وقتی اطلاعات و دادههای زیادی داشته باشید، تجزیه و تحلیل این اطلاعات بسیار سخته و خسته کننده هست. PivotTables با خلاصه کردن دادهها و اطلاعات شما، صفحات رو کنترل کرده و بهتون اجازه میده تا به روشهای مختلف این اطلاعات رو دستکاری کنید.
استفاده از PivotTables برای پاسخ به سوالات
فرض کنید با توجه به جدول زیر میخوایم به این سوال پاسخ بدیم که میزان فروش هر فروشنده چقدر هست؟ پاسخ دادن به این سوال میتونه وقت گیر و سخت باشه چون اسم هر فروشنده در چندین ردیف قرار داره و باید تمام سفارشات مختلف اونها رو به صورت جداگانه جمع و حساب کنیم. برای این کار میتونیم از فرمان Subtotal برای پیدا کردن میزان کل فروش هر فروشنده استفاده کنیم، اما هنوز هم با اطلاعات زیاد دیگهای سر و کار خواهیم داشت.
PivotTable میتونه بلافاصله دادهها رو محاسبه و خلاصه کنه، به طوری که خواندن اونها خیلی راحت تر میشه. در آخر محاسبات PivotTable چیزی شبیه به این بهمون نشون میده:
هنگامی که PivotTable رو ایجاد کنید میتونید از اون برای پاسخ دادن به سؤالات مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال میخوایم بدونیم که در هر ماه چه مبلغی به فروش میرسه؟ برای فهمیدن این سوال PivotTable رو به صورت زیر تغییر بدید:
ایجاد یک تابع PivotTable
۱- جداول یا سلولهایی که میخواید در PivotTable وارد بشن رو انتخاب کنید.
۲- از برگه Insert روی فرمان PivotTable کلیک کنید.
۳- زمانی که کادر Create PivotTable نمایش داده شد، تنظیمات موردنظر رو انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید. در این مثال از Table1 به عنوان منبع دادهها استفاده کرده و PivotTable رو در یک برگه جدید قرار میدهیم.
۴- یک برگه PivotTable خالی و لیست فیلدها ظاهر میشه.
۵- وقتی که PivotTable رو ایجاد میکنید، باید تصمیم بگیرید کدام فیلدها رو اضافه کنید. هر فیلد در واقع یک ستون از دادههای منبع هست. در لیست PivotTable هر فیلدی که می خواید اضافه بشه رو علامت بزنید. در این مثال می خوایم کل مبلغ فروخته شده توسط هر فروشنده رو بدانیم، بنابراین فرشنده و میزان فروش رو بررسی میکنیم.
۶- فیلدهای انتخاب شده به یکی از چهار قسمت زیر اضافه میشه. برای مثال ما فیلد فروشندهها به قسمت سطر و میزان سفارش به قسمت مقادیر اضافه شده. برای انجام این کار میتونید فیلد رو مستقیما به قسمت مورد نظر بکشید و رها کنید.
۷- PivotTable فیلدهای انتخاب شده رو محاسبه و خلاصه میکنه. در این مثال PivotTable نشان دهنده میزان فروش هر فروشنده هست.
درست مثل صفحات گسترده عادی میتونید دادههای یک PivotTable رو با استفاده از دستور مرتب سازی و فیلتر کردن صفحه اصلی مرتب کنید. همچنین میتونید هر نوع فرمت شمارهای که میخواید رو اعمال کنید. به عنوان مثال ممکنه بخواید فرمت شماره بر اساس واحد پولی باشه. با این حال توجه کنید که در بعضی از قالب بندیها زمانی که در PivotTable تغییری ایجاد کنیم، این فرمتها ناپدید میشن.
نکته: با تغییر دادن هر کدام از دادهها در صفحه PivotTable، این جدول به صورت خودکار به روز نمیشه. برای فعال کردن بهروزرسانی PivotTable رو انتخاب کرده و بعد از قسمت Analyze گزینه “به روز کردن” رو انتخاب کنید.
ارزیابی دادهها
یکی از بهترین چیزها در مورد PivotTables این هست که اونها می تونن به سرعت داده های شما رو تغییر داده یا سازماندهی مجدد کنند. این جدولها به شما در پاسخگویی به سؤالات مختلف کمک کرده و حتی این امکان رو بهتون میدن تا با استفاده از آزمایش وتحلیل داده ها، روند و الگوهای جدیدی رو کشف کنید.
اضافه کردن ستونها
تا به اینجا PivotTable فقط یک ستون داده رو نمایش میده. برای نمایش چندین ستون دیگه باید یک فیلد رو به قسمت سطرها “Columns” اضافه کنید.
۱- یک فیلد رو از لیست فیلد به قسمت ستونها بکشید. در این مثال ما از فیلد “ماه” استفاده میکنیم.
۲- حالا در PivotTable یک ستون برای فروش ماهانه هر فرد و یک ستون برای نمایش مجموع فروشها وجود داره.
تغییر سطر یا ستون
تغییر سطر یا ستون دید شما رو نسبت به دادههای جدول کاملا متفاوت میکنه. برای این کار فقط فیلد مورد نظر رو حذف کرده و بعد فیلد دیگهای رو جایگزین اون کنید.
۱- فیلدی که میخواید از جدول دادهها حذف بشه رو به سمت بیرون بکشید یا در لیست فیلدها علامت کادر کناری اون فیلد رو بردارید. در این مثال ما فیلدهای ماه و فروشنده رو حذف کردیم.
۲- یک فیلد جدید رو به قسمت مورد نظرتون بکشید. برای مثال فیلد Region رو در قسمت “سطرها” قرار می دهیم.
۳- PivotTable دادههای جدید رو تنظیم کرده و نمایش میده. در حال حاضر فقط میزان فروخته شده در هر منطقه داخل جدول نمایش داده شده.
