فرض کنید کسی از شما خواسته که یک متن رو ویرایش یا نسخه برداری کنید. اگه این متن چاپی باشه میتونید از یک خودکار قرمز برای ویرایش دادهها، خطاهای املایی یا اضافه کردن نظرات در حاشیهها استفاده کنید. اکسل بهتون این امکان رو میده که تمام این موارد رو با استفاده از ویژگیهای Track Changes و Comments انجام بدید.
درک Track Changes
هنگامی که قابلیت Track Changes فعال باشه روی هر سلولی که برای ویرایش کلیک میکنید، اون سلول با یک مرز منحصر به فرد رنگی و برجسته میشه. با انتخاب یک سلول مشخص شده، جزئیات تغییرات ایجاد شده در اون سلول نشان داده میشه.
در تصویر زیر هر سلول ویرایش شده دارای یک مرز آبی و یک مثلث کوچک در گوشه بالا سمت چپ هست.
نکته: بعضی از تغییرات وجود داره که اکسل نمیتونه اونها رو ردیابی کنه. به همین دلیل قبل از استفاده از این ویژگی، لیست مایکروسافت به اسم “تغییراتی که اکسل ردیابی یا برجسته نمیکند” رو بررسی کنید .
اگه متن شما شامل جداول باشه شما نمیتونید از Track Changes استفاده کنید. برای حذف جدول اونها رو انتخاب کرده، روی سطل زبانه کلیک کنید و بعد گزینه تبدیل به محدوده “Convert to Range” رو انتخاب کنید.
فعال کردن Track Changes
۱- از تب Review روی دکمه Track Changes کلیک کرده و بعد از منوی کشویی Highlight Changes رو انتخاب کنید.
۲- صفحه Highlight Changes نشون داده میشه. در حین ویرایش کادر کنار Track Changes رو علامت بزنید تا تأیید کنید که تغییرات در صفحه اعمال بشن، بعد روی ok کلیک کنید.
۳- دوباره روی ok کلیک کنید تا اکسل متن رو ذخیره کنه.
۴- زمانی که Track Changes فعال بشه، یک مثلث و محدوده رنگی در اطراف هر سلولی که ویرایش میکنید ظاهر میشه. اگه چندین سلول در حال ویرایش باشن رنگ هر سلول متفاوت هست.
۵- برای دیدن خلاصه Track Changes سلول ویرایش شده رو انتخاب کنید.
وقتی که Track Changes رو فعال میکنید فایل شما به صورت خودکار به اشتراک گذاشته میشه. این فایلها در جایی که کاربران دیگه میتونن به اونها دسترسی پیدا کرده و ویرایش انجام بدن ذخیره میشه. با این حال میتونید تغییرات رو در نسخه محلی یا شخصی هم ردیابی کنید.
لیست کردن تغییرات در یک برگه جداگانه
این تغییرات در یک برگه جدید که تاریخچه Track Changes نام داره ذخیره میشن. تاریخچه همه تغییرات ایجاد شده در برگه، یعنی مقادیر قدیمی (محتوای سلولی قبلی) و مقادیر جدید (محتوای سلولی فعلی) رو نشون میده.
۱- فایل رو ذخیره کنید.
۲- از تب Review روی دکمه Track Changes کلیک کرده و بعد از منوی کشویی Highlight Changes رو انتخاب کنید.
۳- صفحه Highlight Changes نشون داده میشه. گزینه “لیست کردن تغییرات در یک برگه جدید” رو علامت بزنید و بعد روی ok کلیک کنید.
۴- تغییرات ردیابی روی برگهای که به اسم History شناخته میشه فهرست میشن.
نکته: برای حذف تاریخچه یک فایل میتونید یا فایل رو دوباره ذخیره کنید یا تیک گزینه “لیست کردن تغییرات در یک برگه جدید” رو بردارید.
بررسی تغییرات
Track Change فقط یکسری تغییرات پیشنهادی بهتون ارائه میده. برای دائمی شدن این تغییرات، اونها باید پذیرفته بشن. از طرف دیگه، نویسنده اصلی ممکنه با برخی از تغییرات ایجاد شده مخالف باشه و تصمیم بگیره اونها رو قبول نکنه.
بررسی تغییرات ردیابی شده
۱- از تب Review روی گزینه Track Changes کلیک کرده و بعد یکی از عبارات پذیرش “Accept” یا رد “Reject” تغییرات رو از منوی کشویی انتخاب کنید.
۲- روی OK کلیک کنید تا فایل ذخیره بشه.
۳- در صفحهای که باز میشه مطمئن بشید که کادر کنار فیلد “when” علامت گذاری شده و روی مقدار Not yet reviewed تنظیم شده باشد. بعد روی ok کلیک کنید.
۴- برای هر کدام از تغییرهای فایل روی گزینه پذیرش یا رد کلیک کنید. اکسل تمام تغییرات رو بصورت جداگانه و خودکار بررسی میکنه.
۵- حتی بعد از پذیرش یا رد تغییرات گزینه Track Change همچنان در فایل شما ظاهر میشه. برای حذف کامل این گزینه باید Track Change رو غیر فعال کنید. از تب Review روی گزینه Track Change کلیک کرده و بعد از منوی کشویی Highlight Changes رو انتخاب کنید.
۶- در صفحه ظاهر شده علامت کادر Track Change while editing رو برداشته و بعد روی ok کلیک کنید.
۷- برای اینکه Track Change رو خاموش و اشتراک گذاری فایل رو متوقف کنید، روی بله کلیک کنید.
برای قبول یا رد یکباره تمام تغییرات دکمه Accept All یا Reject All رو کلیک کنید.
نکته: غیر فعال کردن Track Changes هر گونه تغییر در فایل رو حذف میکنه. و شما نمیتونید تغییرات رو مشاهده، پذیرش یا رد کنید، بلکه همه تغییرات به طور خودکار پذیرفته میشن. پس قبل از غیر فعال کردن Track Changes حتما تغییرات رو کامل مرور کنید.
نظرات
گاهی اوقات میتونید به جای ویرایش محتوای یک سلول، یک نظر یا کامنت رو برای دادن بازخورد به سلول اضافه کنید. در حالی که معمولا نظرات همراه با Track Changes استفاده میشن، اما برای استفاده از نظرات لزوماً نیازی به فعال کردن این گزینه ندارید.
اضافه کردن نظر
۱- سلول مورد نظرتون رو انتخاب کنید. در این مثال سلول D17 رو انتخاب میکنیم.
۲- از تب Review روی گزینه “نظر جدید” کلیک کنید.
۳- یک کادر برای نظرات نمایش داده میشه. نظرتون رو تایپ کنید و بعد در هر جایی خارج از جعبه کلیک کنید تا بخش نظرات رو ببندید.
۴- این نظر به سلول اضافه خواهد شد که نشانگر مثلث قرمز در گوشه سمت راست نشان دهنده فعال بودن این گزینه هست.
۵- برای مشاهده نظر، سلول رو دوباره انتخاب کنید.
ویرایش نظر
۱- سلول حاوی نظر که میخواید ویرایش بشه رو انتخاب کنید.
۲- از تب Review روی فرمان Edit Comment کلیک کنید.
۳- در صفحه نمایش داده شده نظرتون رو به صورت دلخواه ویرایش کرده و بعد در هر جایی خارج از کادر کلیک کنید تا بخش نظرات رو ببینید.
نشان دادن یا مخفی کردن نظرات
۱- از تب Review روی گزینه “نمایش همه نظرات” کلیک کنید تا هر کدام از نظرها در صفحه فایل همزمان نشان داده بشن.
۲- تمام نظرات در صفحه ظاهر میشن. برای مخفی کردن اونها دوباره روی فرمان Show All Comments کلیک کنید.
همچنین میتونید با انتخاب سلول دلخواه و کلیک روی فرمان نمایش / مخفی کردن توضیحات، هر سلول رو جداگانه ویرایش کنید.
حذف یک نظر
سلول حاوی نظری که میخواید حذف بشه رو انتخاب کنید. در این مثال سلول E13 رو انتخاب میکنیم.
۱- از تب Review روی دکمه “حذف” در بخش نظرات کلیک کنید.
۲- نظر حذف خواهد شد.
