برگه‌های اکسل با محتویات زیاد بعضی وقت‌ها غافلگیر کننده هستن و خواندن اون‌ها هم سخت میشه. خوشبختانه، اکسل امکان گروه‌بندی اطلاعات رو به شما میده، و به راحتی به شما اجازه میده تا بخش‌های مختلف برگه اکسل خودتون رو مخفی یا نمایان کنید. شما همچنین می‌تونید خلاصه هر گروه رو با استفاده از دستور Subtotal مشاهده کنید و یک طرح کلی از برگه اکسل خود بسازید.
روش گروه بندی ردیف ها یا ستون ها در اکسل
۱- ابتدا ردیف‌ها و یا ستون‌هایی رو که قصد گروه‌بندی اون‌ها رو دارید، انتخاب کنید. در مثال زیر ما ستون‌های B، C و D رو انتخاب کردیم.
۲- ابتدا تب Data و بعد دستور Group رو انتخاب کنید.
۳- ردیف‌ها یا ستون‌های انتخاب شده تبدیل به یک گروه میشن. در مثال ما ستون‌های B، C و D تبدیل به یک گروه شدن.
- توجه: برای اینکه داده‌های اکسل رو از حالت گروه‌بندی خارج کنید، ابتدا ردیف‌ها یا ستون‌های گروه‌بندی شده رو انتخاب کنید و بعد روی دستور Ungroup کلیک کنید.
روش مخفی کردن و نمایش دادن گروه ها در اکسل
۱- برای مخفی کردن یک گروه روی علامت منها (-) که در هر گروه وجود داره، کلیک کنید. این دکمه رو دکمه مخفی کردن جزئیات هم می‌نامند.
۲- گروه مخفی میشه. برای نمایش مجدد یک گروه روی علامت مثبت (+) که در هر گروه مخفی شده وجود داره، کلیک کنید. این دکمه رو دکمه نمایش جزئیات هم می‌نامند.
ایجاد جمع های فرعی در اکسل
دستور Subtotal در اکسل، به شما امکان میده تا بصورت اتوماتیک یک گروه بسازید، و از توابع عمومی اکسل مثل SUM, COUNT, و AVERAGE برای خلاصه سازی اطلاعات استفاده کنید.
- توجه: برای ایجاد جمع‌های فرعی، داده‌های شما باید به درستی مرتب‌سازی شده باشن، در این زمینه آموزش مرتب سازی داده‌ها که در درس‌های قبلی ارائه شد می‌تونه برای شما مفید باشه.
روش ایجاد subtotal در اکسل
۱- ابتدا برگه اکسل خودتون رو بر اساس داده‌هایی که قصد ایجاد subtotal برای اون‌ها رو دارید مرتب سازی کنید. در این مثال ما می‌خواهیم برای ستون T-shirt size این کار رو انجام بدیم، بنابراین ابتدا این ستون رو مرتب سازی می‌کنیم.
۲- تب Data رو انتخاب کرده و روی دستور Subtotal کلیک کنید.
۳- صفحه Subtotal نمایان میشه. روی کادر باز شدنی فیلد At each change in کلیک کنید، و ستونی رو که قصد ایجاد subtotal برای اون دارید رو انتخاب کنید. در این مثال ما ستون T-Shirt Size رو انتخاب می‌کنیم.
۴- روی کادر باز شدنی قسمت Use function کلیک کنید. و تابعی که می‌خواهید از اون استفاده کنید رو انتخاب کنید. در این مثال ما تابع COUNT رو انتخاب می‌کنیم.
۵- در گزینه‌های قسمت Add subtotal to ستون‌هایی رو که می‌خواهید subtotal برای اون‌ها نمایش داده بشه رو انتخاب کنید. در این مثال ما ستون T-Shirt Size رو انتخاب می‌کنیم. وقتی کارتون تمام شد OK کنید.
۶- برگه اکسل شما گروه‌بندی میشه، و در زیر هر گروه subtotal (زیر جمع) شما نمایان میشه. در این مثال، داده‌های ما بر اساس ستون T-shirt size گروه بندی میشن و در زیر گروه تعداد سفارش داده شده از اون نوع تی شرت نمایش داده میشه
مشاهده گروه های اکسل با سطح آنها
وقتی شما زیر جمع‌هایی (subtotals) در اکسل می‌سازید، برگه اکسل شما به سطح‌های مختلفی تقسیم میشه. شما می‌تونید با کلیک روی دکمه سطح که در سمت چپ برگه وجود داره، به سرعت بین این سطح‌ها حرکت کنید.
۱- ابتدا روی کوچکترین سطح کلیک کنید تا کمترین اطلاعات ممکن رو ببینید. در این مثال ما سطح ۱ رو انتخاب می‌کنیم، که فقط شامل مقدار grand count میشه که در واقع همان تعداد ستون T-shirts هست.
۲- روی سطح بعدی کلیک کنید تا جزئیاتش نمایان بشه. در این مثال ما روی سطح ۲ کلیک می‌کنیم، که شامل ردیف مجموع هر گروه (subtotal) هست، اما سایر جزئیات گروه‌بندی همچنان مخفی هستن.
۳- روی بالاترین سطح کلیک کنید تا تمام جزئیات برگه اکسل شما نمایان بشه. در این مثال ما روی سطح ۳ کلیک می‌کنیم.
- توجه: شما همچنین می‌تونستید از دکمه‌های نمایش و مخفی کردن که با علامتهای + و – مشخص شدن استفاده کنید. تا گروه‌ها رو مخفی یا نمایان کنید.
روش حذف subtotal ها (زیر جمع ها) در اکسل
بعضی وقت‌ها ممکنه که دیگه نخواهید تا زیر جمع‌ها رو در برگه اکسلتون داشته باشید، مخصوصا اینکه قصد داشته باشید تا اطلاعات رو با شیوه‌های مختلف دیگه‌ای بررسی کنید. در این گونه مواقع شما باید زیر جمع‌ها رو حذف کنید.
۱- ابتدا روی تب Data کلیک کنید و بعد دستور Subtotal رو کلیک کنید.
۲- پنجره Subtotal نمایان میشه. روی دکمه Remove All کلیک کنید.
۳- تمام برگه از حالت گروه‌بندی خارج شده و قسمت زیر جمع‌ها هم حذف میشن.
- توجه: اگه فقط می‌خواهید گروه‌ها رو حذف کنید و زیر جمع‌ها باقی بمونن از دستور Ungroup استفاده کنید. روی این دستور کلیک کنید و از کادر باز شده گزینه Clear Outline رو انتخاب کنید.
