وارد OneDrive خود بشید.

اشتراک‌گذاری صفحه‌کار:

1. برای دسترسی به نمای Backstage ، روی تب File کلیک کنید، بعد روی گزینه Share کلیک کنید.

۲. پنجره Share نمایش داده میشه. اگه قبلا چنین کاری نکردین، از شما خواسته میشه سند خودتون رو روی OneDrive ذخیره کنید. توجه داشته باشید که ممکنه بعد از ذخیره، مجددا به قسمت Share برگردید.

۳. از قسمت Share، اگه سند شما روی OneDrive ذخیره شد، روی دکمه Share with People کلیک کنید.

۴. اکسل به حالت عادی برمی‌گرده و پنل  Share رو در سمت راست پنجره باز می‌کنه. از اینجا میتونید افراد رو برای به اشتراک گذاشتن سند خود انتخاب کنید، فهرستی از افراد و سطح دسترسی اون‌ها تنظیم کنید که آیا اون‌ها میتونن ویرایش کنن یا فقط می‌تونن سند رو مشاهده کنن.