ممکنه زمانی شما بخواهید فایل اکسل خودتون رو چاپ و با دیگران به اشتراک بذارید. برای چاپ، اول باید طرح بندی صفحه رو انتخاب کنید و بعد با استفاده از گزینه‌های چاپ این عملیات رو انجام بدید.
دسترسی به پنجره چاپ
۱- تب فایل رو انتخاب کنید تا قسمت پشت صحنه اکسل (Backstage view) نمایش داده بشه.
۲- دستور Print رو انتخاب کنید تا پنجره چاپ نمایش داده بشه.
چاپ فایل اکسل
۱- وارد قسمت Print بشید و بعد چاپگر دلخواه رو انتخاب کنید.
۲- تعداد نسخه‌هایی که می‌خواهید چاپ کنید رو وارد کنید.
۳- اگه لازم باشه میتونید گزینه‌های بیشتر چاپ رو انتخاب کنید.
۴- روی Print کلیک کنید.
انتخاب یک منطقه چاپ (print area)
قبل از چاپ یک فایل اکسل، مهمه که تعیین کنید دقیقا چه اطلاعاتی رو می‌خواهید چاپ کنید. برای مثال، اگه شما چندین برگه در فایل اکسل خود داشته باشید، باید تصمیم بگیرید که می خواهید کل فایل رو چاپ کنید یا فقط برگه فعال رو چاپ می‌کنید. همچنین ممکنه بخواهید یک منطقه خاص از فایل اکسل رو چاپ کنید.
چاپ برگه فعال
برگه‌ای که انتخاب شده، برگه فعال هست.
۱- برگه‌ای که قصد چاپش رو دارید، انتخاب کنید. اگه می‌خواهید چندینبرگه رو چاپ کنید، روی تب برگه اول کلیک کنید و بعد دکمه Ctrl روی صفحه کلید رو پایین نگه‌دارید و حالا روی برگه های مورد نظرتون هم کلیک کنید. بعد دکمه Ctrl رو رها کنید.
۲- صفحه چاپ نمایش داده میشه.
۳- از منو پایین افتادنی Print Range گزینه Print Active Sheets رو انتخاب کنید.
۴- روی دکمه Print کلیک کنید.
چاپ همه برگه‌ها
۱- وارد پنجره چاپ بشید.
۲- از منو پایین افتادنی Print Range گزینه Print Entire Workbook رو انتخاب کنید.
۳- روی دکمه Print کلیک کنید.
چاپ یک منطقه انتخاب شده
۱- سلول‌هایی که می‌خواهید چاپ کنید رو انتخاب کنید.
۲- وارد پنجره چاپ بشید.
۳- از منو پایین افتادنی Print Range گزینه Print Selection رو انتخاب کنید.
۴- یک پیش نمایش از چاپ شما در پنجره Preview نمایش داده میشه.
۵- برای چاپ، روی دکمه Print کلیک کنید.
- اگه بخواهید میتونید منطقه چاپ رو به طور پیش فرض تنظیم کنید، بنابراین ببینید که کدام سلول‌ها در زمان چاپ بیشتر استفاده میشن. به سادگی سلول‌هایی که می‌خواهید چاپ کنید رو انتخاب کنید، روی تب Layout Page کلیک کنید، دستور Print Area رو انتخاب کنید و از گزینه‌های نمایش داده شده روی Set Print Area کلیک کنید. یادتان باشه که اگه تصمیم شما عوض شد و بعدها قصد چاپ قسمت‌های دیگه رو داشتید باید گزینه Print Area رو پاک کنید.
تنظیم محتوای اکسل
در موارد خاصی لازمه تنظیمات کوچکی رو در پنجره چاپ انجام بدیم تا محتویات اکسل در صفحه چاپ جا داده بشه. پنجره چاپ شامل یکسری ویژگی‌ها مثل scaling و page margins هست که برای انجام این تنظیمات بهشما کمک می‌کنن.
ویرایش جهت صفحه (page orientation)
۱- وارد پنجره چاپ بشید.
۲- از منو پایین افتادنی Page Orientation جهت چاپ مورد رو انتخاب کنید، در این مثال ما گزینه Landscape Orientation رو انتخاب می‌کنیم.
۳- یک پیش نمایش از جهت انتخاب شده شما در پنجره Preview نمایش داده میشه.
مطابقت محتوا قبل از چاپ
اگه بخشی از محتوای شما توسط پرینتر قطع شده، میتونید با استفاده از scaling محتوا رو به صورت خودکار در صفحه جا بدید.
۱- وارد پنجره چاپ بشید. در مثال ما می‌بینید که بخشی از محتوا توسط پرینتر قطع شده و در پیش نمایش دیده نمیشه.
۲- گزینه مناسب رو از منوی پایین افتادنی Scaling انتخاب کنید. ما گزینه Fit All Columns on One Page رو انتخاب می‌کنیم تا تمام سلول‌ها در یک صفحه جا بشن.
۳- برگه ما متراکم میشه تا در یک صفحه جا بشه.
یادتون باشه که وقتی از گزینه scaled down (کوچک کردن) استفاده می‌کنیم خواندن اطلاعات سخت‌تر میشه، بنابراین بهتره برای چاپ یک برگه با اطلاعات زیاد از این گزینه استفاده نکنید. در این مثال ما دوباره تنظیم scaling رو به وضعیت No Scaling تغییر میدیم.
ایجاد عنوان برای چاپ
اگه فایل شما عنوان داره، بهتره که این عناوین در تمام صفحات چاپ بشه. چون اگه عنوان فقط در اولین صفحه چاپ بشه خواندن فایل چاپ شده سخت میشه. دستور Titles Print به شما اجازه میده که سلول‌ها یا ردیف‌های خاصی رو برای عنوانفایل اکسل انتخاب کنید.
۱- روی تب Page Layout کلیک کنید، بعد دستور Print Titles رو انتخاب کنید.
۲- صفحه Page Setup نمایش داده میشه. از اینجا، شما میتونید ردیف‌ها یا ستون‌هایی رو انتخاب کنید تا در هر صفخه تکرار بشن. ما ردیف اول رو تکرار می‌کنیم.
۳- در جلوی گزینه Rows to repeat at top روی دکمه جمع شدن پنجره که در تصویر زیر می‌بینید کلیک کنید.
۴- نشانگر ماوس به یک فلش کوچک برای انتخاب ردیف‌ها تبدیل میشه و صفحه Page Setup بسته میشه. حالا با ماوس ردیف‌هایی که می‌خواهید در تمام صفحات تکرار بشن رو انتخاب کنید. در این مثال ما ردیف ۱ رو انتخاب می کنیم.
۵- ردیف ۱ به ردیف‌هایی که قرار هست تکرار بشن اضافه میشه. دوباره روی دکمه جمع شدن پنجره کلیک کنید.
۶- صفحه Page Setup دوباره نمایش داده میشه. اگه می‌خواهید ستونی رو برای تکرار در تمام صفحات انتخاب کنید، از مراحل ۴ و ۵ استفاده کنید. در این مثال ما ردیف ۱ و ستون A رو انتخاب می‌کنیم.
۷- اگه از انتخاب‌های خودتون راضی هستین، روی OK کلیک کنید.
در مثال ما ردیف ۱ و ستون A در تمام صفحات تکرار میشن.
تنظیم محل شکستن صفحه
۱- دستور Page Break Preview رو انتخاب کنید تا محل‌های شکستن صفحه رو بتونید تنظیم کنید.
۲- خطوط نقطه‌چین عمودی و افقی آبی، نشان دهنده محل‌های شکست صفحه هستن. برای تنظیم این خطوط روی آن‌ها کلیک کنید و بکشید.
۳- در مثال ما خط افقی رو بین ردیف‌های ۲۱ و ۲۲ تنظیم می‌کنیم.
۴- در مثال ما با توجه به تغییراتی که در شکستن صفحات ایجاد کردیم، در تمام صفحات تعداد ردیف ثابت چاپ خواهند شد.
تنظیم حاشیه‌ها در پنجره پیش‌نمایش چاپ
حاشیه (margin) فضای بین محتوای شما و لبه صفحه هست. گاهی اوقات ممکنه لازم باشه که حاشیه‌ها رو تنظیم کنید تا اطلاعات شما بهتر در صفحه بگنجد. شما میتونید حاشیه‌های صفحه رو از پنجره Print تنظیم کنید.
۱- وارد پنجره چاپ بشید.
۲- گزینه مناسب رو از منو پایین افتادنی Page Margins انتخاب کنید. در این مثال ما گزینه Narrow Margins رو انتخاب می کنیم.
۳- حاشیه انتخاب شده در قسمت پنجره پیش‌نمایش (Preview) نمایش داده میشه.
شما میتونید حاشیه‌ها رو با کلیک روی دکمه Show Margins که در گوشه پایین و سمت راست صفحه قرار داره، به صورت دستی تنظیم کنید.
