ذخیره سازی یک پروژه در پاورپوینت (درس چهارم)

وقتی که یک پروژه جدید در پاورپوینت ایجاد میکنید، باید بدونید که چطوری ذخیره‌ش کنید تا بعدا بتونید اون رو ویرایش یا edit کنید. همچنین می‌تونید از طریق OneDrive فایل‌ها رو در فضای ابری (cloud) ذخیره کنید و یا می‌تونید پروژه‌هایی رو به طور مستقیم از پاورپوینت خروجی یا export بگیرید و به اشتراک بگذارید.

ذخیره سازی یک پروژه در پاورپوینت

برای ذخیره سازی یک پروژه در پاورپوینت از دو راه میشه اقدام کرد: Save و Save As. این گزینه‌ها راهکارهای مشابهی دارند با چند تفاوت مهم. Save: هنگام ایجاد یا ویرایش یک پروژه، برای ذخیره تغییرات از دستور Save استفاده می‌کنید. موقع ذخیره فایل شما باید فقط یک نام و محل فایل رو یک بار برای همیشه انتخاب کنید. پس از اون می‌تونید با کلیک بر روی دستور Save‌‌‌‌‌‌‌‌‌ تغییرات رو در اون فایل با همون نامی که قبلا انتخاب کردید و در همان محل ذخیره کنید. Save As: شما از این دستور برای ایجاد یک کپی از یک پروژه استفاده میکنید، در حالی که اصل اون رو دارید. وقتی از Save As استفاده میکنید، شما باید نام یا محل دیگری رو برای نسخه کپی شده انتخاب کنید.

درباره OneDrive

اکثر ویژگی‌های مایکروسافت آفیس ازجمله پاورپوینت، برای ذخیره‌سازی و به اشتراک گذاری آنلاین در نظر گرفته شده. اینکار با OneDrive انجام میشه که فضای ذخیره سازی آنلاین برای اسناد و فایل‌های شماست. اگر می‌خواهید از OneDrive استفاده کنید، مطمئن بشید که با حساب مایکروسافت وارد پاورپوینت شدید. برای درک بیشتر مقاله مفهوم OneDrive در پاورپوینت رو مطالعه کنید.

مراحل ذخیره سازی یک پروژه در پاورپوینت

هر زمانی که پروژه جدیدی رو ایجاد کردید یا تغییراتی روی پروژه‌تون اعمال کردید، باید این تغییرات رو ذخیره کنید. ذخیره سازی رو در فواصل کوتاهی انجام بدید تا در صورت خاموش شدن سیستم یا قطعی برق و … همه تغییرات شما ذخیره شده باشه و مشکلی برای کارتون پیش نیاد. همچنین باید به مکانی که پروژه‌تون رو ذخیره می کنید توجه کنید تا موقع پیدا کردن فایلتون به مشکلی برنخورید. ۱. محل ذخیره سازی رو تعیین کرده و روی دستور ذخیره در نوار ابزار کلیک کنید. ۲. اگر برای اولین بار فایل رو ذخیره می‌کنید، پنجره Save As در منو فایل (File) نمایش داده میشه. ۳. سپس انتخاب کنید که فایل با چه نامی و در کجا ذخیره بشه، و در نهایت روی  Browse کلیک کنید و محل ذخیره رو در کامپیوتر انتخاب کنید، بجای اون می‌تونید برای ذخیره فایل در OneDrive خودتون، روی OneDrive کلیک کنید. ۴. در کادر محاوره‌ای Save As نمایش داده شده، مکان مورد نظر برای ذخیره پروژه رو انتخاب کنید. ۵.اسم فایلتون رو وارد کنید، بعد روی Save کلیک کنید. ۶. به همین راحتی پروژه‌تون ذخیره میشه. شما می‌تونید با کلیک روی دستور Save برای ذخیره تغییرات دوباره استفاده کنید.

• همچنین می‌تونید با استفاده از Ctrl+S روی صفحه کلید؛ به فرمان Save دسترسی داشته باشید.

با استفاده از Save As یک کپی ایجاد کنید

اگر میخواهید نسخه دیگری از پروژه رو در کنار نگه داشتن نسخه اصلی اون، ایجاد کنید، میتونید یک کپی ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر شما یک فایل با نام Client Presentation دارید، می‌تونید اون رو به عنوان Client Presentation2 ذخیره کنید تا بتونید فایل جدید رو ویرایش کنید و همچنان به نسخه اصلی دسترسی داشته باشید. برای انجام این کار، روی Save As در منوی File کلیک کنید. درست مانند زمانی که یک فایل برای اولین بار ذخیره میشه، باید محل ذخیره فایل یا نام جدیدی برای اون انتخاب کنید.

تغییر محل ذخیره پیش فرض

در صورتیکه OneDrive در هنگام ذخیره سازی به عنوان محل پیش فرض انتخاب شده باشه و نمی‌خواهید از OneDrive استفاده کنید؛ می‌تونید مکان ذخیره پیش فرض رو تغییر بدید تا This PC به طور پیش فرض انتخاب بشه. ۱. برای دسترسی به منوی فایل روی تب File کلیک کنید. ۲. روی Options کلیک کنید. ۳. کادر محاوره‌ای PowerPoint Options نمایش داده میشه. Save و Save to Computer by default رو انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید. با این کار مکان ذخیره پیش فرض تغییر میکنه.

استفاده از ریکاوری خودکار (Auto Recover)

پاورپوینت به طور خودکار، در حالی که شما روی آن کار می‌کنید؛ ارائه‌ها رو بصورت موقت ذخیره میکنه. اگر فراموش کنید که تغییرات رو ذخیره کنید یا اگر پاورپوینت متوقف شد، می‌تونید فایل رو با استفاده از ریکاوری خودکار برگردونید.

نحوه استفاده از ریکاوری خودکار

۱. اگر مشکلات بالا در زمان کار با پاورپوینت برای شما به وجود اومد. مجددا پاورپوینت رو باز کنید تا نسخه‌های ذخیره شده خودکار فایل در صورت وجود در پنجره Document Recovery نمایش داده بشن. ۲.روی open an available file کلیک کنید.

• به طور پیش فرض، پاورپوینت هر ۱۰ دقیقه یکبار به صورت خودکار ذخیره سازی رو انجام میده. اگر ویرایش رو برای کمتر از ۱۰ دقیقه انجام میدید، ممکن هست پاورپوینت اون نسخه رو ذخیره نکنه.

• اگر فایلی رو که لازم دارید نمی بینید، می‌تونید تمام فایل‌های ذخیره شده رو از منوی فایل مرور کنید. سربرگ File رو انتخاب کنید، روی Manage Presentation و در نهایت روی Recover Unsaved Presentations کلیک کنید.

گرفتن خروجی پروژه در پاورپوینت (Export)

به طور پیش فرض، فایل‌های ارائه‌ پاورپوینت با پسوند pptx ذخیره میشن. با این وجود، ممکنه زمانی شما نیاز به استفاده از نوع دیگری از فایل مثل PDF یا PowerPoint 97-2003 دارید. ارائه پاورپوینت در قالب فایل‌های مختلف خیلی آسون هست.

• PDF: پروژه رو به عنوان یک فایل PDF به جای یک فایل PowerPoint ذخیره میکنه
• Video: پروژه رو به عنوان یک ویدیو ذخیره میکنه
• Package for CD: پروژه رو در یک پوشه همراه با Microsoft‌‌‌‌‌‌ PowerPoint Viewer ذخیره میکنه، که یک برنامه نمایش اسلاید هست. میتونید یک برنامه ویژه slideshow دانلود کنید
• Hand out : یک نسخه از اسلایدهای شما رو چاپ میکنه

مراحل خروجی گرفتن پروژه در پاورپوینت (Export)

در این مثال، ارائه رو به عنوان یک فایل PowerPoint 97-2003 ذخیره می‌کنیم. ۱. برای دسترسی به منوی فایل روی تب File کلیک کنید. ۲. روی گزینه Export کلیک کنید، و بعد گزینه دلخواه رو انتخاب کنید. در این مثال، گزینه تغییر نوع فایل انتخاب شده ۳.نوع فایل رو انتخاب کنید، سپس روی Save As کلیک کنید. ۴. کادر محاوره‌ای Save As نمایش داده میشه. مکانی رو که می‌خواهید خروجی این فایل ارائه در اونجا ذخیره بشه رو انتخاب کنید، نام فایل رو تایپ کرده و روی گزینه save کلیک کنید.

• همچنین می‌تونید از منوی کشویی Save as type در کادر محاوره Save As استفاده کنید تا نمایش‌ها در انواع مختلف فایل ذخیره بشه. مراقب باشید که نوع فایلی رو انتخاب کنید که فایل با اون برنامه باز بشه.

اشتراک گذاری پروژه در پاورپوینت (share)

پاورپوینت به اشتراک گذاری و همکاری در ارائه رو با استفاده از OneDrive آسون کرده. در گذشته، اگر می‌خواستید یک فایل رو با کسی به اشتراک بگذارید، باید اون رو به عنوان یک پیوست در ایمیل ارسال می‌کردید. زمانی که یک فایل از پاورپوینت رو به اشتراک میذارید، در واقع دسترسی دقیق همون فایل رو بهشون میدید. این به شما و کسانی که شما اون ارائه رو باهاشون به اشتراک گذاشتید اجازه میده تا همون فایل ارائه رو ویرایش کنید بدون نیاز به ادغام چندین نسخه

• برای اشتراک گذاری پروژه در پاورپوینت، اول باید اون رو در OneDrive ذخیره کنید.

مراحل اشتراک گذاری پروژه در پاورپوینت

۱. در منوی فایل روی گزینه share کلیک کنید. ۲. پنجره share نمایش داده میشه. روی گزینه share with people کلیک کنید و کسانی رو که میخواهید این فایل رو باهاشون به اشتراک بذارید انتخاب کنید.