زمانی که با اکسل کار می‌کنید، محتوا یا اطلاعاتی رو وارد سلول‌ها می‌کنید. سلول‌ها پایه‌های اصلی صفحه‌کار هستن. شما باید اصول اولیه سلول‌ها و محتویات سلولی رو برای محاسبه، تجزیه و تحلیل و سازماندهی داده‌ها در اکسل یاد بگیرید.
شناخت سلول‌ها
هر صفحه‌کار از هزاران مستطیل تشکیل شده‌که سلول نامیده میشن. سلول، محل تقاطع ردیف و ستون هست.
ستون‌ها با حروف (A، B، C) نمایش داده میشن و ردیف‌ها بر اساس اعداد (۳، ۲، ۱) شناسایی میشن .هر سلول دارای اسم یا آدرس سلولی خاص خودش هست که بر اساس ستون و ردیف اون مشخص میشه. در مثال زیر سلول انتخاب شده ستون C و ردیف ۵ رو مشخص میکنه، بنابراین آدرس سلول C5 هست.
توجه داشته باشید که آدرس سلول در Name box در گوشه سمت چپ بالای صفحه، نماش داده میشه و در صورتی که سلول انتخاب شده باشه، ستون و ردیف‌های سلول مشخص میشن.
شما همچنین می‌تونید چند سلول رو همزمان انتخاب کنید. گروهی از سلول‌ها به عنوان محدوده سلولی شناخته میشن. به جای آدرس سلول، شما برای مشخص کردن محدوده سلول، از آدرس سلول اول و محدوده سلول آخر، با یک علامت دو نقطه ( colon ) در بین اون‌ها استفاده می‌کنید. برای مثال، محدوده سلولی که شامل سلول‌های A1 ،A2 ،A3 ،A4 و A5 باشه، به صورت A1: A5 نوشته میشه. محدوده‌های مختلف سلولی زیر رو ببینید:
- محدوده سلولی A1: A8
- محدوده سلولی A1: F1
- محدوده سلولی A1: F8
اگه در صفحه‌کار شما ستون‌ها با اعداد به جای حروف برچسب گذاری بشن، لازمه که سبک ارجاع پیش‌فرض ( reference style ) رو برای اکسل تغییر بدین.
انتخاب یک سلول:
برای وارد کردن یا ویرایش محتوای سلولی، اول باید سلول رو انتخاب کنید.
- برای انتخاب اون، روی یک سلول کلیک کنید در مثال زیر، ما سلول D9 رو انتخاب کردیم.
- یک مرز در اطراف سلول انتخاب شده ظاهر میشه و عنوان ستون و ردیف ستون برجسته میشه. سلول انتخاب شده باقی می‌مونه تا زمانی که شما روی سلول دیگه‌ای در صفحه‌کار کلیک کنید.
شما همچنین می‌تونید سلول‌ها رو با استفاده از کلیدهای جهت‌دار صفحه‌کلید خودتون انتخاب کنید.
انتخاب محدوده سلولی:
گاهی اوقات ممکنه بخواهید یک گروه بزرگتر از سلول‌ها یا محدوده سلولی رو انتخاب کنید.
- موس رو کلیک کنید و بکشید تا تمام سلول‌های مورد نظرتون، برجسته بشن ( highlighted ).برای مثال ما، سلول B5: C18 رو انتخاب می‌کنیم.
- برای انتخاب محدوده سلولی مورد نظر ماوس رو آزاد کنید. سلول‌ها انتخاب شده باقی می‌مونن تا زمانی که روی سلول دیگه در صفحه‌کار کلیک کنید.
محتوای سلول
هر اطلاعاتی که وارد صفحه‌کار می‌کنید در یک سلول ذخیره میشه. هر سلول می‌تونه شامل انواع مختلفی از محتوا مثل متن، قالب‌بندی ( formatting )، فرمول‌ها ( formulas ) و توابع ( functions ) باشه.
- متن: سلول‌ها می‌تونن متن، حروف، اعداد و تاریخ رو داشته باشن.
- ویژگی‌های قالب‌بندی ( formatting ) : ویژگی‌های قالب‌بندی، نحوه نمایش حروف، اعداد و تاریخ در سلول رو می‌تونن تغییر بدن. به عنوان مثال، درصد می‌تونه ۰.۱۵ یا ۱۵٪ رو نمایش بده. شما حتی می‌تونید متن سلول یا رنگ پس‌زمینه رو تغییر بدید.
- فرمول‌ها ( formulas ) و توابع ( functions ): سلول‌ها می‌تونن شامل فرمول‌ها و توابعی باشن که مقادیر سلول رو محاسبه کنن.در مثال ( SUM B2: B8) ما مقدار هر سلول رو در محدوده B2: B8 جمع میکنه و جمع کل رو در سلول B9 نمایش میده.
قرار دادن محتوا در سلول:
- برای شروع روی سلول کلیک کنید برای مثال، ما سلول F9 رو انتخاب کردیم.
۲. اطلاعات رو به سلول انتخاب شده انتقال بدین، بعد روی صفحه‌کلید خود، کلید Enter رو بزنید. محتوای سلول در نوار فرمول ظاهر میشه. همچنین می‌تونید محتوای سلول رو در نوار فرمول وارد و ویرایش کنید.
حذف کردن محتوای سلول:
- سلول‌هایی که می‌خواهید حذف کنید رو انتخاب کنید. برای مثال ما، سلول A10: H10 رو انتخاب می‌کنیم .
۲. دستور Clear از تب Home رو انتخاب کنید و بعد روی گزینه Clear Contents کلیک کنید.
- محتوای سلول حذف میشه.
شما همچنین می‌تونید از کلید Delete صفحه کلیدتون، برای حذف محتوای چند سلول استفاده کنید.
کلید Backspace فقط محتوای داخل یک سلول رو حذف میکنه.
حذف سلول‌ها:
یک تفاوت مهم بین حذف محتوای سلول و حذف خود سلول هست. اگه کل سلول رو حذف کنید، سلول‌های زیر اون شکاف رو پر می‌کنن و جایگزین سلول‌های حذف شده میشن.
- سلول‌هایی که می‌خواهید حذف کنید رو انتخاب کنید. برای مثال ما A10: H10 رو انتخاب می‌کنیم.
۲. دستور Delete رو از تب Home انتخاب کنید .
۳. سلول‌های پایینی شکاف رو پر می‌کنن.
copy و paste کردن محتوای سلول:
اکسل به شما اجازه میده محتویاتی رو که قبلا وارد صفحه گسترده شما شدن، کپی کنید و اون‌ها رو به سلول‌های دیگه انتقال بدین، اینکار می‌تونه زمان و انرژی شما رو ذخیره کنه.
- سلول‌هایی رو که می‌خواهید کپی کنید، انتخاب کنید. در مثال ما F9 رو انتخاب می‌کنیم.
۲. روی دستور copy کلیک کنید یا Ctrl+C رو در صفحه کلید خود فشار بدید.
۳. سلول‌هایی رو که می‌خواهید بهشون اطلاعات وارد کنید، انتخاب کنید. برای مثال ما F12: F17 رو انتخاب کردیم. دور سلول‌های کپی شده یک کادر ایجاد میشه.
۴. روی دستور Paste کلیک کنید یا از کلیدمیانبر Ctrl+V روی صفحه‌کلیدتون استفاده کنید.
۵. محتوا به سلول‌های انتخاب شده منتقل میشن.
دسترسی به گزینه‌های paste بیشتر:
شما همچنین می‌تونید با گزینه‌های دیگه paste رو انجام بدین، که مخصوصا موقع کار با سلول‌هایی که حاوی فرمول یا قالب‌بندی هستن، مناسب هست. برای دیدن این گزینه، فقط روی دکمه کشویی زیر paste، کلیک کنید.
به جای انتخاب دستورات از ریبون، شما می‌تونید به سرعت با کلیک راست روی دستورات به اون‌ها دسترسی داشته باشید. به سادگی سلول‌هایی که می‌خواهید رو انتخاب کنید، بعد با موس راست کلیک کنید. یک منوی کشویی ظاهر میشه، اونجا چند فرمان رو پیدا می‌کنید که روی ریبون هم قرار دارن.
Cut و Paste محتوای سلول:
بر خلاف Copy و Paste، که محتوای سلول رو کپی میکنه، Cut به شما اجازه میده محتوای سلول‌ها رو منتقل کنید.
- سلول‌هایی که برای برش می‌خواهید رو انتخاب کنید. برای مثال ما G5: G6 رو انتخاب می‌کنیم.
- با موس راست کلیک کنید و دستور Cut رو انتخاب کنید. همچنین می‌تونید از دستور موجود در تب Home استفاده کنید یا کلید میانبر Ctrl+X رو روی صفحه کلید خود فشار بدید.
۳. سلول‌هایی که می‌خواهید محتویات اون‌ها رو جای‌گذاری کنید، انتخاب کنید. برای مثال ما F10: F11 رو انتخاب می‌کنیم. اطراف سلول‌های بریده شده یک جعبه نقره‌ای وجود داره.
۴. با موس راست کلیک کنید و دستور Paste رو انتخاب کنید. همچنین می‌تونید از دستورات Home استفاده کنید یا Ctrl+V رو از صفحه کلید خودتون فشار بدین.
۵. اطلاعات انتخاب شده از سلول‌های اصلی حذف میشه و به سلول‌های انتخاب شده منتقل میشه.
Drag و Drop سلول‌ها:
به جای cut ،copy و past می‌تونید برای انتقال محتویات سلول‌ها، اون‌ها رو بکشید و رها کنید.
- سلول‌های مورد نظر رو انتخاب کنید. برای مثال ما H4: H12 رو انتخاب می‌کنیم.
- ماوس رو روی مرز سلول‌های انتخاب شده حرکت بدید تا ماوس به یک اشاره‌گر با چهار فلش تغییر کنه.
۳. سلول‌ها رو به محل مورد نظر بکشید و رها کنید برای مثال ما، G4: G12 رو می‌کشیم.
۴. ماوس رو آزاد کنید سلول‌ها از مکان انتخابی حذف میشن.
استفاده از Fill Handle:
اگه می‌خواهید محتویات سلول رو به سلول‌های مجاور در یک ردیف یا ستون کپی کنید، دسته پرکننده جایگزین خوبی برای کپی دستورات و جایگزینیست.
- سلول‌های حاوی محتوایی که می‌خواهید استفاده کنید رو انتخاب و ماوس رو روی گوشه پایین سمت راست سلول قرار بدید تا علامت جمع (+) ظاهر بشه.
۲. تا انتخاب تمام سلول‌های موردنظرتون، روی علامت کلیک کنید و بکشید .در مثال ما G13: G17 رو انتخاب می‌کنیم.
۳. برای پر کردن سلول‌های انتخاب شده ماوس رو آزاد کنید.
ایجاد یک سری از اطلاعات با Fill Handle:
می‌تونید Fill Handle رو برای ادامه یک سری و یا مجموعه هم استفاده کنید. هر بار که محتوای یک ردیف یا ستون به صورت یک دنباله پیوسته منظم مثل اعداد (۳، ۲، ۱) یا روزها (دوشنبه، سه شنبه، چهارشنبه) باشه، می‌تونید حدس بزند چه چیزی باید درمحدوده بعدی قرار بگیره. در اغلب موارد، قبل از استفاده از Fill Handle، باید چند سلول رو انتخاب کنید تا اکسل دستور سری رو تشخیص بده. بیایید نگاهی به مثال بزنیم:
- محدوده سلولی که حاوی مجموعه‌ای هست که می‌خواهید ادامه بدید رو انتخاب کنید. برای مثال ما E4: G4 رو انتخاب کردیم.
- برای ادامه دادن، روی Fill Handle کلیک کنید و بکشید.
۲. ماوس رو آزاد کنید اگر اکسل این مجموعه رو درک کنه، در سلول‌های انتخاب شده هم ادامه خواهد داد. برای مثال ما، اکسل، Part 4 ،Part 5 و Part 6 تا H4: J4 رو اضافه کرد.
شما همچنین می‌تونید به جای کلیک کردن و کشیدن دوبار کلیک کنید. این می‌تونه برای کار با صفحات پیچیده‌تر مفید باشه، جایی که کلیک کردن و کشیدن ممکنه سخت باشه.