ایجاد نامه و ایمیل گروهی در ورد Mail Merge (درس سی‌ام)

مقدمه

ایجاد نامه و ایمیل گروهی در ورد یا همان Mail Merge ابزاری مفید هست که به شما این امکان رو میده چندین نامه، برچسب، پاکت، برچسب اسمی رو با استفاده از اطلاعات ذخیره‌ شده در یک لیست، دیتابیس‌ یا صفحه گسترده برای گیرنده‌های مختلف تولید و ارسال کنید. فرض کنید که می‌خواهید یک نامه رو به ۱۰۰ گیرنده مختلف ارسال کنید. نامه زیر را در نظر بگیرید: همه چیز در این نامه برای همه گیرندگان یکسان هست به غیر از خط اول (Dear Dr Smith) که در اصطلاح به آن Greeting Line یا خط تبریک می‌گویند. با استفاده از Mail Merge در نامه یک خط بر اساس نیاز شما به عنوان مثال خطی خطاب به دریافت کننده برای هر گیرنده به صورت مجزا  ایجاد میشه.

ایجاد نامه و ایمیل گروهی در ورد Mail Merge

۱. سند مورد نظر در word رو باز کنید. ۲. در تب Mailings، روی دستور Start Mail Merge کلیک کرده و از منوی کشویی Step-by-Step Mail Merge Wizard رو انتخاب کنید. پنجره Mail Merge ظاهر میشه و شما رو در ۶ مرحله برای تکمیل ادغام ایمیل هدایت می‌کنه. مثال زیر نشون میده که چگونه یک نامه جدید ایجاد کنید و با یک لیست ایمیل گیرنده ادغام کنید.

• گام ۱:

در پنجره Mail Merge در سمت راست پنجره Word، نوع سندی که می‌خواهید ایجاد کنید رو انتخاب کنید. در مثال زیر Letters انتخاب شده. سپس روی Next برای رفتن به مرحله ۲ کلیک کنید.

• گام ۲:

Use the current document رو انتخاب کرده و روی Next: Select recipients برای رفتن به گام ۳ کلیک کنید.

• گام ۳:

برای ایجاد نامه و ایمیل گروهی در ورد شما به یک لیست آدرس ایمیل و مشخصاتhttps://asanpc.com/category/office/word2016/ صاحب ایمیل مانند نام، سمت و یا آدرس شخص نیاز دارید تا Word به طور خودکار هر سند رو برای اون مشخصات ذخیره کنه. این لیست میتونه در یک فایل Excel باشه، یا می‌تونید از طریق Mail Merge Wizard یک لیست جدید تایپ کنید. ۱.Use an existing list رو انتخاب کنید سپس برای انتخاب فایل روی Browse کلیک کنین. ۲.محل فایل رو تعیین کنید، سپس روی Open کلیک کنید. ۳.اگر لیست آدرس در یک Excel work book باشه، worksheet رو که حاوی لیست هست انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید. ۴.در کادر محاوره Mail Merge Recipients، شما می‌تونید تیک هرکدوم از گزینه‌ها رو بزنید یا بردارید تا کنترل کنید کدام گیرنده شامل عمل ادغام هست. به طور پیش فرض، تمام گیرندگان باید انتخاب شوند. زمانی که انجام شد، روی OK کلیک کنید. ۵.برای رفتن به مرحله ۴ روی Next: Write your letter کلیک کنید. اگر لیست آدرس ندارید، برای ایجاد نامه و ایمیل گروهی در ورد می‌تونید روی Type a new list کلیک کرده و روی Create کلیک کنید، سپس لیست آدرس رو به صورت دستی وارد کنید.

• گام ۴:

حالا آماده نوشتن نامه هستید، هر نسخه از نامه اساساً یکسان هست؛ فقط اطلاعات گیرنده (مانند نام و آدرس) متفاوت هست. شما نیاز به اضافه کردن متغیرهایی برای داده‌های دریافت کنندگان دارید، تا Mail Merge دقیقا بدونه کجا داده‌ها رو اضافه کنه.

روش وارد کردن اطلاعات گیرنده

۱.مکان نما ماوس رو در جایی از سند که می‌خواهید اطلاعات نمایش داده بشن قرار بدید. ۲. یکی از گزینه‌ها رو انتخاب کنید. در مثال زیر Address block انتخاب شده. ۳. بسته به انتخاب شما، یک کادر محاوره‌ای با گزینه‌های مختلف سفارشی ظاهر میشه. گزینه‌های دلخواه خودتون رو انتخاب کرده، سپس روی OK کلیک کنید. ۴. یک placeholder، متغیر یا متن پیش‌فرض در سندتون نمایش داده میشه (مثلا “Address Block”) ۵. هر placeholder دیگه‌ای میتونید اضافه کنید. در مثال زیر، یک متغیر Greeting line در بالای حروف نامه اضافه شده. ۶. وقتی که انجام شد، روی Next: Preview your letters کلیک کنین تا به گام ۵ برید. برای بعضی از نامه‌ها، فقط باید یک Address block و Greeting line اضافه کنید. اما می تونید متغیرهای بیشتری (مانند نام و یا آدرس گیرنده) در متن نامه اضافه کنید.

• گام ۵:

۱.برای اطمینان از این که اطلاعات لیست گیرنده در نامه درست هستند پیش نمایش رو یک بار ببینید. می تونید از فلش‌های پیمایش چپ و راست برای مشاهده هر نسخه سند استفاده کنید. ۲.اگر همه چیز درست بود، روی Next کلیک کنید: با رفتن به گام ۶ ادغام رو کامل کنید.

• گام ۶:

۱.برای چاپ نامه‌ها روی Print کلیک کنید.   ۲. یک کادر محاوره‌ای ظاهر میشه. تصمیم بگیرید که میخواهید همه نامه‌های سند رو چاپ کنید، یا فقط یک گروه رو برای چاپ انتخاب کنید، بعد روی OK کلیک کنید. در مثال زیر تمام نامه‌ها رو چاپ میشن. ۳. کادر محاوره‌ای Print ظاهر میشه. تنظیمات چاپ رو در صورت نیاز انجام داده و سپس روی OK کلیک کنید تا نامه‌ها چاپ بشن.